Tugas seorang perancang mesyuarat boleh menakutkan memandangkan jumlah butiran yang terlibat dengan perancangan dan pementasan persidangan penceramah, tetapi jika anda menikmati cabaran multitasking dan dikenali sebagai tuan pada butiran berjoran, anda akan bersedia dengan baik untuk kerja.
Perkara yang anda perlukan
-
Senarai cek induk
-
Kontrak pembesar suara
-
Tempat
-
Pelan sandaran kecemasan
Mulakan merancang persidangan penceramah anda sekurang-kurangnya setahun lebih awal-lebih-lebih lagi jika orang yang anda bercita-cita untuk menjadi penceramah tetamu adalah lelaki dan wanita berprofil tinggi yang kalendarnya mengisi tahun terlebih dahulu. Buat senarai semak induk yang butir-butir setiap tugas yang mesti dicapai untuk membawa penceramah ke persidangan dan bekalan, peralatan dan peruntukan yang mesti diperolehi untuk menyelenggarakan acara tersebut.
Tempah tempat persidangan di lokasi yang mudah dijangkau yang terletak berhampiran dengan lapangan terbang, pengangkutan awam, hotel, restoran dan kemudahan lain sebagai kakitangan di tempat-tempat ini dilatih untuk mengendalikan orang persidangan 24/7. Tanyakan kepada peguam anda untuk merangka kontrak bercakap yang standard supaya anda mempunyai perjanjian yang mengikat secara sah dengan setiap penceramah untuk hadir dan mengambil bahagian dalam acara tersebut.
Bekerja pada agenda persidangan anda supaya penceramah dijadualkan dengan sengaja. Berikan pembesar suara yang paling dinamik untuk mengendalikan slot utama dan akhir supaya para hadirin teruja dengan ucapan yang pertama dan diilhami oleh kata-kata yang terakhir. Menerangkan penceramah batasan masa anda dan mengingatkan kepada mereka betapa pentingnya meninggalkan masa untuk menjawab soalan.
Bekalan pesanan, jadual pendaftaran, mengaturkan penyewaan peralatan, papan tanda, lencana dan sistem kad kredit / penerimaan tunai bagi mereka yang belum membeli tiket awal. Hantar jadual pengesahan kepada penceramah persidangan beberapa bulan sebelum tarikh untuk membolehkan peserta banyak masa untuk membuat rancangan pengangkutan. Sahkan tanggung jawab organisasi anda, mis., Belanjawan tambang penerbangan, penginapan prebook atau had perbelanjaan peremail, dan pastikan pembicara menerima senarai acara sosial yang mereka dijemput sebagai sebahagian daripada lawatan mereka.
Menyediakan pelan sandaran yang meliputi kemungkinan bencana: kematian atau kecederaan pembicara atau perubahan tempat minit terakhir. Berikan sukarelawan untuk bertindak sebagai tuan rumah setiap pembicara dan simpan perkhidmatan limosin atau teksi untuk memandu speaker di sekitar jika pengangkutan bukanlah antara tanggungjawab tuan rumah. Lengkapkan tugasan minit terakhir seperti memerintahkan makanan ringan dan kes-kes air untuk pembesar suara.
Menambah stamina anda untuk hari-hari preconference yang terakhir - jika alat audio visual akan hilang, campuran bilik hotel akan berlaku dan pesawat akan ditangguhkan, ini cenderung menjadi masa di mana keadaan menjadi terkawal. Pastikan kecerdasan anda tentang anda dan bergantung pada senarai semak tuan anda. Sebaik sahaja anda telah menulis nota terima kasih pasca ucapan terima kasih kepada penceramah, adakan kebaikan dan bercuti. Anda telah memperolehinya.
