Cara Menulis Prosedur Pengendalian Piawai. Prosedur Pengendalian Piawai, atau "SOP," adalah dokumen yang mengandungi arahan tentang cara melaksanakan tugas. Ia memastikan bahawa pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan selamat dan mematuhi peraturan yang berlaku. Anda boleh menulis Prosedur Operasi Standard yang berwibawa dengan mengikuti langkah-langkah ini.
Minta pekerja menggunakan SOP untuk input mereka tentang bagaimana kerja itu perlu dilakukan. Jangkakan dokumen itu untuk menjalani beberapa draf sebelum akhir dapat dihasilkan. Adakah pekerja sendiri mengkaji semula draf untuk cadangan tambahan.
Sediakan draf pertama. Draf ini harus memetakan semua langkah yang diperlukan dalam prosedur ini. Tentukan sama ada langkah besar boleh dipecahkan kepada langkah-langkah yang lebih kecil. Buat carta alir mudah untuk berfungsi sebagai draf pertama yang bernilai.
Tulis halaman pertama termasuk pengenalan ringkas yang memberi gambaran keseluruhan keseluruhan tugas. Dengan cara ini, pekerja yang biasanya membaca dan melakukan satu langkah pada satu masa mesti mempratonton kerja dari awal hingga akhir sebelum bermula.
Sediakan tajuk pada halaman pertama. Ia mesti termasuk nama syarikat dan logo unit perniagaan, tajuk dokumen, tarikh penciptaan dan nombor dokumen tertentu yang diberikan oleh kakitangan kawalan dokumen. Juga termasuk nombor isu yang dijana oleh kawalan perubahan.
Buat jadual terus di bawah tajuk yang bertajuk, "Sejarah dan Kelulusan Pindaan." Sertakan lajur untuk tarikh pengeluaran SOP, perihalan perubahan dan tandatangan untuk pemula SOP, pengurus jabatan dan pengurus Kawalan Mutu. Penerangan mengenai perubahan secara ringkas sepatutnya meringkaskan apa-apa semakan yang dibuat kepada SOP sejak penciptaannya. Setiap semakan mesti ditandatangani oleh pemula.
Mulakan halaman kedua dengan tujuan SOP. Termasuk skopnya, kandungan dokumen, takrif istilah atau singkatan yang digunakan dalam SOP, tanggungjawab kakitangan yang terlibat dalam prosedur dan rujukan kepada dokumen yang SOP bergantung pada, seperti standard perdagangan.
Selesaikan SOP dengan menerangkan prosedur dalam langkah-langkah pendek. Gunakan bahasa yang mudah dan elakkan menerangkan pelbagai langkah dalam ayat yang sama. Sebaik sahaja tugas telah terperinci, tentukan dokumen dan tandatangannya oleh kakitangan kawal selia yang sesuai. Kirimkan SOP ke jabatan kawalan dokumen dan pengurus yang bertanggung jawab untuk melaksanakan prosedur tersebut.
