Sama ada mereka dihantar melalui perkhidmatan pos atau melalui e-mel, surat perniagaan sentiasa mengikut format dan gaya tertentu. Mengikuti format mendapat titik dengan cepat dan memberitahu pembaca anda tentang dokumen berkaitan tambahan yang telah anda sertakan seperti resume, kontrak yang ditandatangani atau salinan invois yang dibayar. Perincian lampiran dalam badan surat anda dan mencantumkannya di bahagian bawah surat anda adalah cara profesional membantu penerima memahami mengapa anda menulis dan apa bahan tambahan yang anda hantar.
Beritahu Pembaca Kenapa Anda Menulis
Surat perniagaan yang ditulis dengan baik bermula dengan satu ayat yang menjelaskan mengapa anda menulis. Beritahu penerima apa dan berapa dokumen yang dilampirkan dan mengapa anda termasuk mereka. Anda harus bermula dengan frasa seperti "Saya melampirkan resume saya untuk jawatan penolong pengurus," atau "Dilampirkan adalah salinan surat yang saya terima mengesahkan bayaran saya baru-baru ini."
Elakkan Terlalu Formal
Penulisan surat perniagaan anda tidak boleh memasukkan frasa yang lebih formal "Sila temukan tertutup …" Walaupun tidak secara tatabahasa tidak betul, jenis bahasa bertulis rasmi digunakan kebanyakannya dalam jurnal akademik, dokumen rasmi dan tempat di mana tingkat keseriusan yang lebih tinggi diperlukan. Sebagai peraturan umum, elakkan bahasa terlalu formal dalam surat-menyurat dan e-mel perniagaan harian anda.
Senaraikan Lampiran atau Lampiran di bawah Tandatangan Anda
Di bahagian bawah surat selepas garisan tandatangan adalah tempat yang sepatutnya untuk menyenaraikan lampiran. Jika anda menghantar e-mel, ruang dua selepas tandatangan dan kemudian masukkan lampiran dengan notasi ringkas seperti "Lampiran: Resume untuk Jane K. Doe." Jika anda menghantar surat melalui perkhidmatan pos, anda akan menambah notasi secara ringkas penutup dua baris di bawah tandatangan. Anda boleh menulis perkataan "enclosure" (Contoh: "Lampiran: Ringkasan Pasar Bulanan") atau gunakan singkatan perniagaan umum "enc" ("Enc: Resume untuk John K. Doe)
Petua Tambahan untuk E-mel Perniagaan
Cara Nama Lampiran: Pemformatan adalah penting apabila menghantar e-mel perniagaan. Nama fail lampiran harus dikaitkan dengan e-mel anda. Sertakan nama anda, penerangan ringkas subjek dan tarikh e-mel. Sekiranya terdapat lebih daripada satu halaman ke lampiran anda, nyatakan juga.
Lampirkan Foto Cekap: Jika anda menghantar foto, pastikan anda memangkas foto anda untuk menunjukkan hanya apa yang berkaitan dan dalam saiz kecil atau sederhana yang akan memuat turun dengan cepat pada komputer atau peranti penerima anda.
Pastikan Semua Termasuk Semua: Sebelum anda menutup meterai atau tekan butang hantar, pastikan penutupan anda berada dalam sampul surat atau anda telah melampirkan dokumen anda ke e-mel anda. Ramai perekrut dan perniagaan lain boleh membuang surat yang tidak termasuk lampiran yang diminta. Ia juga memberi kesan kepada penghantar yang cuai.
