Perniagaan hari ini bernasib baik untuk mempunyai banyak alat yang tersedia untuk membantu memudahkan komunikasi yang berkesan. Dari aplikasi pemesejan ke panggilan video dan platform kolaborasi pasukan dalam talian, tidak ada kekurangan cara untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja, pelanggan, rakan kongsi dan pemegang kepentingan perniagaan. Walaupun terdapat beberapa perniagaan sistem komunikasi yang berbeza dapat dimasukkan ke dalam proses sehari-hari mereka, kualiti komunikasi yang efektif masih diperlukan tanpa mengira platform mana yang sedang digunakan.
Dengar dengan teliti kepada Perbualan
Mendengarkan adalah elemen utama yang diperlukan untuk komunikasi yang berkesan. Dalam perniagaan, penting untuk berlatih mendengarkan aktif, yang bermaksud membuat usaha untuk mendengar dan memahami apa yang dikatakan seseorang kepada anda. Sekiranya rakan sekerja bercakap dengan anda mengenai isu dengan pelanggan, penting untuk memahami butiran sebelum melompat dengan penyelesaian.
Orang tidak suka bercakap dengan seseorang yang tidak meluangkan masa untuk mendengar apa yang mereka katakan. Untuk menunjukkan kepada rakan sekerja anda bahawa anda menyenaraikan secara aktif, anda boleh mengulangi atau menegaskan semula bahagian perbualan mereka untuk menunjukkan kefahaman anda tentang keadaan dengan pelanggan. Meminta soalan untuk mendapatkan penjelasan mengenai butiran juga merupakan cara untuk mendengarkan secara aktif dan mendapatkan pemahaman yang menyeluruh tentang gambaran besar.
Ketahui Pemirsa Anda
Mengubah mesej berdasarkan penonton adalah kriteria untuk komunikasi yang berkesan. Apa yang anda katakan kepada seseorang tidak sesuai untuk yang lain berdasarkan peranan mereka dalam organisasi dan pengetahuan tentang topik itu. Untuk mendapatkan mesej anda dengan berkesan, anda perlu mengubah bahasa anda, nada dan medium supaya ia sesuai untuk penonton anda.
Sebagai contoh, cara anda bercakap dengan seorang eksekutif dalam organisasi anda mungkin berbeza dari cara anda bercakap dengan rakan sebaya, walaupun kandungan mesej anda adalah sama. Sesetengah orang menggunakan bahasa yang lebih formal dengan atasan semasa menggunakan bahasa perniagaan kasual dengan rakan sekerja. Budaya syarikat anda juga akan mempengaruhi cara anda berkomunikasi dengan pihak berkepentingan dalaman dan luaran.
Jadilah ringkas, lengkap dan betul
Menyediakan komunikasi ringkas, ke-titik membantu mengelakkan pengulangan dan kekecewaan. Dengan mengeluarkan butiran yang tidak perlu dari komunikasi, anda boleh mengurangkan kemungkinan salah faham. Hari ini, tumpuan perhatian rakyat adalah pendek, jadi mendapatkan mesej anda dalam sepuluh minit lebih berkesan daripada mengambil 30 minit. Sebagai contoh, jika anda bertemu dengan pelanggan mengenai peluang jualan, tunjukkan kepada mereka bahawa anda menghormati masa mereka dengan membuat persembahan anda sebagai ringkas mungkin.
Walaupun komunikasi yang berkesan adalah pendek dan ringkas, ia juga perlu lengkap. Ini bermakna mesej itu perlu memasukkan semua fakta penting, dan harus diatur secara logik, jadi mudah untuk diikuti. Berdasarkan siapa yang anda bercakap, anda boleh menganggap aspek tertentu pengetahuan mereka, sambil memberikan butir-butir yang mereka tidak tahu. Memberi makna penuh mesej adalah kunci untuk berkomunikasi dengan berkesan. Sebagai contoh, jika anda bekerja dengan rakan kongsi perniagaan baru dan membincangkan pembelian bekalan dari mereka, penting untuk memberikan mereka semua spesifikasi bahan yang anda perlukan. Tanpa memberikan maklumat berharga itu, pembekal mungkin tidak dapat menyampaikan bahagian yang betul, yang boleh menyebabkan kekecewaan, kelewatan dan hubungan yang lemah.
Menyediakan fakta kerana mereka tanpa melebihkannya adalah salah satu sifat kemahiran komunikasi yang baik dan mengelakkan kekaburan dan kekeliruan. Sekiranya anda menangani aduan pelanggan dengan pekerja, sebagai contoh, anda mesti mendapatkan maklum balas daripada kedua-dua pihak untuk memahami masalah tersebut.
Menggabungkan Maklumbalas ke dalam Mesej
Komunikasi yang berkesan melibatkan pemberian dan penerimaan maklum balas yang tepat pada masanya. Maklum balas membantu memaparkan kedua-dua anda dan orang yang anda berkomunikasi sama ada mesej itu dihantar dan diterima dengan tepat. Sekiranya maklum balas itu sepenuhnya tidak berasas, ini mungkin menunjukkan bahawa anda tidak berkomunikasi secara berkesan atau bahawa penerima tidak memahami sepenuhnya makna anda.
Dalam persekitaran perniagaan, maklum balas sangat penting apabila bekerja dalam pasukan. Sebagai contoh, jika anda berada dalam kedudukan pengurusan, anda perlu menyediakan kakitangan anda dengan maklum balas yang membina mengenai prestasi mereka, peranan mereka dan kemahiran komunikasi mereka dengan pelanggan. Maklum balas juga melibatkan pemberian pujian, yang boleh meningkatkan semangat syarikat dan meningkatkan persahabatan.
Selain memberi maklum balas, komunikasi yang berkesan memerlukannya juga. Maklum balas konstruktif berguna untuk meningkatkan prestasi anda di tempat kerja. Jika anda bertanggungjawab memberi ucapan semasa mesyuarat di seluruh syarikat, sebagai contoh, pastikan anda meminta ahli utama kakitangan anda untuk maklum balas selepas ucapannya. Maklum balas mereka akan memberitahu anda sama ada ucapan anda berkesan dalam mendapatkan mesej anda dan akan menunjukkan kepada anda jika kakitangan anda memahami perkara utama yang anda ingin berkomunikasi. Maklum balas mereka juga akan menunjukkan kepada anda kawasan di mana anda perlu meningkatkan kemahiran komunikasi anda. Sebagai contoh, jika kritikan adalah ucapannya terlalu panjang, anda tahu bahawa untuk kali seterusnya anda boleh bekerja untuk menjadi lebih ringkas dalam komunikasi anda.
Tunjukkan Hormat Melalui Percakapan Anda
Menjadi menghormati orang yang anda berkomunikasi adalah kriteria penting untuk komunikasi yang berkesan. Orang lebih bermotivasi untuk terlibat dengan anda jika anda menunjukkan penghormatan kepada mereka dan idea mereka. Sebagai contoh, jika anda bertemu prospek untuk kali pertama, anda boleh menunjukkan penghormatan dengan menangani mereka menggunakan nama mereka, yang membuat mereka berasa dihargai. Mengambil masa untuk membaca tentang perniagaan mereka dan menangani mereka dalam perbualan anda pergi jauh untuk menunjukkan prospek yang anda hormati.
Jika anda bercakap dengan rakan kongsi perniagaan melalui telefon, tunjukkan penghormatan anda dengan tetap fokus pada perbualan di tangan. Daripada memeriksa e-mel anda atau melayari web semasa bercakap di telefon, terus bertahan dengan mereka semasa phonecall adalah hal yang harus dilakukan.
Apabila berkomunikasi melalui e-mel dengan rakan sekerja, ambil beberapa minit tambahan untuk mengesahkan mesej anda, jadi ia bebas daripada kesalahan kesilapan dan ejaan atau tatabahasa. Anda menunjukkan penghormatan dengan meluangkan masa untuk membina mesej anda dengan berhati-hati.
Jangan Lupakan Komunikasi Tidak Berbual
Perkataan yang kami gunakan untuk berkomunikasi membentuk kurang daripada 10 peratus mesej yang kami sampaikan. Ini bermakna isyarat bukan lisan adalah penting untuk komunikasi yang berkesan. Nada suara anda menunjukkan cara anda berasa apabila anda berkomunikasi. Jika anda bermaksud bersikap mesra, pastikan anda nada anda mesra.
Gerak isyarat tangan anda, pendirian anda dan bahasa tubuh anda membantu untuk menyampaikan makna perkataan anda. Menyeberang isyarat tangan anda bahawa anda bertahan atau menutup semasa membuat hubungan mata menunjukkan bahawa anda sedang mencari untuk membuat sambungan.
Beri perhatian kepada isyarat bukan lisan yang disampaikan oleh orang yang anda bercakap. Posisi, nada dan bahasa tubuh mereka akan menunjukkan kepada anda bagaimana perasaan mereka tentang apa yang anda katakan dan boleh membantu membimbing cara anda berkomunikasi dengan mereka.
Keperluan Sistem Komunikasi Baik
Sistem komunikasi yang baik memerlukan anda memilih sistem komunikasi yang tepat untuk pekerjaan yang ada. Dengan begitu banyak pilihan yang tersedia seperti telefon, mesej, e-mel dan orang lain, anda perlu memilih media yang sesuai dengan topik perbualan. Sebagai contoh, anda tidak akan menghantar teks bos anda untuk meletakkan jawatan dari kedudukan anda atau meminta kenaikan gaji. Mereka jenis perbualan penting harus berlaku secara peribadi. Begitu juga, anda tidak memerlukan pertemuan peribadi untuk masalah perniagaan kecil, yang boleh disampaikan melalui e-mel untuk menjimatkan masa dan sumber.
