Pengurusan rekod adalah fungsi yang mesti ada dalam syarikat, organisasi bukan untung, agensi kerajaan, agensi sosial, perubatan, perdagangan, kewangan, sekolah, kolej dan universiti dan semua jenis entiti lain yang menghasilkan maklumat yang diperlukan untuk jangka masa tertentu. Isi rumah individu juga perlu mengamalkan pengurusan rekod yang baik. Pengurusan rekod juga merupakan proses yang sistematik, teratur, dirancang dan dikawal untuk menguruskan atau menjejaki kitaran hayat rekod. Rekod boleh menjadi objek kertas ketara atau boleh dalam bentuk digital atau elektronik. Rekod boleh disimpan pada dokumen kewangan, perubatan, bermaklumat, formal, dokumen pejabat, gaji, bentuk kerajaan dan e-mel di antara ratusan jenis rekod lain. Pengurusan rekod menangani tiga fasa kitaran hayat rekod: Penciptaan atau penerimaan rekod; penyenggaraan, simpanan yang selamat, mendapatkan semula, atau penggunaan umum suatu rekod; pelupusan rekod.
Penciptaan Rekod
Penciptaan atau penerimaan rekod adalah apa yang menimbulkan permintaan untuk pengurusan rekod. Sama ada permohonan pekerjaan, invois atau laporan kawalan inventori, sebaik sahaja rekod dibuat, semua fungsi operasi atau pengurusan lain untuk rekod itu perlu digunakan. Satu fungsi proses pengurusan rekod adalah untuk menentukan aliran rekod apabila ia telah dibuat atau diterima. Siapa yang perlu melihat rekod itu? Di manakah rekod itu berlaku selepas semua orang telah melihat atau bertindak ke atas rekod tersebut (seperti merakam pembayaran pada akaun)? Siapa yang bertanggungjawab untuk memastikan penyimpanan rekod selamat? Semua soalan ini memerlukan jawapan yang disampaikan dengan baik.
Mengekalkan Rekod
Mengekalkan rekod itu melibatkan operasi yang dibangunkan untuk menyimpan rekod. Beberapa pertimbangan perlu diwujudkan apabila menyimpan rekod, termasuk membuat rekod yang tersedia untuk mendapatkan semula oleh mereka yang memerlukan rujukan maklumat atau mempunyai akses kepada rekod peribadi. Sisi lain membuat rekod yang tersedia adalah menandakan siapa yang tidak dapat mengakses rekodnya. Apabila rekod itu keluar dari storannya, adalah penting untuk pengurusan rekod yang baik untuk mempunyai sistem di tempat untuk menentukan siapa yang mempunyai rekod, di mana mereka mempunyai rekod dan apabila mereka berhasrat untuk memulangkan rekod. Memastikan penyata rekod yang betul juga merupakan bahagian penting dalam sistem pengurusan rekod. Penyimpanan rekod yang selamat mungkin termasuk menyimpan salinan digital setiap rekod dari premis di pejabat lain atau dalam peti deposit keselamatan di bank. Rekod perlu disimpan di lokasi yang kering dan sejuk untuk mengelakkan kerosakan sama ada kertas atau salinan elektronik. Proses arkib adalah sebahagian daripada fasa penyelenggaraan pengurusan rekod. Menentukan apabila rekod menjadi layak untuk pengarkiban adalah sebahagian daripada pengurusan rekod. Memilih tempat rekod diarkib dan berapa lama rekod yang diarkibkan juga sebahagian daripada fungsi ini. Sesetengah rekod seperti rekod sejarah boleh disimpan untuk kehidupan dan kadang-kadang di luar syarikat. Bagi bandar, negeri, dan perbandaran, rekod sejarah mungkin perlu disimpan untuk tempoh masa yang tidak terhad.
Pembuangan Rekod
Pembuangan rekod dalam tempoh masa yang betul adalah kritikal. Pembuangan kebanyakan rekod harus diselesaikan dengan mencarik. Pertimbangan bagi pelupusan termasuk menentukan berapa lama rekod harus disimpan. Rangka masa untuk menyimpan rekod bergantung kepada jenis rekod tersebut. Beberapa penyimpanan rekod ditentukan oleh peraturan kerajaan seperti rekod cukai, beberapa oleh bank untuk pengurusan pinjaman dan beberapa oleh garis panduan perundangan seperti kertas penubuhan. Ia juga termasuk menentukan bagaimana rekod dilupuskan seperti merobek dalam syarikat atau mengupah syarikat luar untuk menghancurkan dan membangunkan sistem pelupusan pelupusan juga boleh membantu. Penyenaraian yang direkodkan mengikut kategori yang dilupuskan, bagaimana ia dilupuskan dan di mana ia boleh memberi manfaat kepada pengurusan rekod jangka panjang. Selanjutnya, melaksanakan mekanisme tanda tangan untuk pelupusan rekod boleh membantu memastikan semua orang yang perlu tahu tahu sebelum mana-mana rekod dimusnahkan.
Pertimbangan Lain untuk Pengurusan Rekod
Beberapa pilihan lain untuk menampung dengan sistem pengurusan rekod termasuk mendokumenkan dan menyampaikan dasar dan prosedur yang berkaitan dengan semua pengurusan rekod, membangun dan melaksanakan mekanisme dan prosedur kawalan untuk setiap fasa pengurusan rekod dan memastikan sistem pengurusan rekod mudah dan mudah untuk berkomunikasi dan mudah untuk menguruskan.
Sumber untuk Pengurusan Rekod Pembelajaran
Terdapat beratus-ratus sumber yang tersedia untuk mempelajari pengurusan rekod yang berkesan. Sekolah-sekolah teknikal, kolej dan universiti, latihan dalam talian, dan buku rujukan banyak terdapat di kedai buku atau kedai buku kolej tempatan yang boleh membantu mengembangkan sistem pengurusan rekod yang berkesan dan mematuhi undang-undang. Juga sentiasa periksa dengan peraturan tempatan, negeri, dan persekutuan mengenai peraturan khusus untuk pengurusan rekod.
