Mesyuarat belanjawan adalah penting kerana mereka membenarkan anda membentangkan kepada bos atau atasan anda di mana projek anda berdiri dari segi anggarannya. Dalam mesyuarat, anda boleh membincangkan peningkatan atau penurunan kemungkinan untuk belanjawan yang diperuntukkan dan menyarankan cara untuk mengurangkan biaya untuk memastikan belanjawan anda berada di landasan. Mesyuarat belanjawan juga membolehkan anda untuk merayu kes anda untuk lebih banyak dana untuk projek atau kerja anda. Keseluruhan mesyuarat belanjawan menentukan bagaimana sebuah jabatan atau syarikat melakukan kewangan, dan menetapkan matlamat dan had untuk mengawal wang dan tetap menguntungkan. Ia agak mudah untuk mengadakan mesyuarat bajet.
Perkara yang anda perlukan
-
Persidangan atau bilik mesyuarat
-
Perkhidmatan e-mel
Tentukan siapa yang patut menghadiri mesyuarat belanjawan. Lazimnya, anda perlu menjemput CFO, VP kewangan atau orang lain syarikat anda di pasukan pengurusan syarikat yang bertanggungjawab terhadap kewangan. Jika anda bekerja untuk syarikat yang lebih besar, jemput orang di pejabat anda yang menguruskan wang itu, seperti pengawal atau pengurus jabatan perakaunan. Anda juga harus menjemput bos anda, pengurus projek dan mana-mana ahli kakitangan kanan yang disambungkan ke projek atau jabatan anda.
Semak jadual semua orang yang anda jemput ke mesyuarat. Cari pembukaan umum apabila semua orang dijadualkan berada di bandar dan di pejabat. Beberapa alat pejabat, seperti Microsoft Outlook, membolehkan anda melihat jadual dan ketersediaan rakan sekerja yang lain.Sekiranya anda tidak dapat mengakses jadual semua orang, minta pembantu atau individu mereka sendiri apa yang kelihatan seperti mereka akan datang.
Pilih tempoh mesyuarat, seperti 30 atau 60 minit. Sediakan masa yang cukup untuk membentangkan maklumat belanjawan dan biarkan ruang untuk soalan dan masa perbincangan. Jika anda fikir ia akan membawa anda satu jam untuk membentangkan maklumat anggaran, pilih jangka masa 90 minit untuk membolehkan masa tambahan.
Pilih hari dan masa untuk mesyuarat berdasarkan apabila semua orang ada dan tempoh mesyuarat. Jika mesyuarat anda akan berlangsung selama 90 minit, pilih slot masa 90 minit pertama apabila semua orang boleh didapati.
Kirimkan pemberitahuan permintaan mesyuarat melalui e-mel, dan minta semua penerima membalas untuk menunjukkan sama ada mereka menerima permintaan mesyuarat atau tidak dapat membuatnya. Atau, tetapkan mesyuarat cara lama dengan membuat tempahan secara peribadi atau melalui pembantu attendee. Apabila anda meminta mesyuarat sama ada secara peribadi atau melalui e-mel, secara ringkas memberikan gambaran peringkat tinggi agenda mesyuarat: pemotongan anggaran, laporan kewangan, status belanjawan dan sebagainya.
Menjadual semula mesyuarat jika orang yang perlu berada di sana tidak dapat hadir. Pilih slot tersedia seterusnya apabila pengawas kewangan dan orang lain yang diperlukan tersedia untuk jangka waktu mesyuarat yang telah dirancang.
Ingatkan semua peserta mengenai mesyuarat yang akan datang itu minggu atau pagi itu. Jika anda menghantar permintaan mesyuarat melalui e-mel, perisian mungkin mengingatkan peserta secara automatik dengan pemberitahuan elektronik.
Petua
-
Tetapkan mesyuarat belanjawan yang berulang untuk bertemu dengan orang yang sama setiap bulan atau minggu untuk membincangkan belanjawan projek atau jabatan.
