Surat perniagaan mungkin termasuk lampiran yang meneruskan maklumat dalam surat atau memberikan butiran tambahan untuk pemahaman yang lebih baik. Lampiran istilah sering ditukar dengan penggelapan istilah. Walaupun persamaan mereka, mereka bukan satu dan perkara yang sama. Memahami perbezaan antara kedua-dua dan bagaimana untuk menyebutnya dalam surat perniagaan anda akan membuat lebih profesional dan bahkan memberi anda daya saing.
Petua
-
Apabila memetik lampiran atau lampiran dalam surat perniagaan, perhatikan fail yang dilampirkan atau nama dokumen dalam kurungan.
Lampiran vs Lampiran
Pertama, pastikan anda memahami perbezaan antara lampiran dan lampiran. Walaupun kedua-duanya membolehkan anda memberi lebih banyak maklumat dan sumber tambahan, mereka mewakili pelbagai perkara.
Seperti namanya, lampiran adalah dokumen atau fail yang dilampirkan kepada surat. Ia dianggap sebagai sebahagian daripada surat itu kerana ia menyoroti perkara utama, menawarkan lebih banyak maklumat atau menyokong kenyataan anda. Apabila anda menulis surat, rujuk kepada dokumen yang dilampirkan. Sebagai contoh, anda boleh melampirkan kontrak dan menyebutnya dalam surat bersama-sama dengan maklumat yang berkaitan dengan apa yang diperlukan.
Sebaliknya, lampiran adalah dokumen berasingan. Sebagai contoh, jika anda menghantar surat perniagaan kepada pasangan baru yang berpotensi, anda boleh menyertakan risalah, kajian pasaran atau carta perbandingan. Ia tidak perlu merujuk kepada dokumen ini dalam surat itu. Pilihan terpulang kepada anda.
Lampiran dalam Teks
Apabila memetik maklumat dari dokumen lain dalam teks, gunakan tanda kurung sama ada melalui pos atau surat elektronik. Perhatikan fail yang dilampirkan atau nama dokumen dalam kurungan. Dengan mengandaikan surat merujuk kepada aduan telefon, petikan itu akan mengandungi nama dokumen aduan, seperti: (Disertakan: Jurnal Perkhidmatan Pelanggan, 1/5/2017).
Petikan dalam teks menambah maklumat tambahan kepada kandungan surat tersebut. Kutipan ini mungkin merujuk kepada data spreadsheet, transkrip atau surat lain. Gunakan nama fail mudah dibaca yang menerangkan dokumen. Jika dokumen itu dicetak, tajuknya dengan cara yang sama. Ia juga boleh diterima untuk menetapkan lampiran dengan huruf abjad, seperti "Lampiran A."
Bagaimana Rujukan Lampiran Pelbagai
Selain menggunakan petikan lampiran teks, juga ingatkan pembaca lampiran pada akhir surat. Di bawah nama penanda tangan di penjuru kiri bawah, ketik "Lampiran." Ia adalah pilihan untuk menyenaraikan nama semua lampiran di akhir surat, tetapi amalan yang baik terutama jika terdapat banyak daripada mereka. Ini akan memberikan idea yang lebih baik kepada penerima apa yang diharapkan dan yang mana fail yang dia perlukan paling banyak.
Cara Menggunakan Lampiran
Lampiran tidak sering dirujuk dalam teks sebenar, tetapi ini bukan peraturan yang keras. Sekiranya lampiran disebut dalam surat perniagaan atau memo, gunakan kaedah yang sama yang diterangkan untuk lampiran. Contoh-contoh kandang termasuk resume atau permohonan. Fail-fail ini dirujuk pada akhir surat di bawah nama dicetak penanda di sepanjang margin bawah kiri.
Gunakan "Lampiran" untuk satu kandang dan "Lampiran" untuk lebih daripada satu. Ia juga boleh diterima untuk menambah jumlah item yang disertakan, seperti Lampiran: 4. Sekiranya dokumen dinyatakan dalam surat tetapi tidak disertakan dengannya, perhatikan ini sebagai "w / o Lampiran."
Format Kerajaan yang Disyorkan
Dalam surat-menyurat kerajaan, pembezaan kadang-kadang dibuat antara surat perniagaan dan memo. Dengan huruf, sebutan disebut sebagai "Lampiran," manakala memo biasanya merujuk kepada mereka sebagai "lampiran." Dokumen ini sering dirujuk dalam teks mengikut huruf abjad yang diberikan, seperti "Lampiran A."
Senaraikan semua lampiran atau lampiran, walaupun halaman kedua diperlukan untuk melakukannya dengan betul, menyatakan "Lampiran: Halaman 2." Jika dokumen yang dirujuk tidak tersedia, ini diperhatikan dengan memasukkan "w / o encl." untuk membiarkan pihak penerima mengetahui bahawa dokumen itu tidak tersedia dan tidak disertakan. Semak dengan entiti kerajaan tertentu untuk spesifikasi templat atau garis panduan format yang unik.
