Maklum balas yang berkesan terhadap surat yang meminta maklumat memberikan pelanggan maklumat yang diminta dengan serta-merta, mengelakkan kata-kata yang berlebihan atau pengisi. Menanggapi permintaan pelanggan untuk maklumat tepat pada masanya meningkatkan kredibiliti perniagaan anda.
Pembukaan
Masukkan nama pelanggan dan maklumat hubungan di sudut kiri atas huruf, dalam format surat bertulis standard. Sebagai contoh:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Di bawah alamat pelanggan, masukkan tarikh anda merangka surat tersebut.
Gunakan nama pertama pelanggan untuk memperibadikan huruf itu daripada "Pelanggan Yang Dihormati" generik. Baris pertama selepas ucapan itu harus memberitahunya bahawa surat ini adalah tindak balas kepada permintaannya untuk maklumat: "Dear John, Sebagai tindak balas kepada permintaan anda untuk maklumat …"
Surat Badan
Sediakan surat pelanggan di hadapan anda semasa anda membuat draf respons anda. Baca surat sekali lagi untuk memastikan anda memahami dengan jelas maklumat yang dia minta. Sekiranya pelanggan mahukan lebih daripada satu maklumat, menyerlahkan pelbagai barangan untuk memastikan anda tidak meninggalkan apa-apa maklumat. Kemudian dalam badan surat, alamat setiap item dalam senarai senarai. Jika berkenaan, gunakan elemen pemformatan senarai bullet atau nombor bernombor yang disediakan dalam program perisian anda.
Penutupan
Jemput pelanggan untuk mengambil tindakan berdasarkan maklumat yang anda berikan dan terlibat semula dengan perniagaan anda, menasihati Cynthia Perun dalam Usahawan. Jika anda boleh membantu pelanggan membuat pesanan dalam talian dari lokasi perniagaan anda, sebagai contoh, menjemputnya untuk datang ke kedai untuk berbuat demikian. Termasuk nombor telefon perniagaan, alamat e-mel dan alamat laman web anda. Tidak apa-apa untuk mengulangi maklumat ini dalam penutup surat - dan menjemput pelanggan untuk menghubungi anda jika dia memerlukan maklumat susulan.
Petua
-
Typos dan kesilapan tatabahasa mencerminkan buruk pada perniagaan anda. Sebelum menghantar surat-menyurat kepada pelanggan, termasuk maklum balas kepada permintaan untuk maklumat, minta pembantu pentadbiran atau rakan sekerja anda membacanya sekurang-kurangnya dua kali.
