Kira-kira 30 peratus daripada aduan yang diterima oleh Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Equal U. bersamaan dengan gangguan tempat kerja, menurut Jenny R. Yang, Pengerusi Suruhanjaya. Oleh itu, kemungkinan besar jika anda bekerja dengan orang lain, anda akan mengalami atau mengamati gangguan dalam beberapa bentuk pada satu ketika semasa kerjaya anda. Gangguan seperti itu boleh memberi kesan yang serius terhadap pekerja, serta majikan akibat litigasi. Akibatnya, penting bagi mangsa atau pemerhati untuk mendokumenkan gangguan di tempat kerja dengan cara yang menyokong usaha syarikat untuk mencegah atau mengatasinya.
Objektif Dokumentasi Insiden Gangguan Tempat Kerja
Pelecehan di tempat kerja melanggar undang-undang anti-diskriminasi persekutuan dan negeri. Oleh itu, perniagaan meminta pekerja untuk mendokumen dan melaporkan kejadian gangguan di tempat kerja dengan cara tertentu untuk membuktikan aduan supaya sebuah syarikat boleh mengambil tindakan pembetulan atau mempertahankan diri dari tuduhan pelecehan.
Semak Buku Panduan Pekerja dan Dasar Syarikat
Untuk mengetahui bagaimana untuk mendokumenkan gangguan di tempat kerja, baca dasar syarikat dan merujuk kepada buku panduan pekerja anda. Lazimnya, pekerja, pengurus dan penyelia mesti mengikut garis panduan tertentu untuk merekod dan melaporkan pelecehan di tempat kerja. Jika ya, patuhi garis panduan majikan anda dan dokumentasikan kejadian sepenuhnya mengikut piawaian Jabatan Sumber Manusia syarikat anda.
Baca Undang-undang Pekerjaan yang Melarang Keganasan
Untuk memastikan anda tidak membingungkan cubaan humor untuk gangguan, semak mana-mana latihan yang disediakan oleh majikan dan undang-undang pekerjaan yang berkaitan dengan gangguan di tempat kerja. Sebagai contoh, Tajuk VII Akta Hak Sivil 1964, melarang diskriminasi berdasarkan faktor yang tidak berkaitan dengan pekerjaan, seperti bangsa, agama, jantina, asal atau warna negara. Undang-undang anti-diskriminasi ini dan lain-lain melarang gangguan, seperti kelakuan yang tidak diingini yang berdasarkan faktor yang tidak berkaitan dengan pekerjaan dan diarahkan kepada individu atau kumpulan pekerja.
Dokumen Nama Penjaga dan Saksi
Mengikuti sebarang kejadian gangguan, rekodkan secepat mungkin. Untuk setiap kejadian yang mensasarkan anda, tuliskan nama pekerja yang terlibat dalam tingkah laku yang mengganggu dan kedudukannya dengan syarikat anda. Juga, dokumen nama dan kedudukan mana-mana pekerja yang menyaksikan tingkah laku yang mengganggu.
Terangkan Insiden
Merekam seberapa banyak detail yang mungkin mengenai ucapan atau perbuatan yang mengganggu, tetapi atribut pernyataan yang sangat khusus kepada individu hanya jika anda pasti kata-kata tepat yang diucapkan. Chronicle keadaan yang mengelilingi kejadian itu, serta di mana dan kapan kejadian berlaku. Terangkan bagaimana peristiwa tersebut memberi kesan kepada anda secara peribadi dan profesional, dan tindak balas anda terhadap tingkah laku yang mengganggu. Juga, dokumentasikan maklum balas pekerja lain yang menyaksikan gangguan tersebut. Sebagai contoh, seorang pekerja yang memerhatikan insiden itu mungkin telah menggalakkan tingkah laku atau cuba menghentikannya. Daripada menyimpan dokumen itu ke komputer kerja anda, simpannya ke pemacu denyar yang anda simpan di rumah.
Buat Nota Tindakan Pengganti
Dokumentasikan apa-apa tindakan yang diambil oleh pelecehan sebagai tindak balas kepada usaha anda untuk berhadapan dengannya atau menghentikan tingkah laku negatif. Jika anda membincangkan isu ini dengan pengacaranya, maklumkan komen anda dan jawapannya. Contohnya, dia mungkin telah membalas dengan mengecualikan anda daripada pasukan, meruntuhkan anda atau membuat tugas semula tugas anda.
Kekalkan Bukti Fizikal Gangguan
Untuk menyokong kembali tuntutan gangguan anda, simpan e-mel dan bukti fizikal lain yang mengganggu. Bukti ini mungkin termasuk hadiah yang tidak diingini yang diberikan oleh pengganggu atau e-mel yang dihantar olehnya. Bagi setiap bukti keterangan fizikal, perhatikan keadaan di sekeliling bukti dan sumbernya, serta tarikh dan masa pengganggu memberikan bukti kepada anda.
Juga, pastikan bukti prestasi kerja anda, termasuk memo dan penilaian prestasi. Anda boleh menggunakan bukti ini untuk mengatasi sebarang tuntutan oleh pengganggu atau majikan anda bahawa tuntutan pelecehan anda adalah satu tindakan untuk membenarkan atau mengalihkan perhatian daripada prestasi kerja yang buruk.
Aduan Formal Fail
Apabila anda pasti anda telah mencatat kejadian gangguan dengan sewajarnya, buat salinan dokumen anda untuk diedarkan kepada pihak berkuasa yang sesuai. Jika syarikat anda mempunyai jabatan Sumber Manusia, tunjukkan salinan kepada pemimpin HR dan memfailkan aduan rasmi. Jika tidak, berikan salinan dokumen kepada Ketua Pegawai Eksekutif syarikat anda. Dokumen tarikh dan masa yang anda memfailkan aduan dan dengan siapa anda bercakap.
Ambil Tindakan Jika Terancam
Mendokumentasikan kejadian gangguan dan memfailkan aduan rasmi akan membantu majikan anda mengekalkan persekitaran kerja yang selamat dan selesa. Walau bagaimanapun, jika anda merasakan bahawa keselamatan diri anda atau orang lain terancam, memberitahu pemimpin HR atau CEO syarikat anda dengan serta-merta.
