Surat penyaluran, juga dipanggil surat perlindungan, mengiringi faks dan e-mel untuk menerangkan kandungan dokumen difaks atau fail yang dilampirkan kepada e-mel. Surat penyerahan juga memastikan dokumen tersebut diberikan kepada orang yang betul jika mereka dihantar ke alamat faks atau e-mel yang dikongsi. Surat-surat ini biasanya ringkas dan hanya menyampaikan maklumat yang diperlukan. Oleh kerana surat transmisi adalah satu bentuk korespondensi perniagaan, anda mesti mengikuti standard tertentu untuk menulis satu dengan betul.
Taipkan nama atau nama syarikat, alamat, nombor telefon dan maklumat hubungan lain di bahagian atas dokumen, letakkan di sebelah kanan halaman. Sebagai alternatif, anda boleh menulis surat pada kop surat syarikat sebaliknya.
Langkau garis dan senaraikan tarikh di bawah maklumat anda di sebelah kanan halaman.
Taip nama penerima, alamat dan, jika berkenaan, nombor akaun atau maklumat pengenalpastian yang lain, di sebelah kiri halaman, dua baris turun dari tarikh.
Alamat surat itu khusus kepada orang yang akan menerimanya. Jika anda tidak tahu nama individu, menulis "Dear Sir atau Madam" akan mencukupi.
Senaraikan alasan anda untuk menulis surat dalam ayat pertama. Nyatakan jika anda menghantar resume, cadangan perniagaan, laporan atau maklumat mengenai produk atau perkhidmatan.
Beri maklumat latar belakang mengenai dokumen yang anda hantar dalam perenggan kedua. Ini mungkin termasuk tarikh yang pembaca mesti bertindak atas maklumat yang terkandung dalam dokumen itu atau, jika dokumen itu mempunyai beberapa muka surat, penjelasan ringkas tentang halaman yang disertakan. Anda juga boleh mengingatkan pembaca mana-mana perbualan atau surat-menyurat yang anda miliki dengannya berkenaan dengan dokumen itu.
Terima pembaca untuk masa beliau dalam perenggan terakhir dan minta dia menghubungi anda jika dia mempunyai sebarang soalan.
Taipkan nama, tajuk dan maklumat hubungan anda, seperti alamat e-mel atau nombor telefon anda, di bahagian bawah halaman. Tulis tanda tangan anda di atas nama anda.
