Semua syarikat yang mengupah dan menyelenggarakan pekerja harus menjaga file karyawan atau personil untuk setiap karyawan yang mereka sewa. Pengurus sumber manusia mesti berhati-hati untuk tidak memasukkan maklumat sensitif dalam fail pekerja am, seperti rekod perubatan, kewangan, jenayah atau keselamatan. Maklumat jenis ini mesti disimpan di lokasi yang dijamin, mengikut undang-undang negeri dan persekutuan. Maklumat lain yang tidak sensitif perlu disimpan dalam fail pekerja yang berdedikasi untuk membolehkan semakan pekerja atau digunakan sebagai bukti dalam litigasi pekerjaan.
Rekod Pekerjaan Awal
Maklumat mengenai komunikasi pra-pekerjaan, keterangan kedudukan, salinan permohonan pekerjaan awal, resume, nota wawancara, tawaran pekerjaan, apa-apa borang pengesahan yang ditandatangani, seperti membaca dan memahami buku panduan pekerja, hendaklah disimpan dalam fail pekerja.
Maklumat Gaji, Gaji Dan Cukai
Jenis dokumen ini termasuk rekod kunci masa, borang W-4 yang diselesaikan oleh pekerja, rekod kehadiran, kebenaran deposit langsung, kenyataan W-2 tahunan dan mandat sokongan kanak-kanak yang mempengaruhi gaji pekerja rumah tangga.
Penilaian Prestasi, Ulasan Dan Insiden
Sekiranya syarikat anda menjalankan ulasan prestasi berkala, salinan setiap ulasan mengenai pekerja tertentu harus diletakkan di dalam fail kakitangan pekerja. Di samping itu, sebarang kejadian yang berkaitan dengan pertikaian dengan pekerja atau pengurusan lain, isu tingkah laku, pola ketiadaan, prestasi kerja yang lemah dan amaran bertulis hendaklah dinyatakan dalam fail.
Latihan Dan Pendidikan
Banyak jawatan memerlukan latihan awal, pendidikan atau pensijilan awal dan berterusan. Majikan hendaklah menyimpan rekod semua program latihan yang dilengkapkan oleh pekerja. Jika pekerja telah dikeluarkan sijil siap untuk kursus tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan, satu salinan harus disimpan dalam fail.
Kenalan dan Faedah Kecemasan
Semua majikan perlu menyimpan senarai kenalan kecemasan untuk setiap pekerja dalam fail tanpa mengira sama ada persekitaran kerja adalah berbahaya. Di samping itu, semua manfaat yang berkaitan dengan kedudukan pekerja harus direkodkan. Faedah termasuk cuti berbayar, insurans perubatan, program pembayaran tuisyen dan liputan lain.
