Terdapat beberapa ciri untuk menulis laporan perniagaan yang berkesan. Sebagai contoh, pengurus harus menggariskan laporan mereka terlebih dahulu supaya mereka memasukkan semua maklumat yang diperlukan. Di samping itu, pengurus harus menjelaskan istilah atau kata-kata istimewa yang berada di luar asas pengetahuan pembaca biasa. Walau bagaimanapun, lima ciri utama cenderung untuk menggariskan laporan perniagaan yang paling berkesan.
Kesempurnaan
Laporan perlu lengkap dengan apa yang mereka cuba sampaikan. Cara terbaik untuk memastikan penulisan laporan lengkap adalah memastikan anda menepati semua objektif anda. Sebagai contoh, objektif laporan penyelidikan pemasaran adalah untuk menentukan tahap kepuasan pelanggan dengan produk, harga dan perkhidmatan pelanggan. Di samping itu, matlamat anda mungkin termasuk mengetahui mengapa sesetengah pelanggan berhenti membeli produk atau perkhidmatan anda. Struktur laporan perniagaan yang tipikal termasuk pengenalan, tubuh dan kesimpulan. Anda juga harus menyertakan ringkasan eksekutif untuk pengurus atau kolega yang hanya mempunyai waktu untuk mengimbas hasil laporan Anda. Gunakan mata peluru dalam ringkasan eksekutif anda, dan huraikan hanya mata atau penemuan yang paling penting.
Ketepatan
Laporan anda mestilah tepat apabila menyatakan fakta atau angka. Sebagai contoh, pengurus pemasaran mungkin mahu menyebarkan maklumat kewangan dalam laporan mereka. Pengurus kewangan boleh menyediakan pengurus penyelidikan pemasaran dengan angka jualan dan keuntungan suku tahunan untuk dua tahun yang berbeza. Terserah kepada pengurus penyelidikan pemasaran untuk melaporkan jualan dan keuntungan dengan tepat apabila memasukkannya dalam laporan. Begitu juga, anda perlu menyokong beberapa pernyataan anda dengan rujukan. Oleh itu, anda perlu memastikan anda memahami sepenuhnya kenyataan penulis sebelum membuat sebarang rujukan kepada mereka.
Menggunakan Bahasa Mudah
Mesej dalam laporan anda haruslah mudah, menurut laman web Usahawan. Anda harus menulis laporan anda seolah-olah anda menangani seseorang yang mempunyai pendidikan tinggi. Gunakan perkataan dan penjelasan yang mudah untuk idea atau topik abstrak. Seorang pengurus juga harus mengelak daripada menggunakan istilah teknikal apabila mengarahkan ahli penonton dari luar bidangnya. Contohnya, profesyen penyelidikan pemasaran harus menggunakan kata-kata seperti "pelbagai pilihan" dan "mengisi kosong" sebagai pengganti istilah pemasaran terbuka "terbuka" dan "tertutup," masing-masing. Juga, simpan ayat-ayat pendek dan ke titik.
Ejaan yang betul, Tanda baca dan Kata kerja yang betul
Tidak semestinya ada alasan untuk membuat laporan dengan kesalahan ejaan atau tatabahasa. Sentiasa jalankan laporan anda melalui pemeriksa ejaan pada komputer anda. Mempunyai orang lain menyemak semula laporan anda untuk kemungkinan kesalahan tatabahasa atau penggunaan kata kerja yang salah. Pastikan anda memasukkan koma, tempoh, tanda tanya dan tanda seru di tempat yang sepatutnya semua laporan.
Gunakan Suara Aktif
Suara aktif membolehkan anda menulis dengan kuasa dalam laporan anda, berbanding dengan suara pasif. Gunakan perkataan atau frasa seperti dilaksanakan, diurus dan ditinjau bukannya rakan pasif mereka: melaksanakan, mengurus dan mengukur. Gunakan kata-kata yang berakhir dengan "ed," kerana mereka mewakili suara yang lebih aktif.
