Memo adalah satu bentuk standard korespondensi perniagaan. Mereka ditulis untuk memberi maklumat atau meminta tindakan. Anda boleh menulis memo dalaman atau luaran. Memo luaran dihantar kepada orang di luar organisasi anda. Sebagai contoh, anda mungkin menghantar memo konsultasi kepada perunding profesional yang meminta cadangan untuk projek tertentu. Anda mungkin meminta perunding menghantar tawaran untuk projek, kerangka waktu untuk menyelesaikan dan beberapa contoh kerja melalui memo.
Tulis tajuk untuk memo perundingan anda. Tajuk mengandungi empat baris, masing-masing dengan label tertentu: Ke, Dari, Tarikh dan Subjek. Nama anda dan nama syarikat anda masuk ke baris pertama. Baris kedua mengandungi nama semua perunding profesional yang anda hantarkan memo kepada. Garis ketiga adalah tarikh yang anda merancang untuk menghantarnya dan baris keempat harus menjelaskan subjek memo hanya dengan beberapa perkataan, seperti "Permintaan Cadangan Reka Bentuk Web."
Terangkan maksud memo perundingan anda dalam perenggan pertama. Memo pada umumnya ringkas dan tepat. Biar perunding tahu apa jenis projek yang anda perlukan selesai dan anda sedang mencari cadangan dari profesional yang berkelayakan.
Bincangkan butiran projek anda dalam beberapa perenggan seterusnya. Butiran ini mungkin termasuk apa-apa belanjawan atau tarikh akhir yang anda miliki, mengikut tarikh yang anda ingin menerima cadangan, apa yang anda ingin dimasukkan dalam cadangan dan proses yang anda akan gunakan untuk memilih perunding.
Senaraikan maklumat hubungan anda pada awal perenggan penutupan. Biarkan perunding tahu cara terbaik untuk menghubungi anda dan bagaimana anda lebih suka menerima maklumat yang anda minta, seperti melalui mel atau melalui e-mel. Ingatkan perunding tarikh akhir untuk bertindak balas. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada para perunding untuk masa mereka.
