Anda tidak berpuas hati dengan produk atau perkhidmatan tertentu. Daripada mengeluh kepada rakan dan saudara mara, ambil tindakan dan tulis surat aduan. Selain berkhidmat sebagai rekod tetap terhadap keluhan anda, surat aduan yang ditulis dengan baik boleh memotivasi syarikat yang bertanggungjawab terhadap produk atau perkhidmatan untuk memastikan bahawa anda dan pelanggan lain tidak mengalami masalah ini pada masa akan datang. Buat surat perniagaan yang diformat dengan baik yang mendapat hasil yang positif.
Perkara yang anda perlukan
-
Untuk menulis surat aduan, anda memerlukan yang berikut:
-
Invois dan resit
-
Kertas bon berkualiti tinggi
Buat surat anda menggunakan format penuh blok, yang disukai oleh kebanyakan perniagaan di Amerika Syarikat. Left-justify all parts of the letter. Anda boleh memasukkan kolon atau koma selepas perut dan koma selepas penutupan percuma. Sebagai alternatif, anda boleh meninggalkan tanda baca.
Mulakan tarikh 6 hingga 10 garisan di bawah kepala huruf atau pengepala. Gunakan format Amerika, sebagai contoh, 15 Januari 2011.
Biarkan empat hingga enam garisan antara tarikh dan alamat dalam. Termasuk nama orang hubungan dan tajuk perniagaan. Telefon papan suis syarikat dan minta nama dan tajuk pengurus yang sesuai. Sahkan ejaan yang betul dari namanya. Jika anda tidak dapat mengenal pasti nama, gunakan tajuk yang sesuai, seperti "Pengurus Khidmat Pelanggan."
Tinggalkan dua baris kosong dan masukkan salam. Jangan gunakan "Tuan Yang Terutama atau Madam" atau "Kepada Keprihatinannya." Gunakan nama keluarga penerima dengan tajuk peribadi yang sesuai. Jika anda tidak pasti tentang jantina, gunakan "Dear Chris Smith."
Ruang dua dan mulakan badan surat itu. Gunakan sekurang-kurangnya tiga perenggan untuk huruf itu, meninggalkan ruang ganda di antara mereka. Semasa anda menulis surat anda, rujuk kepada sebarang invois atau dokumen lain yang anda terima dari syarikat. Pastikan semua nama produk, harga dan maklumat lain tepat.
Mulakan pada catatan yang positif. Gunakan perenggan pertama untuk menyatakan kesetiaan anda kepada nama jenama atau syarikat. Sebagai contoh, "Saya selalu menikmati membeli-belah untuk perabot di kedai anda. Saya menghargai nasihat yang menarik yang saya terima dari penghias di kedai anda dan merasa sangat selesa dengan semua pembelian saya."
Gunakan perenggan kedua untuk memasukkan sebarang butiran yang perlu diketahui oleh pembaca untuk memproses aduan anda. Sebagai contoh, "Pada 25 Februari 2011, saya mengarahkan selimut duvet (Order # 5768, cetakan bunga biru, saiz ratu) dari katalog dalam talian anda. Dua minggu kemudian, saya menerima penutup selimut. bau logam, yang berlarutan selepas dua cuci mesin. Enclosed adalah satu salinan pesanan penghantaran. " Jangan hantar salinan resit atau dokumen lain yang asal.
Nyatakan harapan anda dalam perenggan ketiga. Contohnya, "Oleh kerana ciri stim besi tidak berfungsi dengan baik, saya mengharapkan pengembalian dana penuh dan segera sebanyak $ 52.38 ditambah dengan pos yang saya bayar untuk pengembalian besi, saya akan menunggu 4 minggu untuk menjawab anda. dari anda, saya akan menghubungi Biro Perniagaan yang Lebih Baik."
Tinggalkan dua baris kosong dan masukkan penutupan percuma yang sesuai, seperti "Anda benar-benar" atau "Yang ikhlas." Biarkan empat hingga enam baris kosong untuk tandatangan anda. Secara langsung di bawah, masukkan tandatangan yang ditulis dengan typewritten anda.
Ruang dua kali dan masukkan Lampiran.
Petua
-
Gunakan kertas bon berkualiti tinggi. Buat header yang termasuk nama, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel anda. Tuliskan perenggan pendek dan simpan panjang surat ke satu halaman. Gunakan ciri Cetak Pratonton program pemprosesan kata anda untuk memeriksa penempatan menegak surat tersebut. Jika perlu, laraskan jarak. Tanya rakan atau saudara yang dipercayai untuk membaca bukti surat anda. Selain memeriksa ejaan, tanda baca dan kesilapan tatabahasa, rakan atau saudara anda mesti memastikan bahawa nada surat itu sesuai.
