Piagam adalah dokumen rasmi yang disediakan oleh kelab, kumpulan, perniagaan atau entiti yang memberi keistimewaan, hak dan kuasa kepada mereka yang tersenarai dalam dokumen itu. Contohnya adalah piala yang disediakan untuk pasukan sukan, majlis bandar, dan juga Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu. Mewujudkan piagam bermakna menetapkannya atau membuatnya. Walaupun ia mungkin mengambil sedikit masa menulis, piagam boleh memberi arahan dan perlindungan kepada entiti dengan menggariskan tujuan, matlamat dan keperluan keahlian kumpulan.
Tentukan tujuan organisasi atau entiti. Apakah sebabnya ia wujud? Mengapa ia ditubuhkan? Sebagai contoh, jika anda membentuk kumpulan penulisan, adakah ahli akan mengkritik satu sama lain? Adakah terdapat tarikh akhir bagi semua orang untuk mematuhi, supaya matlamat penulisan dipenuhi? Tulis penerangan ini secara terperinci, jadi tidak ada soalan mengenai tujuan kumpulan itu.
Terangkan hirarki kepimpinan entiti. Siapa yang akan bertanggungjawab? Dalam banyak kumpulan, ada seorang presiden, naib presiden, setiausaha dan bendahari. Sekiranya anda tidak mahu format ini, siapa yang akan bertanggungjawab dalam menjalankan mesyuarat untuk memastikan tiada siapa menguasai perbualan itu? Walaupun ini boleh menjadi individu, ia juga boleh dilakukan oleh jawatankuasa dalam kumpulan. Dan bagaimanakah keahlian ditentukan - melalui undi, permohonan atau janji temu? Komitkan barang-barang ini ke kertas, juga, untuk merujuk kembali nanti.
Senaraikan matlamat kumpulan, dengan langkah-langkah yang jelas tentang bagaimana matlamat ini akan dipenuhi. Sebagai contoh, jika organisasi adalah kumpulan pelaburan, janganlah hanya menyatakan "membuat satu juta dolar." Walaupun ini mungkin matlamat kumpulan, terangkan bagaimana ini akan dicapai dalam langkah-langkah yang boleh diukur.
Ejaan keperluan keahlian, seperti umur, pendidikan atau pengalaman. Walaupun organisasi dan kumpulan swasta mempunyai hak untuk memilih keahlian berdasarkan peraturan mereka sendiri, hanya sedar bahawa piagam itu boleh dicabar secara sah jika keanggotaan dianggap sebagai diskriminasi. Contohnya, jika orang ditolak masuk ke dalam kumpulan berdasarkan keutamaan kaum atau jantina, mereka mungkin mempunyai alasan sah untuk mendakwa.
Taipkan salinan rasmi piagam itu. Mempunyai semua kepimpinan semasa membaca piagam dan menandatangani satu salinan, menunjukkan ia telah diterima secara rasmi. Paparkan salinan piagam tersebut di mana ahli-ahli lain boleh melihatnya semasa mesyuarat, atau memberikan salinan kepada ahli-ahli baru untuk rekod mereka.
