Menjadi tangan dengan perniagaan anda adalah perkara yang baik, tetapi itu tidak selalu berlaku untuk setiap fasa operasi. Kemasukan data adalah salah satu aspek utama perniagaan di mana langkah ke proses automatik hampir selalu lebih baik. Dalam perniagaan yang sangat kecil di mana pemilik adalah pengendali utama, masih boleh masuk akal untuk melakukan semua entri data secara manual, walaupun peningkatan ke sistem automatik boleh membuat operasi lebih lancar. Bagi syarikat yang mempunyai lebih daripada satu atau dua orang pekerja, ia juga boleh membuat pengertian kewangan untuk beralih dari kemasukan data manual secepat mungkin.
Kelemahan: Ralat Manusia
Cuba seperti yang kita mungkin, manusia lebih cenderung kepada kesilapan daripada komputer. Walaupun sistem komputer mempunyai gangguan kadang-kadang, ia secara umumnya merekodkan data dan menganjurkannya dengan cara yang lebih tepat daripada manusia, dengan kurang memerlukan pemeriksaan ralat. Pemprosesan data manual memerlukan lebih banyak mata untuk memeriksa dan menyemak semula data untuk ketepatan.
Kelemahan: Kelajuan
Ia mengambil banyak masa untuk memasukkan data secara manual. Mesin dan komputer umumnya lebih cepat daripada manusia, yang membebaskan masa untuk pekerja memberi tumpuan kepada perkara lain. Daripada menaip nombor sepanjang hari, pekerja anda boleh menghabiskan lebih banyak masa mengkaji semula inventori, membuat carta atau membuat ramalan untuk pertumbuhan masa depan.
Kelemahan: Kos Tenaga Kerja
Ia membebankan banyak wang untuk membayar orang untuk memasukkan data secara manual, dan ia menjadikan usahawan dan pekerja lain melabur lebih banyak masa mengenai sumbangan terbesar mereka terhadap visi dan misi syarikat. Tugas banyak orang kini boleh diselesaikan oleh seorang, yang bermakna anda memerlukan pekerja kemasukan data yang lebih sedikit, atau daripada anda boleh menggunakan pekerja anda di bidang yang lebih baik melibatkan hadiah mereka untuk mempercepat pertumbuhan syarikat.
Kelebihan: Kos Sistem
Kemasukan data manual tidak memerlukan sistem mahal, mesin dan program. Pemilik perniagaan kecil tidak selalu mempunyai dana permulaan yang besar apabila mendapat operasi berjalan dan keluar dari tanah. Sistem pemprosesan manual membolehkan perniagaan masuk ke dalam permainan tanpa perlu melabur banyak modal berharga ke dalam komputer, mesin dan kaedah pemprosesan komputer.
Kelebihan: Kemudahan untuk Permulaan Kecil
Sesetengah usahawan mempunyai pemahaman yang baik bagaimana untuk menjejaki data di atas kertas menggunakan lembaran lejar, tetapi tidak selesa dengan sistem komputer. Sepanjang masa anda mungkin belajar banyak perkara sekaligus untuk mendapatkan perniagaan anda, mungkin lebih baik untuk sementara menunda pembelajaran sistem kemasukan data. Selagi anda menyimpan rekod yang tepat secara manual, anda boleh menunggu untuk meneroka pilihan itu sehingga seluruh operasi harian anda lebih rutin.
Kelebihan: Meningkatkan Pengawasan
Apabila anda menyimpan rekod dengan tangan, anda mempunyai kawalan ke atas kategori mana setiap nombor individu diletakkan. Jika perniagaan anda mempunyai keperluan unik yang membuat jualan atau trend sukar untuk menjejaki secara automatik, anda mungkin perlu menjejaki nombor-nombor ini dengan tangan.Sebagai contoh, agensi-agensi perkhidmatan sosial yang mencatatkan perubahan dalam dinamika keluarga atau bantuan daripada kesusahan emosi mungkin mendapati kaedah pemprosesan data manual menjadi lebih tepat daripada kaedah automatik.
Peralihan dari Manual ke Kemasukan Data Moden
Walaupun entri data manual kadang-kadang paling mudah dengan perniagaan yang sangat kecil dan membolehkan kos yang lebih kecil dalam mendapatkan bola rolling, sebagai perniagaan tumbuh, begitu juga dengan metodenya. Apabila anda bersedia untuk beralih dari kemasukan data manual kepada sesuatu yang lebih canggih, anda mungkin melihat ke dalam program-program seperti Quicken, QuickBooks, atau program percuma, ZipBooks. Sebarang program spreadsheet boleh membantu anda mengkategorikan langkah-langkah lain, seperti kadar kejayaan program, trend pekerja, atau perubahan dalam dinamik dan unjuran dengan mudah memahami cara. Adalah bijak untuk memasuki beberapa bulan atau tahun data lalu supaya anda dapat melihat trend dalam nombor baru semasa anda memasukkannya. Apabila ragu-ragu, berunding dengan pakar akauntan atau kemasukan data untuk bantuan satu kali atau sebagai biasa sokongan dalam mengekalkan rekod data yang tepat untuk perniagaan anda.
