Senarai semak kawalan dalaman untuk pemeriksa cek berbeza antara organisasi. Setiap syarikat mesti menentukan pelan yang kukuh untuk pengurusan risiko untuk menghapuskan potensi kecurangan dan mencegah penipuan. Bagi sesetengah entiti, proses bermula dengan memerintahkan cek dan jarak dari penyimpanan cek kepada keperluan untuk dua penandatangan atau kelulusan khas untuk cek yang melebihi jumlah tertentu. Secara berkala mengkaji peraturan untuk memastikan mereka merangkumi amalan terbaik.
Dasar Bertulis
Sediakan dasar atau kawalan dalaman secara bertulis yang menyatakan kawalan organisasi untuk cek daripada pesanan dan penerimaan untuk menandatangani sebenarnya. Alat rekabentuk yang terdiri daripada dokumen dan rekod untuk merekodkan semua transaksi dan transaksi penulisan cek. Pastikan kemudahan itu mempunyai storan yang mencukupi dan program komputer mempunyai keselamatan kebenaran yang mencukupi.
Stok Semakan Kos
Banyak organisasi mempunyai individu atau penjaga yang bertanggungjawab untuk menyimpan kunci kawalan untuk stok kosong. Proses ini mungkin melibatkan langkah-langkah berikut: merakam tarikh penghantaran cek kosong dan menunjukkan urutan cek yang diterima. Masukkan nombor cek yang hilang pada helaian kawalan. Individu yang menerima batasan cek kosong mesti tarikh dan menandatangani untuk setiap penghantaran. Di samping itu, rekod tarikh dan urutan cek yang tidak digunakan kembali ke storan. Sahkan cek terakhir yang dikeluarkan; ini memastikan urutan cek tetap utuh.
Pemeriksaan & Imbangan Bebas
Pemeriksaan dan keseimbangan bebas untuk membuat praktik terbaik ketika datang ke kontrol internal untuk penandatangan cek. Ini termasuk memastikan jumlah cek, penyesuaian mempunyai jumlah yang betul, termasuk pemeriksaan ulama, membandingkan aset dengan akauntabiliti yang direkodkan, kawalan berkomputer. Di samping itu, kajian semula laporan perakaunan, seperti laporan imbangan jejak umur dan laporan automatik lain.
Ulasan Pentadbiran
Kadang-kadang tidak praktikal untuk organisasi untuk membahagikan tugas; dalam hal ini, pentadbir harus melakukan tinjauan rutin untuk memastikan integritas proses penulisan cek. Hanya tandatangani cek dengan dokumentasi yang betul dan pastikan individu menandatangani cek mel melampirkan cek dari pejabat. Sekiranya mungkin, jangan mengembalikan cek kepada orang yang mengekalkan pembayaran tunai dan rekod yang perlu dibayar. Sebagai perkara dasar, jangan buat cek yang perlu dibayar kepada "Tunai."
Akaun berasingan
Menetapkan sekurang-kurangnya dua akaun bank berasingan untuk syarikat anda. Deposit semua dana dan resit dalam akaun pertama. Pindahkan dana yang mencukupi ke dalam akaun kedua untuk menutup cek yang anda tulis. Ahli lembaga atau individu lain yang ditetapkan hendaklah mempunyai kebenaran untuk memindahkan dana ke dalam akaun. Di samping itu, buat akaun berasingan untuk daftar gaji; sekali lagi, pindahkan hanya jumlah yang diperlukan untuk memenuhi gaji.
Tandatangan
Sesetengah papan mungkin memerlukan dua tanda tangan pada cek. Walau bagaimanapun, mendapatkan dua tandatangan boleh menjadi rumit dan memerlukan pemeriksaan kosong ditandatangani terlebih dahulu. Sekiranya dasar ini tidak berfungsi untuk organisasi anda, tukar dasar kepada keperluan satu penandatangan kepada jumlah dollar tertentu. Juga, buat deposit langsung untuk pekerja dan gunakan perkhidmatan gaji pihak ketiga.
