Perakaunan manual melibatkan penggunaan pengarah kertas dan jurnal untuk mencatat transaksi kewangan. Alat ini adalah dari zaman dahulu. Akauntan - sering memakai visors hijau dan armbands hitam - akan menggunakan perakaunan manual untuk membantu mengekalkan skor kewangan untuk syarikat mereka. Perniagaan hari ini mungkin masih menggunakan perakaunan manual untuk beberapa proses. Walau bagaimanapun, kelemahan boleh melemahkan aktiviti perakaunan secara manual.
Mengambil masa
Proses perakaunan yang menggunakan jurnal kertas dan buku panduan atau alat yang serupa memerlukan masa yang banyak untuk menyelesaikan tugas. Akauntan perlu mencari akaun dan jurnal dalam sistem sebelum merekod entri. Memeriksa baki akaun dan mengkaji maklumat juga sukar. Akauntan juga mungkin perlu menembak melalui pelbagai dokumen untuk mencari maklumat yang diminta oleh eksekutif. Menyalin maklumat ini juga mungkin sukar.
Tertakluk kepada Kesilapan
Kesilapan boleh agak kerap dalam proses perakaunan manual. Kesalahan biasa memasukkan maklumat ke dalam akaun yang salah, angka transposasi atau maklumat rakaman ke belakang. Walaupun kesalahan ini juga dalam sistem perakaunan moden, sistem manual tidak mempunyai pemeriksaan dalaman dan baki. Akauntan yang meneliti kesalahan biasanya akan menghabiskan beberapa jam untuk mencari dan membetulkan entri. Akauntan berganda yang bekerja dalam beberapa buku panduan perakaunan manual boleh memburukkan lagi masalah ini.
Kekurangan Keselamatan
Kekurangan keselamatan adalah kelemahan biasa untuk perakaunan manual. Syarikat mungkin tidak dapat menghalang pekerja daripada mengkaji semula data sensitif dalam pencari kertas dan jurnal. Fail yang disalin dan disimpan pada komputer juga mungkin kurang selamat. Ini mungkin membenarkan pekerja menyalahgunakan maklumat kewangan melalui penipuan atau penggelapan. Pekerja yang tidak puas hati juga boleh merosakkan maklumat dan memusnahkan rekod kewangan penting.
Beberapa salinan disediakan
Organisasi besar sering mencari perakaunan manual sukar kerana kekurangan banyak buku lajur dan jurnal. Kebanyakan perniagaan akan mempunyai satu jurnal untuk hutang akaun, akaun belum terima, gaji, aset tetap dan sebagainya. Ini bermakna hanya seorang akauntan yang boleh bekerja di jurnal pada bila-bila masa. Mengasingkan tajuk-tajuk buku ini menjadi penyuling kecil boleh menyebabkan keselamatan kurang dan potensi untuk menduplikasi maklumat dalam sistem perakaunan.
