Anda menutup perniagaan anda. Mungkin anda bersara atau memasuki peluang usaha yang berbeza. Semua perniagaan menghasilkan kerja kertas, dan sebaik sahaja perniagaan anda ditutup, persoalan berapa lama untuk menyimpan dokumen tersebut mesti ditangani.
Sebab-sebab Untuk Menjaga Rekod
Agensi-agensi kerajaan, seperti Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri dan jabatan-jabatan perbendaharaan negeri, merupakan entiti paling mungkin yang boleh meminta pelbagai dokumen perniagaan masa lalu. Menjaga semua jenis rekod berkaitan perniagaan akan menjadi berharga jika keperluan timbul untuk meneguhkan tuntutan, urus niaga dan maklumat yang difailkan pada penyata cukai. Walaupun terdapat undang-undang batasan mengenai banyak urusan perniagaan dalam kes-kes tertentu seperti penyiasatan penipuan atau tindakan sivil atau jenayah lain yang dibawa terhadap syarikat, rekod perniagaan masa lalu mungkin diperlukan tanpa mengira berapa lama kejadian itu berlaku. Anda tidak tahu bila rekod perniagaan lama mungkin berguna, jadi disarankan untuk menyimpan semua rekod perniagaan selagi ia dapat dilaksanakan. Yang mengatakan, terdapat garis panduan umum mengenai tempoh masa untuk menyimpan dokumen biasa.
Tempoh Memegang Item Tertentu
Dari tarikh pemfailan, teruskan cek yang dibatalkan, slip deposit bank, penyata kad kredit dan pengarah am selama sekurang-kurangnya tiga tahun. Memegang penyata bank, rekod inventori, invois, rekod jualan, pita daftar tunai, W-2s, 1099s, dan dokumen pemfailan cukai lain sekurang-kurangnya enam tahun. Jika perniagaan anda ditubuhkan sebagai sebuah syarikat, simpan penyata kewangan korporat bulanan dan suku tahunan selama sekurang-kurangnya tiga tahun.
Rekod-rekod Untuk Kekal selama-lamanya
Simpan bayaran yang berkaitan dengan kakitangan dan dokumen yang berkaitan, seperti pampasan pekerja, rekod pencen dan penangguhan cukai pendapatan pekerja, selagi anda boleh. Jika fail pekerja syarikat yang lalu untuk faedah pengangguran dikenakan untuk pekerjaan baru, atau mempunyai soalan yang berhubung dengan masa pekerjaannya, yang mempunyai rekod yang boleh diakses akan menjadi yang paling berharga. Semua dokumen yang berkaitan dengan korporat perlu disimpan selama-lamanya, walaupun perbadanan tidak lagi dalam perniagaan. Dokumen tersebut termasuk sijil penggabungan, minit mesyuarat lembaga pengarah, kontrak buruh, urus niaga saham, paten dan tanda dagangan, dan mana-mana dokumen yang berkaitan dengan mahkamah. Rekod aset perbadanan dan akaun belum terima dan perlu dibayar hendaklah disimpan.Ketetapan ketetapan IRS adalah tiga tahun dari tarikh pemfailan borang-borang cukai untuk mengaudit penyata. Walau bagaimanapun, seperti yang dinyatakan, menyimpan rekod yang membuktikan pendapatan dan potongan harus disimpan selama-lamanya jika mungkin.
Entiti-entiti yang boleh meminta rekod lepas
Agensi persekutuan yang paling mungkin meminta maklumat dokumen terdahulu adalah Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri, Jabatan Tenaga Kerja, Pentadbiran Keselamatan Sosial, Suruhanjaya Peluang Pekerjaan yang Sama dan Imigresen dan Naturalisasi. Rekod untuk agensi negeri, seperti pembahagian cukai dan majlis perbandaran tempatan juga perlu disimpan selama mungkin, walaupun selepas perniagaan telah berhenti beroperasi. Simpan fail di tempat yang selamat, sebaik-baiknya di lokasi yang dilindungi dari kebakaran, banjir, kecurian dan kerugian lain. Seseorang yang lain daripada diri anda juga harus tahu di mana rekod penting disimpan.
