Menyediakan laporan sumber manusia memerlukan pengetahuan mengenai semua disiplin dalam bidang Sumber Manusia, serta pemahaman tentang keperluan tempat kerja, pencapaian dan strategi perniagaan. Laporan sumber manusia boleh memberi maksud yang sama seperti audit HR. Dalam audit HR, rekod pekerjaan, unjuran, trend dan pengurusan merupakan bahagian utama dalam menentukan pulangan pelaburan dalam aktiviti jabatan sumber manusia.
Bincang dengan pengarah sumber manusia atau ketua pegawai eksekutif syarikat tujuan laporan HR. Tentukan sama ada laporan itu perlu menangani satu kawasan tertentu, sebahagian atau semua fungsi jabatan sumber manusia. Tanya siapa yang akan menerima laporan itu, kerana itu boleh menentukan jenis maklumat rahsia yang harus didedahkan.
Minta data banci pekerja dari kakitangan sistem maklumat sumber manusia anda atau pengurus IT. Berdasarkan laporan HR anda, anda mungkin memerlukan data yang disusun berdasarkan pembolehubah yang berbeza, seperti tempoh dan prestasi, jabatan atau bahagian, dan gaji. Sekiranya anda sedang membuat laporan untuk tujuan mengkaji dasar peluang pekerjaan yang sama, pemisahan tambahan berdasarkan bangsa, jantina, umur, status veteran dan ketidakupayaan diperlukan.
Semak data pekerja untuk ketepatan dan kesempurnaan. Membuat pembetulan dan, jika perlu, minta versi banci pekerja yang diperbetulkan. Maklumat seperti kedudukan pekerja, tempoh, bangsa, jantina, tugasan jabatan, kehadiran dan prestasi mestilah tepat untuk menghasilkan laporan yang komprehensif.
Kumpulkan salinan borang pekerjaan. Laporan HR yang komprehensif membincangkan dasar dan proses, oleh itu, mengkaji borang yang digunakan untuk setiap jenis tindakan pekerjaan. Berkumpul permohonan, borang penilaian perekrut, dokumen penilaian prestasi, laporan disiplin dan rungutan, borang maklumat sulit pekerja dan salinan buku panduan pekerja anda.
Tuliskan garis pusat tumpuan. Bidang yang dicadangkan termasuk: undang-undang yang mempengaruhi perubahan kepada faedah pekerja; trend kerja yang berkaitan dengan tenaga kerja multinasional; latihan dan pembangunan untuk perancangan penggantian; peluang pembangunan promosi dan profesional yang terbukti berkesan di tempat kerja anda; dan, analisis perputaran syarikat dibandingkan dengan industri dan perniagaan lain.
Mengendalikan penyelidikan mengenai bidang yang anda ingin analisa. Baca artikel, statistik, data dan jurnal perdagangan untuk mendapatkan maklumat mengenai amalan terbaik sumber manusia untuk setiap kawasan tumpuan. Sediakan fail untuk setiap topik, dan letakkan penyelidikan dan maklumat yang relevan tentang tempat kerja anda di setiap fail. Mengadakan penyelidikan dan data anda dengan cara ini menjadikannya lebih mudah untuk memberi tumpuan kepada satu topik pada satu masa.
Buat analisis bertulis untuk setiap kawasan tumpuan - satu kawasan pada satu masa. Sebaik-baiknya, analisis anda akan mengandungi penjelasan mengenai data tempat kerja, perbandingan data dengan amalan masa lalu dan trend pekerjaan semasa dan cadangan untuk penambahbaikan dalam setiap bidang sumber manusia dan fungsi pekerjaan.
Draf pengenalan kepada laporan HR anda. Jelaskan tujuan laporan, siapa laporan diedarkan dan hasil yang diingini. Tulis draf anda dengan seberapa banyak detail yang mungkin, tetapi simpan pengenalan keseluruhan dengan kira-kira tiga halaman. Ringkasan eksekutif yang dibina dengan baik biasanya disediakan setelah menyelesaikan laporan, seperti ringkasan eksekutif pelan perniagaan. Pembaca harus dapat membaca pengenalan anda dan memahami topik setiap bahagian dalam laporan tersebut.
