Di dunia perakaunan, urus niaga pendapatan dan belanja dapat direkodkan menggunakan proses tertentu yang ditetapkan untuk mengesan dan mengklasifikasikan setiap urus niaga untuk mudah ditarik semula pada masa yang akan datang. Akauntan merakam urus niaga secara berterusan, dan setiap bulan mesti dapat mengisih dan mengklasifikasikan data ini ke dalam format yang menghasilkan satu set penyata kewangan termasuk penyata pendapatan dan kunci kira-kira syarikat. Setiap bahagian transaksi kewangan yang diberikan dicatatkan dalam akaun yang menggunakan pengenal yang disebut kod lejar umum.
Petua
-
Syarikat sering menggunakan kod lejar am (GL) untuk mengklasifikasikan data perakaunan dalam beberapa cara yang berbeza. Kod-kod ini membolehkan syarikat menyusun data urus niaga agar dapat menghasilkan beberapa laporan perakaunan yang berlainan dan memberikan keupayaan untuk menganalisis urus niaga perakaunan syarikat dalam pelbagai cara yang berguna.
Apa itu Kod GL?
Syarikat sering menggunakan kod lejar am (GL) untuk mengklasifikasikan data perakaunan dalam beberapa cara yang berbeza. Kod ini boleh terdiri daripada rentetan tiga digit mudah ke kod dengan beberapa bahagian, masing-masing menetapkan pengelas seperti nombor subsidiari, unit perniagaan, jabatan atau pengkategorian lain.
Kod-kod ini membolehkan syarikat menyusun data urus niaga agar dapat menghasilkan beberapa laporan perakaunan yang berlainan dan memberikan keupayaan untuk menganalisis urus niaga perakaunan syarikat dalam pelbagai cara yang berguna.
Akaun kod GL ini disusun mengikut urutan tertentu, yang ditentukan oleh prinsip perakaunan masuk akal. Kod GL berurus niaga dari aset seperti tunai, akaun belum terima, inventori dan peralatan, kepada liabiliti dan ekuiti pemegang saham. Bilangan akaun di bahagian ini boleh berjumlah hanya lima, atau sebanyak 100 atau lebih, bergantung kepada kerumitan syarikat.
Senarai akaun GL juga termasuk akaun yang membentuk penyata pendapatan, dari pendapatan dan akaun pendapatan lain ke perbelanjaan operasi dan akaun perbelanjaan bukan operasi, seperti perbelanjaan faedah.
Lejar Besar
Sebuah buku besar syarikat bertindak sebagai rekod induk untuk semua transaksi kewangan. GL mungkin termasuk subpengurus, contohnya, untuk menyimpan rekod oleh unit perniagaan, yang semuanya bergabung dengan lejar am. Semua maklumat ini kemudian menjadi asas bagi penyata kewangan syarikat.
GL menyimpan butiran pada setiap transaksi perakaunan. Maklumat ini berguna apabila, beberapa tahun kemudian, seorang akauntan perlu ingat mengapa syarikat itu menghabiskan sejumlah besar wang untuk bekalan pejabat sebulan, atau syarikat membayar tagihan dua kali oleh kesilapan dan perlu menggali butiran pembayaran untuk semak masalahnya. Akauntan sering membuat nota dalam sistem komputer apabila membuat urus niaga kemasukan jurnal ke GL untuk rujukan masa depan.
Apakah Penyertaan dalam Lejar Am?
Entri lejar utama mencatatkan urus niaga syarikat membuat yang melibatkan wang. Urusniaga ini biasanya dijadikan jurnal perakaunan terlebih dahulu, dan maklumat ini diringkaskan dan diposkan ke buku besar umum.
Sebagai contoh, apabila sebuah syarikat membeli bekalan pejabat, ia merekodkan tunai keluar dengan membuat kemasukan jurnal kredit ke dalam akaun tunai kira-kira, kemasukan jurnal debit untuk meningkatkan akaun aset pembekalan pejabat dan kemasukan jurnal debit ke akaun perbelanjaan pejabatnya, yang akan menunjukkan penyata pendapatannya.
Setelah melengkapkan entri jurnal ini, akauntan menyerahkannya kepada buku besar untuk menyelesaikan proses kemasukan. Banyak sistem perakaunan berkomputer yang menyimpan proses kemasukan jurnal yang telus supaya semua urusniaga dibuat secara terus kepada lejar am.
Carta Akaun
Akaun GL mematuhi susunan dan struktur tertentu, yang dikenali sebagai carta akaun yang memungkinkan untuk memeriksa jenis kesalahan tertentu dan menghasilkan penyata kewangan yang konsisten dan teratur. Syarikat biasanya menggunakan perakaunan masuk dua kali apabila merakam kepada lejar am, dan mesti menggunakan debit dan kredit mengimbangi untuk merekod setiap entri.
Senarai induk kod akaun GL atau carta akaun menyenaraikan semua akaun kunci kira-kira, kemudian semua akaun penyata pendapatan. Akauntan kemudiannya boleh menjalankan laporan yang disebut baki percubaan, yang menunjukkan setiap akaun GL dan baki yang sama. Oleh kerana setiap urus niaga mesti mempunyai sekurang-kurangnya satu entri debit dan kredit yang secara langsung mengimbangi satu sama lain, laporan baki percubaan menunjukkan bahawa jumlah semua akaun sama dengan sifar. Sekiranya tidak, debit atau kredit mungkin hilang atau tidak tercatat.
