Adalah penting untuk mengetahui cara menulis surat perniagaan yang baik. Sekiranya anda memohon kerja, meminta mesyuarat atau menghantar proposal, anda ingin memastikan anda telah menggunakan format surat perniagaan yang betul dan surat anda bebas daripada kesilapan dan ditulis dengan jelas. Anda juga ingin memastikan ia mencapai orang yang betul. Satu cara yang baik untuk melakukan ini adalah untuk menambah "garis perhatian" pada surat anda.
Di manakah garis peringatan pergi?
Surat perniagaan rasmi bermula dengan nama dan alamat anda di sudut kiri atas, kemudian tarikh dan kemudian alamat penerima. Jika anda memutuskan untuk memasukkan garis perhatian, masukkannya selepas alamat kedua.
Garis perhatian adalah berbeza daripada baris subjek. Baris perhatian mengarahkan surat kepada penerima dengan sama ada menggunakan nama penuh atau tajuk mereka. Ia masuk akal untuk menggunakan garis perhatian apabila anda hanya mengetahui tajuk penerima dan bukan nama penuhnya.
Sebaliknya, baris subjek mengisytiharkan niat surat itu. Kadang-kadang ini berguna jika anda tidak mengetahui nama atau tajuk penerima. Kemudian anda mungkin menggunakan baris subjek seperti, Subjek: Surat permohonan untuk intern pemasaran.
Contoh Garis Perhatian
Susun atur untuk surat perniagaan dengan garis perhatian kelihatan seperti ini:
Contoh:
Nama awak
Alamat anda
Nombor telefon anda
Tarikh hari ini
Nama Syarikat
Alamat syarikat
Perhatian: Pengarah Pemasaran
Surat itu akan mengikutinya.
Apabila Anda Perlu Talian Perhatian
Terdapat beberapa sebab mengapa garis perhatian adalah idea yang baik untuk surat perniagaan.
- Anda tidak tahu nama orang yang sepatutnya menerima surat itu tetapi anda tahu judulnya. Dalam kes ini, garis perhatian hanya akan mengandungi tajuk. Perhatian: Pengarah Pemasaran
- Anda mahu surat dihantar kepada orang tertentu dalam syarikat.
- Anda mahu huruf itu sampai kepada penerima lebih cepat.
Apabila Jalur Perhatian Tidak Perlu
Garis perhatian sangat berguna jika anda tidak tahu nama orang yang harus menerima surat anda. Maka masuk akal untuk menulis Perhatian: Pengarah Pemasaran. Ia akan kelihatan konyol untuk menulis Dear Marketing Director. Baris perhatian lebih masuk akal apabila menggunakan tajuk sahaja.
Apabila anda mengetahui nama penuh dan tajuk penerima, ia adalah standard untuk menghilangkan garis perhatian dan hanya memasukkan nama dan tajuk mereka di dalam alamat alamat syarikat dan dalam salam.
Contoh:
Nama dan alamat anda
Tarikh
Barry Botts
Pengarah Pemasaran
Nama dan alamat syarikat
Dear En. Botts:
Hanya gunakan garis perhatian apabila perlu. Mereka bukan amalan biasa tetapi boleh berfungsi dengan baik jika anda tidak tahu nama penerima tetapi mengetahui tajuk mereka.
