Meletakkan buku tahunan bersama mengambil masa dan wang. Oleh itu, ramai kakitangan mencari iklan, pengutip dana dan penaja perniagaan untuk membantu dengan keperluan kewangan kakitangan. Penaja boleh menjadi sebahagian daripada pembiayaan untuk buku tahunan, tetapi ia adalah idea yang baik untuk meneliti penaja berpotensi pertama sebelum menghubungi mereka untuk meminta sokongan kewangan. Hubungan baik boleh menjadi ibu bapa ahli kakitangan buku tahunan, fakulti dan anggota staf sekolah, atau ahli komuniti seperti pemilik perniagaan.
Perancangan Awal
Sebelum menulis, berjumpa sebagai kakitangan dan menilai keperluan kewangan. Kebanyakan kakitangan bertemu pada akhir musim panas, sebelum tahun sekolah bermula, untuk membuat senarai keperluan pembiayaan. Contohnya, pertimbangkan kamp buku tahunan, acara hari menandatangani atau baju kerja T-shirt. Ini semua kos wang, selain daripada kos sebenar penerbitan buku tahunan. Sebaik sahaja senarai dan bajet anda teratur, bawa atau cari Internet untuk perniagaan tempatan untuk menaja buku tahunan anda dan menyokong keperluan kewangan anda. Kakitangan boleh menghantar surat kepada ibu bapa sekolah dan kakitangan, tetapi adalah idea yang baik untuk menjaga surat penajaan lebih peribadi.
Greetings and Introductions
Setiap surat yang hebat bermula dengan ucapan yang baik dan pengenalan siapa anda. Jika menyasarkan perniagaan tertentu, lakukan penyelidikan dan alamat surat kepada pengurus atau pemilik perniagaan itu. Membuatnya secara peribadi adalah penting apabila meminta bantuan kewangan atau penajaan. Selepas salam, sudah tiba masanya untuk memperkenalkan diri anda, kakitangan buku tahunan dan sekolah yang anda perwakilan. Anda tidak mahu mendapatkan permintaan itu lagi; hanya bercakap tentang siapa anda. Ini mungkin masa yang baik untuk menyebut peranan anda dalam komuniti, apa-apa anugerah buku tahunan telah dimenangi atau mungkin tema buku itu.
Jelas Niaga
Selepas pengenalan, dapatkan tujuan surat tersebut. Beritahu mereka dengan tepat apa yang anda perlukan dan apa yang anda ingin lakukan dengan wang itu. Anda boleh mencadangkan jumlah tertentu untuk derma, seperti $ 20, $ 50, $ 100 atau $ 200. Adalah bermanfaat untuk menyebut manfaat hadiah mereka, seperti potongan cukai dan bantuan kepada kakitangan dan kepada masyarakat. Anda juga boleh menyebut bagaimana anda berhasrat untuk menghormati derma mereka, seperti memberi mereka plak kecil untuk memaparkan atau menawarkan ruang dalam buku tahunan anda untuk mengiklankan perniagaan mereka.
Terima kasih dan ikut serta
Perenggan terakhir surat anda harus memberikan maklumat hubungan anda, termasuk waktu terbaik untuk menghubungi anda. Sertakan satu atau dua baris yang juga menunjukkan apabila anda merancang untuk menghubungi mereka jika anda tidak mendengar kembali.Bergantung kepada kakitangan anda, anda boleh memilih untuk menghubungi mereka melalui telefon, e-mel atau secara peribadi, tetapi pastikan mereka tahu kapan dan bagaimana mereka tidak terkejut. Akhirnya, terima kasih atas masa dan pertimbangan mereka dan nyatakan bahawa anda menghargai apa yang mereka lakukan untuk komuniti anda. Tandat huruf dengan nama anda, diikuti oleh kakitangan dan nama sekolah di bawah tandatangan anda, walaupun sesetengah kakitangan percaya ia lebih peribadi untuk mempunyai seluruh kumpulan menandatangani surat itu.
