Banyak organisasi bukan keuntungan dan pendidikan memerlukan sokongan dermawan untuk mengekalkan operasi. Pesta pengumpulan dana adalah salah satu cara terbaik untuk mengumpul dana untuk program seni, sekolah, hospital, kumpulan advokasi dan lain-lain. Peristiwa-peristiwa ini boleh kelihatan rumit untuk merancang dan menganjurkan. Mulakan dengan senarai semak yang baik, buat kalendar dan mintalah sukarelawan untuk membantu. Mulai bulan sebelum tarikh jamuan, dan menempah lokasi, katering, bakat dan hiburan anda awal.
Jadualkan acara dan belikan buku perancangan atau notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) dengan ketat untuk acara tersebut. Mengekalkan folder untuk rekod, kenalan, kad perniagaan, resit, senarai sukarelawan, tempahan, menu dan semua butiran yang akan timbul sebelum, semasa dan selepas acara tersebut. Dapatkan pembantu seawal mungkin, seperti penyelaras sukarelawan, dan mulakan tugasan tugasan.
Anggarkan acara tersebut. Sebaik sahaja anda mengetahui jumlah kepala maksimum tempat, angka kos untuk memperuntukkan setiap orang untuk makanan, minuman, beg hadiah dan lain-lain item dalam senarai. Gambarkan kos bagi setiap catatan pada senarai semak, seperti peralatan, kos kakitangan, sewa, yuran perkhidmatan, ganjaran dan lain-lain. Harga tiket dan dana yang dibangkitkan akan meliputi kos ini, tetapi pengeluaran awal akan termasuk sejumlah deposit dan kos pendahuluan.
Cari dan dapatkan kemudahan untuk mengadakan jamuan. Ini boleh menjadi hotel utama, restoran besar yang menyambut pihak swasta, tempat tidur dan sarapan atau rumah bersejarah. Anda perlu mengetahui kapasiti maksimum sehingga anda tidak melampaui undangan untuk tetamu, atau menjual lebih banyak tiket daripada ruangan yang akan dibenarkan. Kebanyakkan pertubuhan yang berkualiti akan mempunyai kakitangan untuk membantu perancangan, serta katering dan perkhidmatan lain di dalam rumah.
Buku tuan majlis anda (MC). Semak dengan agensi bakat tempatan. Jika anda ingin menempah akta "nama" atau selebriti, anda perlu memulakan jauh sebelum tarikh yang dijangkakan kerana sesetengahnya mempunyai jadual yang sangat sibuk. Hubungi ejen dan pengurus untuk hiburan dan menempah semua bakat.
Urus undi, tiket, program, dan apa-apa perkara lain yang dicetak seperti risalah organisasi yang mana dana sedang dibangkitkan. Sekiranya anda akan mengadakan lelongan, mula mendapatkan barangan yang disumbangkan. Pasukan sukarelawan boleh mengendalikan tanggungjawab tersebut. Lelongan senyap tidak perlu pelelong, tetapi lelongan pembida akan. Tentukan jika MC anda akan melakukannya, atau jika anda memerlukan pakar yang berasingan. Jemputan mel ke senarai penderma organisasi. Pastikan untuk ambil perhatian bahawa acara itu separa rasmi. Tentukan apa-apa pada tetamu tertentu perlu tahu di luar tarikh, masa, tempat dan tetamu istimewa atau hiburan. Pastikan untuk mempromosikan lelongan anda.
Mengiklankan acara itu melalui surat berita, pengiklanan dalam talian, akhbar tempatan dan stesen radio yang membawa PSA (Pengumuman Perkhidmatan Awam) untuk bukan keuntungan. Stesen televisyen tempatan juga mungkin mempunyai kalendar peristiwa, dan program berita tempatan boleh melakukan wawancara pendek atau palam untuk acara itu, jadi mempunyai semua butiran siap.
Bercakap dengan chef tempat, atau bersiaplah di luar katering. Memutuskan sama ada untuk menyediakan bufet atau perkhidmatan penuh, makanan berlapis. Beritahu dia belanjawan anda dan kiraan kepala yang dijangkakan. Ini boleh dimuktamadkan dengan lebih dekat, tetapi lebih baik untuk menyediakan lebih ramai orang daripada yang anda harapkan daripada kurang memenuhi keperluan sebenar.
Sentiasa berhubung dengan sukarelawan, rakan sekerja dan semua kakitangan yang bekerja dalam acara tersebut. Berikan pembantu khas kepada setiap selebriti atau kumpulan hiburan untuk membantu dengan apa-apa semasa acara tersebut. Bertemu dengan semua sukarelawan terlebih dahulu untuk memastikan mereka tahu bagaimana untuk berpakaian, apa yang harus dilakukan, di mana untuk menjadi, dan lain-lain.
Tiba di lokasi acara lebih awal pada hari untuk menghias dan menubuhkan ruang. Jika anda pergi untuk menyediakan diri anda, kembali dengan banyak masa untuk memenuhi tetamu istimewa, celebs dan hiburan dan mengarahkan mereka ke tempat mereka akan duduk, bekerja atau menunggu di belakang pentas. Sekiranya anda mempunyai band live, mereka akan muncul awal untuk membuat dan melakukan pemeriksaan bunyi. Mengawasi butir-butir terakhir bersatu, dan nikmati acara tersebut. Selepas itu, pastikan semuanya dibersihkan dan semua kakitangan atau kakitangan utama dibayar. Kumpulkan sampul surat sumbangan dan berikan kepada orang yang sesuai yang mewakili organisasi.
