Sebagai sebuah syarikat, anda mesti menyimpan beberapa jenis kertas kerja pada fail, seperti rekod pekerjaan dan invois, untuk kedua-dua perniagaan dan alasan undang-undang. Dalam sesetengah kes, seorang peniaga juga perlu menyimpan salinan resit kad kredit di tangan untuk tempoh masa. Ketahui bila selamat melepaskan resit ini dalam perjalanan perniagaan.
Resit Kad Kredit
Selepas pelanggan membeli produk atau perkhidmatan dari syarikat anda menggunakan kad kreditnya, anda biasanya perlu memberikannya dengan resit bercetak untuk rekodnya - terutamanya dalam kes transaksi bersemuka. Resit mengandungi jumlah transaksi, kod kelulusan, nama pemegang kad kredit dan tempat untuk tandatangan pelanggan. Anda juga menyimpan salinan resit yang ditandatangani untuk rekod anda.
Mengapa Simpannya?
Jika suatu kes timbul di mana pelanggan mempertikaikan caj kad kredit dari syarikat anda, anda bertanggungjawab, sebagai pedagang, untuk membuktikan bahawa ia sah. Salah satu perkara pertama yang akan diminta oleh bank pelanggan adalah salinan resit kad kredit yang berkaitan dengan transaksi. Pembekal perkhidmatan pedagang juga perlu melihat resit yang ditandatangani untuk menyiasat pertikaian bagi pihak anda. Jika pertikaian pelanggan diluluskan kerana anda tidak dapat memberikan salinan resit jualan yang ditandatangani, anda perlu membayar yuran caj balik mahal dan juga kehilangan jumlah jualan serta produk atau perkhidmatan yang anda jual.
Bila untuk Toss
Oleh sebab kemungkinan pertikaian dari pelanggan, tidaklah bijak untuk membuang resit jualan kad kredit hanya kerana transaksi telah membersihkan akaun saudagar anda - walaupun anda telah menerima dana dari penjualan. Bank biasanya memberi pelanggan kira-kira 60 hari untuk mempertikaikan caj setiap Akta Pengebilan Kredit yang Adil. Ia adalah pertaruhan yang selamat untuk menyimpan resit kad kredit sekurang-kurangnya tiga bulan. Sekiranya anda memerlukan resit jualan khusus untuk alasan pelaporan cukai pendapatan perniagaan, simpannya selama sekurang-kurangnya enam tahun.
Resit Penyimpanan
Jika anda mesti menyimpan resit jualan ini, simpannya di lokasi yang selamat dan terkunci kerana ia mengandungi maklumat pelanggan yang sensitif. Simpan data sensitif ini dari jangkauan pekerja tanpa kebenaran dan individu luar untuk mengelakkan masalah dengan penipuan berkaitan kad kredit atau mengenal pasti kecurian. Perjanjian perkhidmatan saudagar anda boleh menggariskan peraturan khusus untuk cara mengurus dan menyimpan data kad kredit sensitif untuk pelanggan mengikut garis panduan Standard Data Keselamatan Industri Kad Pembayaran. PCI DSS adalah organisasi yang menyediakan panduan mengenai pengurusan data kad kredit pelanggan.
