Syarikat sering membuat permintaan untuk cadangan (RFP) apabila mereka mempunyai projek yang mereka mahu siap. RFP adalah permintaan kontraktor untuk membida projek-projek syarikat-syarikat ini merancang. RFP menyatakan deskripsi projek, kelayakan, maklumat masa dan maklumat lain mengenai projek. Kontraktor menerima RFP dan mesti menentukan sama ada mereka mahu membuat cadangan untuk tugas tersebut. Syarikat yang mengeluarkan RFP menerima cadangan sehingga tarikh tertentu dan kemudian memilih satu kontraktor untuk memberi projek kepada.
Terangkan syarikat anda. Langkah pertama dalam membuat RFP adalah untuk menerangkan syarikat anda. Nyatakan panjang masa perniagaan, produk atau perkhidmatan yang ditawarkannya dan butir-butir lain yang menggambarkan syarikat.
Nyatakan penerangan projek. Terangkan dengan terperinci apa yang anda cari. Termasuk apa projek, lokasi projek dan tujuannya. Terangkan fungsi projek dan objektif projek.
Spesifikasi garis besar. Berikan spesifikasi yang tepat mengenai projek ini. Adalah penting untuk memberikan kontraktor bidaan semua maklumat yang mereka perlukan untuk berjaya menyelesaikan satu cadangan yang menyeluruh dan tepat untuk tugas tersebut.
Nyatakan tarikh akhir. Butiran tawaran mengenai garis masa projek. Nyatakan apabila anda menjangkakan projek akan bermula dan tarikhnya perlu diselesaikan. Berikan tarikh akhir untuk penyerahan cadangan oleh kontraktor yang memilih untuk membida kerja.
Terangkan cara untuk kontraktor menjawab. Beri arahan kepada kontraktor yang memaklumkan kepada mereka di mana untuk menghantar cadangan mereka dan kaedah yang boleh diterima. Anda mungkin lebih suka menerima mereka melalui pos atau anda boleh memilih untuk menerima faks atau e-mel yang mengandungi cadangan. Termasuk nama kenalan dan nombor telefon untuk membolehkan kontraktor memanggil maklumat lanjut mengenai projek atau menjawab soalan.
Terangkan bagaimana pemenang projek akan dipilih. Sertakan kriteria yang anda akan gunakan untuk membuat keputusan syarikat mana yang akan disewa. Terangkan perkara-perkara yang sangat penting termasuk kepentingan kontraktor yang menghantar cadangan yang lengkap dan tepat dan menghantarnya mengikut tarikh akhir.
