Belanjawan bekalan pejabat adalah pecahan kos yang boleh digunakan sebagai pelan perbelanjaan. Dalam bentuk bertulis, belanjawan menentukan bagaimana syarikat akan membelanjakan dana yang ditetapkan untuk bekalan yang digunakan dalam operasi pejabat. Pelan ini harus realistik supaya dapat difahami dengan mudah dan dipatuhi. Belanjawan bekalan pejabat adalah alat yang diperlukan untuk mengukur perbelanjaan keseluruhan perniagaan. Menyediakan belanjawan akan membolehkan anda menguruskan kos dengan cekap dan mengekalkan rentang perbelanjaan operasi yang munasabah yang tidak akan melebihi hasil perniagaan. Belanjawan bekalan pejabat asas umumnya merangkumi hanya perbelanjaan yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan dengan berkesan. Belanjawan boleh ditingkatkan dari masa ke masa, seperti yang diperlukan, sementara perniagaan berkembang.
Semak barang bekalan pejabat yang penting untuk menjalankan perniagaan. Buat hamparan untuk menyenaraikan item seperti pen, pelbagai jenis kertas, penanda, pensil, dakwat pencetak, stapler dan staples, klip kertas, folder fail, bekalan surat, sampul surat dan pita. Pastikan anda memasukkan item yang khusus untuk perniagaan tertentu anda. Contohnya, jika anda menyediakan sandaran data atau berurusan dengan storan media, anda memerlukan CD atau DVD dan bekalan dan kelengkapan khusus lain.
Semak kos item dan dapatkan jumlah kuantiti bulanan bagi setiap item. Dokumen pengiraan pada hamparan. Tambah semua nombor individu untuk setiap item bersama-sama untuk jumlah anggaran bulanan. Kemudian buat jumlah bulanan sebanyak 12 kali untuk jumlah anggaran tahunan bekalan pejabat. Tambah tambahan 10 peratus untuk pengembangan.
Menyeluruh vendor bekalan pejabat untuk mencari harga yang paling berkesan kos. Buat hamparan berasingan untuk membandingkan data dari pelbagai vendor untuk item yang anda gunakan secara kerap untuk menjalankan perniagaan. Penjual bebas sering akan memberikan sebut harga untuk anda pertimbangkan. Kirakan anggaran vendor untuk anggaran purata kos bulanan. Sertakan data ini ditambah 10 peratus pada hamparan.
Bandingkan anggaran jumlah vendor kepada anggaran semasa dan asal anda. Buat salinan hamparan anggaran asal dari Langkah 1 untuk digunakan dalam mempertimbangkan perubahan harga. Gunakan hamparan baru sebagai templat untuk anggaran semasa anda. Laraskan harga untuk barang yang didapati kurang pada vendor yang berbeza. Perhatikan vendor, harga dan tarikh pada hamparan untuk penjejakan masa hadapan. Pertimbangkan setiap item dalam senarai dan elakkan mereka yang tidak diperlukan sepenuhnya.
Menilai dan mengkaji bajet secara bulanan. Cuba gunakan alat anggaran seperti yang ditawarkan oleh Microsoft untuk menguruskan kewangan bekalan pejabat. Membangunkan sistem untuk memantau bajet bekalan pejabat secara konsisten. Menyelaraskan dan semak semula penggunaan harga dan pembekalan secara berkala. Laraskan bajet menurut penemuan baru dan trim apabila mungkin. Sekiranya berlaku overspending, ambil langkah untuk mencari pengurangan dengan cara lain dengan mengambil kesempatan daripada jualan dan tawaran vendor lain.
