Mengambil nota tepat semasa panggilan persidangan boleh memastikan bahawa anda mempunyai rekod yang jelas tentang apa yang dibincangkan. Adalah lebih baik untuk mengambil nota secara terperinci sebanyak mungkin semasa mendengar daripada cuba dan memutuskan apa yang penting semasa mendengar. Anda sentiasa boleh kembali dan menarik perhatian penting kemudian, tetapi butiran yang tidak penting yang ditunjukkan awal mungkin lebih penting dalam perbualan.
Catat Panggilan
Banyak perkhidmatan panggilan persidangan membolehkan anda merakam panggilan. Jika anda merakam, anda perlu memberi amaran kepada semua peserta bahawa panggilan sedang dirakamkan pada permulaan panggilan. Mempunyai rakaman panggilan membolehkan anda kembali dan menyemak semula panggilan itu seberapa banyak yang anda perlukan, memastikan anda tidak terlepas maklumat penting. Kaedah yang anda boleh merakam panggilan itu berbeza-beza oleh penyedia. Memohon arahan untuk merakam panggilan persidangan dari pembekal anda.
Panggil Peserta
Catat siapa panggilan persidangan apabila panggilan bermula. Perhatikan siapa yang mengatakan apa semasa panggilan dan atribut pernyataan penting kepada orang yang membuatnya dalam nota anda. Menjejaki mana-mana tugas atau projek individu mengambil tanggungjawab semasa panggilan dan memberi perhatian kepada siapa yang mempunyai tugasnya. Jika dibincangkan, juga ambil perhatian tentang apa yang diperlukan oleh setiap tugasan.
Topik Percakapan
Jejaki setiap topik percakapan yang berbeza serta sub-topik dalam setiap. Sekiranya terdapat agenda panggilan, tulis nota topik yang dilindungi dan apa yang dibincangkan. Agenda boleh menjadi garis kasar untuk nota anda. Catat apa-apa kemas kini, berita, penyelesaian dan idea yang dibentangkan semasa panggilan. Perbualan semulajadi boleh melompat agak sedikit, tetapi cuba untuk memformatkan nota mengikut topik akan membantu mereka yang mengkaji semula mereka.
Memformat Nota Akhir
Nota asal anda mungkin kelihatan gembira selepas melengkapkan panggilan. Susun nota ke dalam bahagian yang berkaitan dengan pelbagai topik yang diliputi dalam panggilan. Kenal pasti siapa yang bercakap ketika memformat nota anda. Anda juga boleh menyertakan ringkasan ringkas yang menonjolkan apa yang telah dicapai atau diputuskan semasa panggilan, atau perkara utama perbincangan. Sertakan ringkasan ini pada permulaan dokumen. Anda juga boleh membuat seksyen lain yang menyenaraikan tugas yang diberikan semasa panggilan dan siapa yang bertanggungjawab untuk mereka. Ini membolehkan para pegawai kanan rujukan cepat untuk apa yang berlaku semasa panggilan, tanpa perlu membaca nota terperinci.
