Filing adalah sistem lama yang memudahkan untuk mencari dokumen. Dokumen ini boleh termasuk surat, memo, rekod kewangan, laporan dan bentuk surat-menyurat lain. Untuk mencapai sistem pemfailan yang koheren dan cekap, anda mesti menggunakan prosedur yang betul. Walaupun dalam era elektronik hari ini, perniagaan dan pejabat rumah masih perlu mengekalkan fail kertas.
Kategori
Kelompok fail anda ke dalam kategori. Kategori utama akan menjadi tajuk utama, yang mewakili semua fail lain yang akan diletakkan di bawahnya (subkategori). Bergantung kepada skop kategori, ia boleh merangkumi laci kabinet pemfailan keseluruhan. Sebagai contoh:
Kategori: Daftar Daftar Payroll Subkategori 2014: Senarai Daftar Pendaftaran Januari 2014 Daftar Gaji Februari 2014 Daftar Gaji Mac 2014
Teruskan subkategori anda hingga hujung tahun ini. Sekiranya kategori anda akan mengisi laci keseluruhan, buat label dan letakkan di luar laci; labelkan folder subkategori anda dan letakkannya di dalam laci. Gunakan folder gantung untuk kategori anda apabila anda mempunyai beberapa kategori untuk satu laci dan letakkan folder fail subkategori berlabel di dalamnya.
Peraturan Pemfailan
Kedua-dua peraturan pemfailan asas adalah pemfailan abjad dan tarikh. Apabila membuat pemfailan abjad, fail mengikut huruf abjad. Untuk pemfailan tarikh, fail fail paling terkini anda di atas. Terdapat beberapa peraturan yang memohon kepada pemfailan abjad.
Apabila memfailkan nama, fail dengan huruf pertama (iaitu, Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Apabila nama pertama adalah sama, fail dengan huruf kedua (iaitu, Ace, Adele, Angie, Ogos).
Fail oleh nama akhir (iaitu, Connor, Luke, Denver, Marion, Fullerton, JD, Schuster, AP).
Fail pada awal apabila nama keluarga adalah sama (iaitu Garrison, DC, Garrison, EF, Garrison, GH; Garrison, YB).
Gunakan huruf awalan pertama apabila nama keluarga mengandungi awalan (iaitu, de la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH; van Under, PE).
Fail oleh nama keluarga pertama apabila terdapat dua (iaitu, Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Fail Mac, Mc, M 'fail sebagai Mac; fail St dan Saint sebagai Saint (iaitu, MacIntyre, McKnight, M'Clever atau Saint Paul's, St Mary).
Penyelenggaraan Fail
Sebaik sahaja sistem pemfailan anda teratur, anda mesti mengekalkannya. Mempunyai dulang yang ditetapkan untuk semua dokumen yang hendak difailkan; jangan biarkan mereka berbaring. Jangan bungkus folder atau laci dengan fail; ini menjadikannya lebih keras untuk mengekstrak mereka. Cuba buat beberapa pemfailan sekurang-kurangnya sekali sehari. Sekiranya anda menjalankan syarikat kecil, lakukan sekali seminggu. Jika anda mempunyai fail yang dipakai dari penggunaan, buat fail baru untuknya. Letakkan kertas yang tidak diingini dalam tong kitar semula atau mesin pencincang. Jika fail anda adalah sulit, sentiasa ingat untuk mengunci laci.
