"Pejabat tanpa kertas" mungkin tidak dapat 100 peratus menyedari. Walaupun penggunaan komputer berat, hampir semua perniagaan masih memerlukan beberapa dokumen kertas. Ini memberikan cabaran apabila perniagaan yang bergantung kepada komputer perlu bersambung dengan data dari borang berasaskan kertas. "Penukaran" data fizikal ke sistem maya boleh dicapai melalui kemasukan data manual, pengimejan dokumen dan pengiktirafan optik.
Perkara yang anda perlukan
-
Dokumen kertas
-
Anggaran untuk peralatan dan kakitangan
Tentukan matlamat dan keperluan perniagaan anda. Tentukan sama ada anda menangkap pembayaran pelanggan, memproses permohonan atau mengarkib dokumen dalaman. Perhatikan jika anda perlu menyimpan imej sebenar dokumen untuk storan elektronik, atau anda hanya perlu menangkap data berasaskan kertas ke dalam pangkalan data komputer. Membuat penentuan ini akan membantu anda menentukan sistem pemprosesan data yang paling sesuai dengan keperluan anda.
Penyelesaian perisian perusahaan penyelidikan. Minta rujukan perisian dan vendor dari syarikat yang melakukan penangkapan data yang sama dengan apa yang anda ingin lakukan. Tanya jika anda boleh melawat tapak kerja yang melakukan penukaran kertas ke elektronik yang anda ingin lakukan. Cara terbaik untuk memilih sistem adalah untuk melihatnya dalam tindakan. Jika anda hanya menangkap jumlah data kecil dari borang, anda boleh lari dengan satu orang menaip data ke dalam spreadsheet Excel. Tetapi dalam perniagaan moden, ini tidak mungkin berlaku. Anda mungkin perlu mencari sistem perisian, dan mungkin juga perkakasan baru, jika dokumen / tangkapan imej adalah sebahagian daripada rancangan anda.
Bandingkan penyelesaian perisian yang telah anda periksa, dan pilih satu. Hubungi vendor atau pengedar perisian untuk memulakan proses pembelian sistem dan memasangnya. Langkah pertama, umumnya dikenali sebagai "penemuan", adalah apabila penjual bergerak ke laman web anda untuk menentukan keperluan tepat anda dan penyelesaian terbaik untuk mereka.
Kekal terlibat dengan vendor semasa penemuan dan sepanjang pemasangan. Tanya banyak soalan, dan ambil pemilikan projek; menggalakkan mana-mana pekerja yang akan melakukan penangkapan dokumen dan aktiviti kemasukan data untuk melakukan perkara yang sama.
Uji sistem sepenuhnya. Sekiranya terdapat apa-apa pepijat atau jurang dalam penyelesaian, yang terbaik adalah mencari mereka semasa vendor berada di tempat. Ini akan membuat penyelesaian masalah dan resolusi lebih cepat.
Petua
-
Bekerja dengan vendor yang bereputasi, dan cuba dapatkan maklum balas daripada salah satu pelanggan terdahulu.
