Pematuhan penuh dengan undang-undang kecil korporat anda bermakna anda mesti menjalankan mesyuarat lembaga pengarah sebagaimana yang ditetapkan oleh undang-undang tersebut. Ahli-ahli mempunyai kawalan ke atas tindakan yang diambil oleh lembaga pada perhimpunan ini, tetapi mereka lebih kurang mengatakan tentang bagaimana pertemuan berlangsung. Minit mesyuarat, yang ditafsirkan oleh mahkamah sebagai dokumen undang-undang, sangat penting bahawa, sebagai perunding perniagaan Carter McNamara meletakkannya, "… jika tidak dalam minit, itu tidak berlaku."
Ketahui apa yang berlaku pada mesyuarat lembaga pengarah biasa dengan mengkaji agenda contoh di Bantuan Pengurusan. Sesuaikan agenda ini agar sesuai dengan budaya dan tujuan syarikat anda. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Melantik seseorang - biasanya setiausaha lembaga itu - untuk mengambil minit mesyuarat. Minit harus mengandungi maklumat yang disyorkan oleh McNamara: nama syarikat, tarikh dan masa mesyuarat, yang memanggil mesyuarat untuk memerintahkan, peserta, usul yang dibuat, konflik kepentingan yang menghalang seorang peserta daripada mengundi, tidak dapat mengundi dan alasan yang diberikan, apabila mesyuarat berakhir dan siapakah minit itu.
Tentukan jika kuorum-paling kurang ahli yang diperlukan untuk mengambil tindakan-adalah hadir. Oleh kerana Jawatankuasa Peguam untuk Hak-Hak Sivil di bawah Undang-undang Buku Undang-Undang Chicago mencadangkan, periksa undang-undang kecil untuk mengetahui berapa banyak ahli yang diperlukan untuk kuorum. Di kebanyakan syarikat, majoriti mudah akan dilakukan. Sebagai contoh, sebuah lembaga dengan sepuluh ahli akan mempunyai kuorum jika enam hadir.
Adakan pengerusi lembaga panggilan mesyuarat untuk memesan, seperti dalam minit sampel dari Bantuan Pengurusan. Setiausaha hendaklah mengambil kehadiran dengan memanggil nama ahli lembaga yang bertindak balas dengan kuat jika mereka hadir.
Tanya jika ahli lembaga menyemak minit dari mesyuarat terdahulu dan jika perubahan dicadangkan. Kemudian tanya ahli lain jika mereka bersetuju dengan perubahan itu. Perhatikan perjanjian dan ketidaksepakatan. Kemudian undi apakah perubahan harus dibuat. Jika undian majoriti ya, umumkan bahawa perubahan akan dibuat dan diedarkan kepada semua ahli untuk kelulusan pada mesyuarat berikutnya.
Tanya kerusi kerusi untuk melaporkan peristiwa sejak mesyuarat terakhir. Perhatikan bagaimana minit sampel McNamara merujuk kepada menunjukkan ahli menggambarkan mesyuarat atau peristiwa yang telah mereka hadiri.
Undi pada usul yang dibuat oleh ahli lembaga untuk mencapai suatu tugas. Contoh usul menyewa konsultan untuk menulis geran, meluluskan senarai cek dan penyata kewangan, dan juga menghantar hadiah kepada pekerja yang sakit.
Memiliki ahli lembaga melaporkan "perniagaan baru", atau acara akan datang. Adakah mereka menghadiri persidangan yang perlu diketahui oleh peserta lain? Atau, adakah mereka meminta nasihat mengenai isu tertentu?
Menangguhkan mesyuarat dan mengumumkan masa ia ditangguhkan. Berikan tarikh, masa dan lokasi mesyuarat seterusnya. Tentukan sama ada lembaga akan terus bertemu dalam sesi "eksekutif" di mana ahli bukan lembaga tidak dibenarkan.
