Memulakan atau menjalankan perniagaan adalah pengembaraan yang menarik yang membawa banyak tugas, seperti menjejaki kesihatan kewangan organisasi anda. Terdapat lebih daripada satu pendekatan kepada pengurusan kewangan, jadi memilih asas perakaunan yang tepat untuk organisasi anda adalah penting untuk mendapatkan gambaran yang tepat tentang trend kewangan dan membuat ramalan untuk perniagaan anda. Kaedah perakaunan yang anda pilih juga boleh memberi kesan apabila aset anda cair. Sama ada anda menggunakan akauntan atau menjejaki pendapatan dan membiayai diri sendiri, pilih hanya satu kaedah perakaunan dan berpegang kepadanya untuk ketekalan dan ketepatan.
Asas Perakaunan
Kedua-dua jenis perakaunan yang digunakan oleh kebanyakan perniagaan adalah kaedah akrual dan kaedah tunai. Sesetengah perniagaan menggunakan kaedah berasaskan tunai yang diubahsuai, yang menggabungkan prinsip-prinsip dari kaedah akrual dan tunai.
Walaupun setiap kaedah rekod perakaunan aset, liabiliti dan ekuiti, mereka berbeza apabila setiap rekod dicatatkan, dengan itu memberi kesan kepada gambaran kewangan sesuatu perniagaan pada mana-mana titik tertentu.
Tiga komponen utama formula perakaunan asas (yang mesti dikira pada setiap masa) adalah seperti berikut:
- Aset: Aset merujuk kepada aset ketara dan tidak ketara perniagaan, seperti wang tunai, tanah, inventori, bangunan, akaun belum terima, pelaburan dan lain-lain item berdaya maju. Aset liabiliti yang sama ditambah ekuiti.
- Liabiliti: Liabiliti merujuk kepada kewajipan kewangan perniagaan untuk membayar pemiutangnya untuk akaun yang kena dibayar, upah dan pinjaman terakru.
- Ekuiti: Ekuiti pemilik atau ekuiti pemegang saham merujuk kepada keuntungan yang ada. Ekuiti ditambah liabiliti aset yang sama.
Kaedah Perakaunan Akruan
Kaedah akruan laporan perakaunan pendapatan pada penyata pendapatan apabila ia diperoleh dan sepadan dengan perbelanjaan berkaitan apabila perbelanjaan berlaku, bukan apabila bil dibayar. Hasil perakaunan akrual dalam penyata pendapatan yang memberikan representasi yang tepat tentang keuntungan perniagaan anda untuk tempoh tertentu. Contohnya, jika wakil jualan membuat jualan besar pada 15 Disember tetapi tidak mengharapkan untuk menerima pembayaran sehingga 15 Januari tahun kalendar berikutnya, kaedah akruan merekodkan jualan sebagai hasil pada bulan Disember.
Begitu juga, jika projek besar memerlukan bahan pesanan bulan ini, kaedah perakaunan akruan merekodkan invois sebagai perbelanjaan, dan bukannya menunggu sehingga dibayar. Kaedah ini membantu menjejaki wang yang perlu anda simpan untuk membayar invois. Ia juga membantu mengelakkan kesilapan di mana anda secara tidak sengaja membeli sesuatu dengan wang yang telah ditetapkan untuk tujuan lain.
Jika perbelanjaan ditanggung akibat pendapatan yang masuk, seperti bekalan yang diperlukan untuk memasang perabot pelanggan yang dipesan, perbelanjaan ini dipadankan dan direkodkan dengan pendapatan dan bukan disenaraikan secara berasingan, memberikan gambaran yang tepat mengenai apa modal akan tersedia setelah selesai projek. Ini berguna kerana ia menyimpan kedua-dua aset dan liabiliti daripada menjadi terlalu tinggi, yang boleh berlaku apabila ia direkod secara berasingan. Ia juga membuat margin keuntungan penjejakan mudah dan cepat kerana pendapatan dan perbelanjaan untuk projek yang sama dikesan bersama.
Walaupun mengekalkan perspektif yang luas dan jangka panjang terhadap kewangan adalah membantu dalam perakaunan perniagaan, kaedah akrual bukan tanpa kelemahannya. Perakaunan akruan memerlukan lebih banyak anggaran dan ramalan daripada perakaunan tunai, yang hanya berkaitan dengan hasil dan perbelanjaan seperti yang berlaku. Sebagai contoh, adalah mungkin untuk mengira pendapatan sebelum ia sebenarnya dalam akaun bank anda dan kemudian membelanjakannya, menghantar perniagaan baru ke merah atau bahkan muflis.
Kaedah akruan juga mengambil lebih banyak masa dan paling banyak dipantau oleh akauntan profesional yang mengetahui ins dan cara bagaimana menggunakan kaedah perakaunan akruan dengan tepat. Satu bidang perakaunan yang paling baik yang ditinggalkan oleh para profesional adalah menganggarkan hutang atau pendapatan yang tidak mungkin berlaku. Walaupun perniagaan anda mungkin mempunyai kebanyakan pelanggan yang boleh dipercayai yang membayar bil mereka dengan segera, akan ada orang-orang yang membayar bil mereka lewat atau tidak sama sekali. Akauntan profesional tahu bagaimana untuk menganggarkan kerugian ini untuk memberi anda gambaran yang agak tepat tentang kesihatan kewangan perniagaan anda.
Asas Tunai Perakaunan
Dasar tunai rekod perakaunan pendapatan apabila wang diterima dan perbelanjaan apabila mereka dibayar. Sebagai contoh, bayangkan perniagaan anda membeli 75 unit saluran untuk projek pembinaan yang akan datang, tetapi invois tidak sampai sebulan selepas anda menerima barang tersebut. Akaun bank anda agak tipis, jadi anda tunggu seminggu lagi untuk membayar invois selepas ia diterima. Anda tidak merakamkan perbelanjaan sehingga masa itu, walaupun perniagaan anda mungkin telah meletakkan saluran dalam projek pembinaan. Bagi perniagaan kecil, ia dapat merasakan kelegaan untuk tidak merakamkan perbelanjaan sehingga ia dibayar, tetapi ia juga boleh menyebabkan anda secara tidak sengaja menyebar belanjawan anda dan akhirnya tidak dapat membayar wang yang anda berutang kepada pemiutang dengan segera.
Prinsip yang sama berlaku untuk pendapatan. Sebagai contoh, anda menandatangani kontrak dengan pelanggan baru yang bersetuju untuk membayar perniagaan anda beberapa ribu dolar setelah selesai projek besar, yang akan membawa anda beberapa bulan untuk diselesaikan. Sementara itu, perniagaan anda mesti membeli bahan dan menyelesaikan kerja, yang merupakan perbelanjaan. Dengan menggunakan asas perakaunan tunai, anda hanya mempunyai dana yang ada di dalam akaun bank anda untuk membeli bekalan. Walaupun anda tidak akan secara tidak sengaja masuk ke dalam merah dengan bank, anda akan mempunyai gambaran mengenai perbelanjaan sekarang dan gambaran pendapatan anda meningkat dalam dua bulan apabila projek selesai. Ini menjadikan sebarang rekod tunai yang tersedia untuk perniagaan anda tidak tepat dan tidak boleh dipercayai.
Walaupun kaedah perakaunan berasaskan tunai tidak tepat seperti asas akruan dalam jangka panjang, satu kelebihannya adalah bahawa ia tidak memerlukan sebilangan bilik goyah sebagai asas akruan. Anggaran yang diperlukan oleh asas akruan paling selamat digunakan oleh perniagaan yang menguntungkan, dengan leverage kewangan yang mencukupi untuk menampung perbelanjaan sebelum pendapatan diterima. Perniagaan anda boleh bermula dengan kaedah perakaunan berasaskan tunai dan kemudian, dengan bantuan akauntan profesional, berpindah ke asas akruan apabila peningkatan ekuiti anda.
Basis Tunai Perakaunan yang diubahsuai
Dasar tunai yang diubah suai menggabungkan kekuatan akruan dan asas tunai perakaunan. Dalam kaedah ini, pendapatan didokumenkan kerana ia diperoleh, menggunakan kaedah akruan. Pada masa yang sama, perbelanjaan didokumenkan apabila ia dibayar, seperti dalam kaedah perakaunan tunai. Walaupun kaedah asas tunai yang diubah suai tidak mematuhi prinsip perakaunan yang diterima umum atau GAAP, sesetengah pemilik perniagaan percaya bahawa ia menyatukan yang terbaik dari kedua-dua kaedah perakaunan utama.
Sebagai contoh, jika anda membuat kontrak untuk membina rumah pada bulan Oktober yang akan selesai pada bulan Januari, hasilnya direkodkan pada bulan Oktober. Bekalan bangunan yang dibeli ke arah penyelesaian projek dicatatkan secara beransur-ansur sepanjang projek tersebut.Dengan cara ini, perniagaan anda mengekalkan rekod pendapatan dan jualan yang tepat, sambil mempunyai kelonggaran untuk memastikan aset cecair selagi mungkin semasa proses pembinaan itu sendiri. Akibatnya, dasar tunai perakaunan yang diubahsuai dapat membantu beberapa perniagaan kecil yang mempunyai projek besar yang masuk, tanpa akaun bank besar untuk dipadankan.
Kelemahan yang paling ketara bagi kaedah perakaunan berasaskan tunai yang diubah suai adalah apabila ejen luar atau juruaudit memeriksa rekod kewangan perniagaan anda. Oleh kerana kaedah ini tidak mematuhi GAAP, anda perlu kembali dan menukar semua rekod anda sama ada melalui kaedah tunai atau kaedah perakaunan akruan. Kerja berlebihan ini akan menjejaskan masa dan wang organisasi anda dalam jangka panjang.
