Cara Menanggapi Surat Meminta Maklumat

Isi kandungan:

Maklum balas yang berkesan terhadap surat yang meminta maklumat memberikan pelanggan maklumat yang diminta dengan serta-merta, mengelakkan kata-kata yang berlebihan atau pengisi. Menanggapi permintaan pelanggan untuk maklumat tepat pada masanya meningkatkan kredibiliti perniagaan anda.

Pembukaan

Masukkan nama pelanggan dan maklumat hubungan di sudut kiri atas huruf, dalam format surat bertulis standard. Sebagai contoh:

John Smith

555 Mockingbird Lane,

Springfield, OH

Di bawah alamat pelanggan, masukkan tarikh anda merangka surat tersebut.

Gunakan nama pertama pelanggan untuk memperibadikan huruf itu daripada "Pelanggan Yang Dihormati" generik. Baris pertama selepas ucapan itu harus memberitahunya bahawa surat ini adalah tindak balas kepada permintaannya untuk maklumat: "Dear John, Sebagai tindak balas kepada permintaan anda untuk maklumat …"

Surat Badan

Sediakan surat pelanggan di hadapan anda semasa anda membuat draf respons anda. Baca surat sekali lagi untuk memastikan anda memahami dengan jelas maklumat yang dia minta. Sekiranya pelanggan mahukan lebih daripada satu maklumat, menyerlahkan pelbagai barangan untuk memastikan anda tidak meninggalkan apa-apa maklumat. Kemudian dalam badan surat, alamat setiap item dalam senarai senarai. Jika berkenaan, gunakan elemen pemformatan senarai bullet atau nombor bernombor yang disediakan dalam program perisian anda.

Penutupan

Jemput pelanggan untuk mengambil tindakan berdasarkan maklumat yang anda berikan dan terlibat semula dengan perniagaan anda, menasihati Cynthia Perun dalam Usahawan. Jika anda boleh membantu pelanggan membuat pesanan dalam talian dari lokasi perniagaan anda, sebagai contoh, menjemputnya untuk datang ke kedai untuk berbuat demikian. Termasuk nombor telefon perniagaan, alamat e-mel dan alamat laman web anda. Tidak apa-apa untuk mengulangi maklumat ini dalam penutup surat - dan menjemput pelanggan untuk menghubungi anda jika dia memerlukan maklumat susulan.

Petua

Typos dan kesilapan tatabahasa mencerminkan buruk pada perniagaan anda. Sebelum menghantar surat-menyurat kepada pelanggan, termasuk maklum balas kepada permintaan untuk maklumat, minta pembantu pentadbiran atau rakan sekerja anda membacanya sekurang-kurangnya dua kali.

Cara Menanggapi Surat Aduan Restoran

Menjawab surat aduan pelanggan dengan tepat adalah penting jika anda ingin mendapatkan reputasi perkhidmatan pelanggan yang sangat baik. Dengan gagal mengendalikan surat aduan dengan profesionalisme, simpati dan mindset yang berfokuskan pelanggan, anda akhirnya akan kehilangan perniagaan. Walau bagaimanapun, jika aduan ditangani dengan cekap, ...

Bagaimana Menanggapi Surat Disiplin di Ontario, Kanada

Sebelum membuat sebarang keputusan rasis, luangkan masa untuk memahami sepenuhnya syarat surat disiplin yang anda terima daripada majikan anda. Dapatkan panduan dari Persatuan Profesional Sumber Manusia atau Kementerian Buruh jika ada sebarang pertanyaan mengenai hak dan tanggungjawab anda.

Cara Menanggapi Surat Rayuan

Beberapa situasi lebih tidak selesa daripada perlu memberitahu pekerja atau pelanggan, "Tidak." Perniagaan orang sering merasakan bahawa keengganan untuk mematuhi permintaan membuat perasaan tidak enak tentang mereka dan perniagaan, yang boleh menjejaskan jualan masa depan. Lebih buruk lagi, apabila pelanggan atau pekerja merayu keputusan yang mungkin anda cari ...