Desktop yang kemas dan laci meja teratur hanya menggaru permukaan apa arti organisasi yang baik. Sebaliknya, mendapatkan pekerja anda teratur sering bererti pergi di belakang tabir dan menangani organisasi pejabat dari dalam keluar. Ia juga boleh bermaksud menggabungkan sedikit pemikiran kreatif, serta langkah tradisional dan jelas, dalam pendekatan anda untuk mendapatkan pekerja yang teratur.
Hentikan Multitasking
Walaupun ia mungkin kelihatan bahawa multitasking adalah cara yang baik untuk mendapatkan lebih banyak kerja yang dilakukan, mengerjakan pelbagai tugas pada satu masa kedua-dua menurunkan produktiviti dan menggagalkan percubaan anda untuk mendapatkan pekerja teratur. Menurut Persatuan Pengurusan Amerika, penurunan produktiviti bersih boleh setinggi 75 peratus. Mewujudkan peraturan yang jelas yang menghendaki pekerja anda memberi keutamaan kepada aktiviti dan tugas, dan tugas pertama atau tugas utama yang pertama. Ini bukan sahaja meningkatkan produktiviti dan mengurangkan stres, tetapi juga menghasilkan aliran kerja yang teratur.
Sediakan Repositori Maklumat
Kenal pasti dan sediakan lokasi pusat, seperti rangka kerja aplikasi berasaskan Web atau pemacu rangkaian yang dikongsi, untuk menyimpan borang, templat dokumen, salinan dasar syarikat dan apa-apa maklumat yang dikongsi atau akses kepada pekerja yang kerap. Mempunyai satu lokasi untuk menyimpan maklumat yang diakses secara umum menjadikan akses mudah dan membantu memastikan semua orang dianjurkan. Dengan cara yang sama, kalendar syarikat atau jabatan pusat, sama ada memberitahu semua orang tentang apa yang berlaku dan membantu pekerja dalam membuat rancangan harian dan mingguan.
Mesyuarat dan Komunikasi
Tetapkan harapan yang jelas, tugas mendelegasikan dan memberi notis terlebih dahulu mengenai perubahan jika mungkin. Membiarkan pekerja tahu apa yang anda harapkan dan apa yang anda mahu mereka bekerja membolehkan perancangan awal dan organisasi yang lebih baik. Mengadakan mesyuarat individu dan kumpulan mingguan atau bulanan untuk menilai kemajuan pada matlamat yang ditetapkan.Berikan organisasi yang baik secara langsung melalui bengkel, penceramah yang dipaparkan dan bekerjasama dengan pekerja yang berjuang dengan meningkatkan kemahiran organisasi mereka. Menggalakkan mengambil nota sewaktu mesyuarat untuk mengurangkan kemungkinan kelalaian akan mempengaruhi organisasi yang baik.
Benarkan Masa untuk Perancangan
Memerlukan pekerja untuk mengetepikan 15 minit untuk perancangan pada akhir setiap hari. Termasuk tambahan 15 minit setiap petang Jumaat untuk mengkaji semula jadual minggu depan dan bersedia untuk minggu yang akan datang. Membantu pekerja anda meningkatkan kemahiran perancangan mereka juga meningkatkan organisasi dengan membenarkan mereka menyediakan bahan atau maklumat terlebih dahulu. Perancangan pendahuluan juga boleh membantu pekerja melihat di mana mereka mungkin mencuba terlalu banyak dalam hari kerja, yang menunjukkan keperluan untuk mengembalikan semula tujuan harian atau meminta pertolongan.
