Mengetahui kapan untuk menulis surat perniagaan formal berbanding e-mel perniagaan boleh datang dengan mudah kepada orang-orang yang selesa menyampaikan mesej dalam pelbagai format; Walau bagaimanapun, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan semasa memilih medium. Faktor seperti kesesuaian, formaliti, kerahsiaan dan juga pangkat atau status penerima harus dipertimbangkan apabila anda membuat keputusan untuk menulis.
Perbezaan Primer
Perkara pertama yang membezakan surat perniagaan dari e-mel perniagaan adalah bahawa surat biasanya dianggap sebagai salinan keras, dan e-mel perniagaan adalah salinan lembut - suatu mesej elektronik. Selepas anda menulis surat perniagaan, anda mencetaknya, meterai dalam amplop, poskan pos dan gunakan perkhidmatan seperti Perkhidmatan Pos A.S. atau syarikat penghantaran semalaman untuk menghantar surat kepada penerima. E-mel perniagaan, sebaliknya, juga terdiri biasanya menggunakan komputer atau alat elektronik, tetapi ia dihantar secara elektronik ke penerima dalam hitungan beberapa detik.
Masa Penghantaran
Surat berita yang paling awal pada umumnya akan tiba adalah hari selepas anda menghantarnya melalui surat siput atau khidmat penghantaran seperti FedEx. Sekiranya anda memerlukan surat untuk tiba lebih awal, anda boleh menyewa kurier untuk penghantaran hari yang sama. Anda akan dikenakan kos dengan sama ada pilihan - sama ada setem pos atau yuran penghantaran. Jika anda ingin mesej segera segera tiba, pilihan terbaik ialah menghantar e-mel perniagaan. Firewall hanya sekadar sedikit halangan yang mungkin melambatkan penghantaran, tetapi pada masa itu, kelewatan itu tidak praktikal.
Kandungan Komunikasi Perniagaan
Jika anda menulis komunikasi rasmi, kemungkinan anda ingin menyampaikan mesej anda dalam surat perniagaan. Contohnya, jika anda menulis mengenai isu kontrak, adalah bijak untuk mendapatkan salinan surat yang bersesuaian. Kelemahan untuk ini adalah bahawa kepingan kertas boleh hilang, dan e-mel perniagaan boleh kekal dalam folder elektronik selama-lamanya. E-mel perniagaan boleh menyampaikan mesej yang sama, tetapi jika perkara yang serius, e-mel perniagaan sering dilihat sebagai kurang formal daripada surat perniagaan. Sekiranya komunikasi anda memerlukan tandatangan dakwat, anda tidak boleh menandatangani e-mel perniagaan dalam dakwat. Walau bagaimanapun, anda boleh memasukkan tanda elektronik atau digital kepada mesej e-mel.
Format E-mel Surat Versus
Menurut Pusat Penulisan Universiti Utara Michigan, format yang lazim digunakan untuk surat perniagaan adalah gaya blok. Setiap bahagian surat itu disusun dengan margin kiri dalam gaya blok tradisional. Kedudukan blok yang telah diubahsuai adalah ucapan tutup dan tandatangan di bahagian tengah bahagian bawah surat itu; format separa blok bermakna perenggan diinden. Jika anda menulis e-mel perniagaan, mudah untuk meniru format blok tradisional dengan menaip ucapan ucapan anda, tubuh dan penutupan penutup dengan margin kiri, kerana jika anda tab untuk indent perenggan dan tutup ucapan, format mungkin kelihatan ganjil, bergantung pada saiz monitor atau skrin dari mana penerima membaca komunikasi.
Mengekalkan Kerahsiaan
Anda boleh menggunakan tanda air pada huruf keras untuk menunjukkan "Rahsia," atau anda boleh menandakan e-mel perniagaan Sulit dengan mengklik salah satu pilihan yang disediakan oleh program e-mel anda. Surat perniagaan atau e-mel perniagaan tidak boleh menjamin kerahsiaan mutlak kerana penerima boleh memfotarkan surat itu atau hanya menghantar e-mel kepada seseorang yang tidak berselawat dengan komunikasi awal. Dalam kedua-dua kes, anda mesti bergantung kepada integriti penerima untuk mengekalkan kerahsiaan surat-menyurat anda.
Status Boleh Membuat Perbezaan
Penyelia yang menulis kepada laporan langsung mungkin menggunakan e-mel untuk menyampaikan mesej tidak formal, seperti pemberitahuan bahawa dia akan keluar dari pejabat. Dia tidak perlu menyediakan kakitangannya dengan surat rasmi untuk surat-menyurat rutin itu. Sebaliknya, jika dia berkomunikasi dengan arahan dasar atau mengeluarkan tindakan pujian atau tatatertib, salinan keras mungkin menjadi format pilihan, dan jika syarikat itu menyimpan rekod kertas. Dalam kes pejabat tanpa kertas, e-mel perniagaan adalah bentuk komunikasi yang diperlukan, tanpa mengira perkara. Dalam satu lagi keadaan, jika laporan langsung menulis kepada penyelianya untuk melepaskan peletakan jawatannya, surat perniagaan yang dihantar dengan tangan membuka pintu untuk perbualan ringkas (jika dikehendaki) mengenai sebab dia meletak jawatan kerana surat itu tidak mengandungi butir-butir tersebut.
