Robert Kent, bekas dekan Harvard Business School, berkata yang terbaik: "Dalam perniagaan, komunikasi adalah segalanya." Selalunya dipanggil kemahiran lembut, komunikasi menyediakan hubungan penting antara semua fungsi teras dalam organisasi. Apabila kakitangan dan pentadbiran berkesan terlibat dalam semua bentuk komunikasi bertulis dan lisan, organisasi meningkatkan keuntungan dan kredibiliti dalam komuniti perniagaan.
Menyeragamkan kaedah komunikasi. Setiap individu dalam organisasi mempunyai gaya komunikasi pilihan: e-mel, mel suara, memo, intranet syarikat atau perbualan bersemuka. Masalah timbul apabila pekerja sangat bergantung pada satu kaedah tertentu, seperti memo, dan mengelakkan berurusan secara langsung dengan rakan sekerja. Jika anda seorang pengurus atau penyelia, jelas menunjukkan kaedah komunikasi pilihan untuk situasi tertentu kepada semua pekerja.
Menggalakkan lebih banyak komunikasi tatap muka. Pekerja boleh mahir berkomunikasi maklumat faktual secara elektronik menggunakan e-mel, intranet, faks dan mel suara. Tetapi mereka mesti menggunakan pendekatan yang lebih langsung apabila berurusan dengan emosi manusia; contohnya, promosi, demografi, teguran, perbezaan pendapat dan mesej ucapan tahniah.
Amalkan mendengar aktif. Lebih jauh hanya mendengar kandungan ucapan seseorang. Dengarkan seluruh orang dengan teliti mengamati ekspresi wajah, gerak isyarat dan perubahan postur. Dengar tanpa penghakiman dan jangan mengganggu. Pada selang masa yang sesuai, nyatakan semula apa yang anda fikir anda telah mendengar dan minta pekerja untuk penjelasan lanjut.
Hormati kepelbagaian. Tempat kerja tidak lagi menjadi homogen; pekerja mencerminkan perbezaan umur, bangsa, etnik, kebolehan fizikal dan orientasi seksual. Sebagai pengurus atau penyelia, anda harus sedar tentang gaya komunikasi dan kerja yang berbeza. Sebagai contoh, beberapa pekerja Asia mungkin tidak selesa dengan hubungan mata langsung. Dalam kes ini, komunikasi tatap muka boleh menjadi janggal dan tertekan.
Meningkatkan penyertaan pekerja semasa mesyuarat. Menetapkan fasilitator yang berbeza pada setiap mesyuarat; ini akan memberi setiap pekerja peluang untuk meningkatkan kepimpinan dan kemahiran berkomunikasi. Mulakan setiap pertemuan dengan pemecah ais yang berbeza dan secara aktif mendapatkan pendapat pekerja yang lebih senyap.
