Mempunyai kawalan kukuh terhadap kewangan syarikat anda adalah bahagian penting dalam menjalankan perniagaan. Ini termasuk menguruskan bukan tunai syarikat sahaja tetapi juga hutangnya. Walaupun terdapat beberapa cara untuk melakukan ini, salah satu yang lebih berkesan adalah menggunakan sistem perakaunan debit dan kredit. Adakah anda memahami maksud debit dan kredit, walaupun? Lebih penting lagi, adakah anda memahami perbezaan antara kedua-dua istilah ini merujuk kepada perniagaan anda dan bagaimana ia berbeza daripada apa yang anda gunakan sebagai pengguna?
Jika anda sedikit kabur tentang perbezaan antara kredit dan debit, anda tidak bersendirian. Yang berkata, semakin banyak yang anda faham tentang kredit dan debit, lebih baik anda memahami bagaimana perniagaan anda membelanjakan wangnya. Jika anda ingin benar-benar mendapatkan pegangan dalam kewangan syarikat anda tetapi mendapati diri anda tidak pasti dalam bidang ini, tempat terbaik untuk memulakan pembelajaran adalah dengan definisi debit dan kredit.
Apakah Debit?
Debit adalah urus niaga yang membuat perniagaan anda membiayai wang. Ini mungkin mudah dibaca, tetapi ia adalah topik yang lebih rumit daripada yang disedari. Terdapat pelbagai jenis debit di dunia perniagaan, dan membuat mereka keliru boleh merosakkan buku anda jika anda tidak berhati-hati. Mujurlah, ada cara mudah untuk mengingati jenis debit yang paling biasa, jadi anda tidak menghadapi masalah ini.
Sekiranya anda menghadapi masalah mengesan debit apa, fikirkan perkataan DEAL. Anda boleh menggunakan ini untuk mengingati bahawa semua debit adalah Draw, Perbelanjaan, Aset atau Kerugian. Dalam kes ini, "menarik" adalah pengeluaran wang tunai atau apa-apa wang tunai yang tidak diambil kira yang keluar dari perniagaan anda. "Perbelanjaan" adalah perbelanjaan operasi, termasuk kos seperti utiliti dan gaji. "Aset" merujuk kepada wang yang dibelanjakan untuk pengambilalihan aset fizikal, peralatan atau hartanah. "Kerugian" adalah apa yang mereka suka, pelaburan yang pergi ke selatan atau situasi lain yang menyebabkan syarikat kehilangan wang.
Pada dasarnya, apa-apa wang yang keluar dari syarikat anda adalah debit. Sekiranya anda ingin memastikan, anda boleh menggunakan mnemonik ini untuk memeriksa. Anda boleh dengan mudah ingat bahawa wang yang dikeluarkan daripada wang tunai kecil adalah debit, seperti wang yang dibelanjakan untuk pencetak baru, ruang pejabat baru atau pemerolehan aset lain. Gaji, cukai dan perbelanjaan perniagaan lain juga layak sebagai debit, seperti wang yang hilang apabila pelaburan perniagaan besar jatuh.
Jadi jika debit adalah wang yang keluar dari perniagaan anda, apakah itu yang membuat kredit?
Apakah Kredit?
Sebagai pengguna, anda mungkin memikirkan kredit sebagai hutang hutang yang dijamin atau tidak bercagar yang anda meminjam; ini paling sering dilihat dalam kad kredit dan lain-lain garisan kredit. Walau bagaimanapun, definisi kredit dalam perakaunan berbeza. Apabila anda bercakap mengenai kewangan syarikat anda, kredit adalah perkara yang baik; itu wang yang masuk ke dalam syarikat anda, sama seperti bagaimana debit adalah wang yang keluar dari syarikat anda.
Seperti definisi debit, ada mnemonik yang berguna untuk menjejaki apa yang menjadi kredit dalam dunia perniagaan: GIRLS. G adalah "keuntungan," yang mewakili kenaikan harga saham syarikat. Saya bermaksud "pendapatan," yang merupakan wang yang masuk ke syarikat anda tidak dikira sebagai keuntungan atau pendapatan. Ini juga bermakna R adalah "pendapatan", iaitu wang yang diperoleh melalui jualan atau perkhidmatan. L adalah untuk "liabiliti" yang merupakan pendapatan yang diperolehi daripada pinjaman atau hutang lain dari sumber luar. S adalah untuk "ekuiti pemegang saham," iaitu wang yang pemegang saham dimasukkan ke dalam syarikat melalui pelaburan.
Sama seperti debit adalah semua wang yang keluar dari perniagaan anda, kredit adalah semua wang yang masuk. Jika anda tidak pasti, gunakan mnemonik anda dan lihat jika wang itu memenuhi salah satu kategori kredit. Pendapatan dari jualan produk baru? Semak. Pinjaman baru untuk menampung perkembangan perniagaan anda? Semak. Adakah terdapat peningkatan pelaburan pemegang saham yang membawa kepada peningkatan harga saham keseluruhan anda? Itulah cek dalam dua kategori yang berlainan.
Jadi sekarang, anda telah mengetahui apa debit dan kreditnya, apakah yang perlu digunakan oleh perniagaan anda?
Apabila Perniagaan Menggunakan Debit vs Kredit
Penggunaan debit berbanding rakaman kredit adalah sebahagian daripada teknik yang dikenali sebagai perakaunan masuk akal. Dengan memisahkan dana masuk dari dana keluar, lebih mudah untuk memahami apa yang berlaku dalam buku leher perakaunan anda. Debit dicatatkan dalam satu lajur pada lembaran lejar, manakala kredit disenaraikan dalam ruang berasingan di sebelah lajur debit. Struktur dua lajur ini membolehkan anda melihat sepintas lalu apabila wang akan keluar dari syarikat anda dan apabila ia masuk.
Dalam sistem kemasukan berganda, setiap transaksi disenaraikan secara berasingan pada barisnya sendiri. Sekiranya urus niaga tersebut mewakili debit, jumlah transaksi ditulis dalam lajur debit untuk baris itu. Jika ia mewakili kredit, jumlah urus niaga ditulis dalam lajur kredit. Tiada catatan harus mempunyai sesuatu yang ditulis dalam kedua-dua lajur; jika urus niaga entah bagaimana menghasilkan debit dan kredit, kedua-dua aspek urusniaga tersebut hendaklah ditulis pada baris berasingan supaya debit dan kredit direkodkan sendiri.
Jumlah kredit dan debit dalam lejar anda dikira secara berasingan. Ini bukan sahaja membantu anda mengelakkan kesilapan matematik yang boleh berlaku apabila cuba menggabungkan kredit individu dan debit menjadi satu jumlah tunggal, tetapi ia juga memudahkan untuk melihat berapa banyak jumlah wang yang masuk dan keluar.
Sebaik sahaja anda mempunyai jumlah untuk debit dan kredit anda dikira, hitung jumlah ekuiti syarikat anda dengan menolak jumlah debit daripada jumlah kredit anda. Sekiranya anda mempunyai lebih banyak debit daripada kredit, anda akan mengimbangi ekuiti negatif yang memerlukan dana tambahan; ini mungkin bermakna pembubaran sesetengah aset, mengambil hutang tambahan atau menarik dana dari simpanan atau pelaburan syarikat lain. Sekiranya anda mempunyai lebih banyak kredit daripada debit, bagaimanapun, anda mempunyai dana tambahan untuk digunakan untuk pengembangan, pembiayaan pembelian aset baru atau membuat pelaburan baru ke masa depan syarikat anda.
Apakah Nota Kredit Berarti?
Satu perkara yang penting untuk dipelajari apabila berurusan dengan topik debit perniagaan dan kredit ialah nota kredit. Anda boleh memikirkan ini sebagai sesuatu invois terbalik. Nota kredit diberikan kepada perniagaan anda oleh penjual atau seseorang dalam kedudukan yang sama apabila mereka mengeluarkan kredit kepada anda. Ini mungkin disebabkan oleh barangan yang rosak yang perlu dikembalikan kepada pembekal atau panggilan perkhidmatan yang tidak memuaskan, tetapi ini hanya contoh masa apabila nota kredit boleh dikeluarkan.
Nota kredit itu sendiri adalah resit, mengenalpasti sebab kredit dikeluarkan dan siapa yang membenarkan kredit itu. Kredit yang dikaitkan dengan nota kredit sering datang dalam bentuk "kredit gedung" atau struktur kredit yang serupa, memberikan perniagaan anda sejumlah wang kredit prabayar dengan penjual atau pembekal perkhidmatan pada pesanan atau panggilan seterusnya. Nota kredit berfungsi sebagai dokumentasi amaun prabayar ini dan digunakan oleh jabatan perakaunan anda untuk melihat transaksi sebagai kredit dalam lejar anda. Sebaik sahaja anda membuat pesanan, membuat panggilan perkhidmatan atau menggunakan kredit itu, debit direkodkan dalam lejar anda untuk menandakan transaksi yang menggunakan kredit yang dirujuk dalam nota.
Perlu diingat bahawa nota debit juga wujud, dan bertindak dengan cara yang berlawanan dengan nota kredit. Sekiranya perniagaan mengeluarkan nota debit maka itu merujuk kepada masalah pulangan atau perkhidmatan yang mereka ada dengan syarikat anda. Untuk menghormati nota debit anda perlu sama ada memproses bayaran balik pulangan atau mengeluarkan kredit prabayar untuk jumlah nota. Sudah tentu, dalam situasi di mana seseorang tidak berpuas hati dengan item atau perkhidmatan yang disediakan oleh syarikat anda, kemungkinan besar anda akan memberikan nota kredit dan bukan individu yang merangka nota debit. Akibatnya, nota kredit lebih umum dan lebih cenderung untuk digunakan dalam urusan perniagaan anda.
Pertimbangan Kredit Perniagaan
Konsep kredit, berkaitan dengan debit, adalah satu yang penting untuk perakaunan perniagaan. Malangnya, ia kadang-kadang membawa kepada sedikit kekeliruan bagi mereka yang tidak biasa dengan perakaunan masuk akal. Oleh kerana makna yang berbeza berkaitan dengan perkataan "kredit," penting untuk menangani topik kredit dan bentuk kredit lain yang diberikan kepada perniagaan. Bukan sahaja ini memberikan anda maklumat yang anda perlukan jika diminta untuk membezakan antara kedua-dua, tetapi liabiliti juga masih dianggap sebagai kredit dalam perakaunan masuk akal.
Kad kredit perniagaan dan kad kredit adalah serupa dengan apa yang anda kenali di sisi pengguna perkara, tetapi ia dikeluarkan kepada perniagaan itu sendiri bukannya individu. Sekiranya perniagaan anda agak baru, anda mungkin perlu memberikan maklumat peribadi dan mengemukakan kepada pemeriksaan kredit untuk mendapatkan kredit perniagaan kerana kebanyakan peminjam tidak bersedia mengeluarkan kredit kepada perniagaan yang tidak mempunyai sejarah sebenar. Dalam kes ini, mereka menggunakan kepercayaan kredit pemilik sebagai cara untuk membuat kredit. Ini mewujudkan liabiliti peribadi untuk anda, tetapi kadang-kadang itu tidak dapat dielakkan. Apabila perniagaan anda menjadi lebih mantap dan menjalankan perniagaan dengan satu atau lebih bank, ia akan membina kepercayaan kreditnya. Pada ketika itu, anda boleh memohon kad kredit korporat, dan produk kredit lain yang dikeluarkan berdasarkan semata-mata atas reputasi perniagaan dan asetnya.
Adalah penting bahawa produk kredit ini dicatatkan sebagai kredit dalam lejar anda, walaupun ia mewakili hutang dalam kenyataannya. Mereka adalah pengembangan kuasa beli syarikat anda dan oleh itu dilihat oleh lejar perakaunan anda sebagai sama dengan wang tunai dalam jumlah yang sama. Pembelian yang dibuat dengan produk kredit masih direkodkan sebagai debit, sudah tentu, dan pengurangan dalam kredit yang tersedia dicatatkan dalam buku besar dengan fakta bahawa debit mengurangkan jumlah ekuiti yang tersedia (yang termasuk jumlah kredit Anda ketika Anda menambahkan jumlah itu sebagai kredit.)
Pembayaran bulanan pada kredit anda akan ditambah sebagai perbelanjaan apabila bil masuk, mengurangkan ekuiti lagi semasa anda membuat bayaran ke atasnya. Ambil perhatian bahawa anda tidak menambah pembayaran kembali ke ekuiti selepas diproses walaupun kredit anda tersedia telah berkembang. Walaupun anda mempunyai lebih banyak kredit, anda masih mempunyai sedikit wang tunai kerana anda terpaksa membuat pembayaran di tempat pertama. Ini mengekalkan ekuiti anda seimbang kerana anda membayar balik garis kredit anda kerana setiap pembayaran akan memerlukan tunai sebenar di tangan. Anda tidak akan menambah talian kredit kembali sebagai kredit lejar kecuali syarikat anda membuka barisan baru.
