Kadang-kadang gagasan menyusun dasar dan prosedur boleh kelihatan hebat. Walau bagaimanapun, pemahaman asas mengenai dokumen ini dan tujuannya boleh membantu. Langkah pertama ialah mempelajari definisi istilah ini dan apa yang menjadikannya berbeza.
Petua
-
Satu polisi memberikan gambaran menyeluruh tentang matlamat syarikat. Prosedur menunjukkan pekerja tepat apa yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat.
Dasar vs Proses
Perbezaan utama antara dasar dan prosedur adalah apa yang dikomunikasikan kepada kakitangan anda. Dasar memberi gambaran keseluruhan pendirian syarikat mengenai isu. Proses atau dasar memberi petunjuk pekerja mengenai cara melaksanakan dasar tersebut.
Sebarang dasar di perniagaan anda harus ringkas dan mudah. Ia sepatutnya menyampaikan matlamat yang jelas bahawa walaupun pekerja baru dapat memahami. Hanya dasar yang mengikuti garis panduan ini dapat memastikan perniagaan anda berada di landasan.
Prosedur kemudian menyokong dasar yang anda ada di tempatnya. Proses ini harus jelas dan meliputi hampir apa-apa variasi masalah. Sebagai contoh, prosedur pemulangan harus termasuk apa yang harus dilakukan jika pelanggan mempunyai resit, tidak mempunyai bukti pembelian atau telah menggunakan item yang dimaksudkan. Mata peluru dan perenggan pendek dapat membuat proses mudah dibaca dan diperhatikan.
Contoh untuk Ikut
Garis panduan dan prosedur IT penting dalam banyak perniagaan. Dasar yang sama ialah pekerja tidak boleh mengakses media sosial semasa bekerja. Garis panduan tersebut mungkin mengatakan bahawa syarikat itu mengalu-alukan pekerja untuk mengakses media sosial semasa rehat atau apabila ia diperlukan untuk fungsi kerja mereka.
Prosedur untuk menguatkuasakan dasar itu mungkin termasuk cara untuk melaporkan penggunaan komputer yang tidak sesuai dan langkah-langkah yang boleh diambil oleh penyelia untuk menghentikan tingkah laku. Anda boleh menggariskan rantaian arahan bahawa laporan ini harus mengikutinya dan apa yang diharapkan oleh pekerja jika mereka terus melanggar dasar tersebut.
Jenis Garis Panduan
Anda harus membuat prosedur dan dasar untuk setiap bidang perniagaan anda.Apabila pekerja mempunyai soalan mengenai cara berinteraksi dengan pelanggan, satu sama lain, pengurusan atau peralatan, mereka harus dapat merujuk garis panduan.
Kebanyakan syarikat mempunyai dasar-dasar pekerja yang menetapkan peraturan untuk bagaimana kakitangan harus berpakaian, bertindak dan melaksanakan di tempat kerja. Kawasan-kawasan penting lain yang perlu dilindungi ialah disiplin, rawatan yang sama, gangguan seksual, kehadiran, prestasi kerja dan keselamatan tempat kerja.
Tidak Sentiasa Satu-ke-Satu
Prosedur sering menyokong dasar syarikat. Bagaimanapun, tidak ada nisbah proses dan prosedur satu-ke-satu. Sebagai contoh, anda boleh membuat dasar yang menyatakan bahawa kakitangan anda bebas daripada penggunaan bahan haram, tidak boleh mengganggu pekerja lain secara seksual dan tidak boleh mengambil wang dari daftar itu. Kemudian, anda mungkin mempunyai satu prosedur yang merangkumi cara mengendalikan sebarang laporan tingkah laku ini.
Mengapa Buat Prosedur dan Dasar
Sebarang perniagaan dengan pekerja memerlukan dasar dan prosedur untuk membimbing pekerja. Garis panduan ini membantu memastikan semua orang dalam syarikat bertindak sama dengan peristiwa yang sama. Konsistensi ini membolehkan anda, pemilik perniagaan, untuk melangkah terkadang. Anda boleh mengambil tugas-tugas lain dan juga mempunyai hari seharian apabila anda tahu bahawa pekerja anda boleh menjaga perniagaan.
Ia juga boleh membuat pelanggan kembali dan membina imej jenama yang positif. Sebagai contoh, pelanggan yang mengalami dasar pulangan yang berbeza setiap kali mereka masuk dapat memupuk perasaan negatif tentang jenama anda. Walau bagaimanapun, pelanggan yang tahu apa yang diharapkan tahu bahawa mereka boleh bergantung kepada perniagaan anda.
Lindungi Perniagaan Anda
Satu lagi sebab untuk menulis garis panduan dasar dan prosedur yang jelas adalah untuk melindungi syarikat anda daripada tindakan undang-undang. Satu contoh penting ialah garis panduan tatatertib. Anda harus menggariskan jangkaan pekerja, proses disiplin dan apabila anda perlu memecat kakitangan.
Ikut proses anda setiap kali pekerja melanggar dasar anda. Sekiranya anda perlu mengeluarkan seseorang dari kakitangan anda, anda boleh memastikan tuntutan undang-undang penamatan yang salah. Mendokumentasikan proses anda memberi anda keterangan bahawa anda bertindak dengan sah.
