Pengurusan projek yang baik bermakna mendokumentasikan apa yang akan anda lakukan serta apa yang telah dilakukan.Kedua-dua piagam projek dan skop projek dicipta pada awal fasa pemulaan projek, dan mereka masing-masing membantu mengarahkan projek ke arah yang betul. Walaupun kedua-dua dokumen ini adalah penting untuk mendapatkan projek dari tanah, mereka mempunyai tujuan, khalayak dan kandungan yang sangat berbeza.
Kebenaran
Piagam ini mempunyai satu tujuan utama: untuk memberi kuasa pengurus projek untuk menggunakan sumber yang ditetapkan untuk menyelesaikan projek. Kedua, piagam itu harus memberikan penaja projek. Kedua-dua orang akan menguruskan dan menyokong projek merentasi pelbagai pasukan dan melalui beberapa fasa. Piagam itu hendaklah menjadi dokumen ringkas yang bermula dengan pengenalan ringkas kepada projek yang merangkumi matlamat, tujuan dan tarikh tamat sasaran; termasuk jadual penyenaraian pengurus projek, penaja dan mana-mana pihak berkepentingan eksekutif lain; dan tutup dengan tandatangan dengan peserta yang dinamakan. Piagam itu jarang sekali lebih panjang dari dua halaman.
Kelulusan
Oleh kerana piagam itu ditandatangani oleh sekurang-kurangnya seorang ahli kakitangan kanan, penaja, ia memberikan kesahan yang didokumenkan pada projek. Piagam ini sering diserahkan kepada eksekutif atau ahli pasukan bertaraf tinggi lain dan memberi notis bahawa projek itu telah diluluskan. Memandangkan banyak projek diuruskan di seluruh jabatan, kelulusan ini juga memberi notis kepada pasukan lain bahawa kerjasama mereka diperlukan. Lazimnya, piagam itu disampaikan bersama dengan kes perniagaan, dan kedua-dua dokumen tersebut mencatatkan sebab untuk projek.
Matlamat
Skop projek mentakrifkan parameter projek. Pada mulanya, dokumen skop awal disediakan (bersama dengan piagam dan dokumen permulaan lain) untuk memetakan matlamat. Dokumen ini biasanya dikemukakan kepada pemimpin pasukan yang akan menyumbang ahli kepada pasukan projek, walaupun tidak termasuk bagaimana tugas akan selesai. Sebagai contoh, dalam projek pembinaan, skop awal akan menghuraikan struktur yang akan dibina, termasuk bilangan bilik, rakaman persegi dan bilangan pintu masuk.
Akauntabiliti
Dokumen skop akan membantu pihak berkepentingan menentukan sama ada sesuatu projek selesai. Oleh kerana dokumen skop mendefinisikan apa yang akan disampaikan oleh projek, adalah berguna sepanjang projek untuk menentukan sama ada projek itu dijadualkan untuk membuat kesimpulan dengan jayanya. Jika projek anda adalah untuk melaksanakan satu suite perisian yang merangkumi tiga aplikasi, dan anda telah menyelesaikan dua, anda belum menyampaikan pada skop yang dijanjikan anda. Dokumen skop sering berubah semasa projek untuk sebab ini. Tidak seperti piagam, dokumen skop dianggap dokumen "hidup", dan, apabila maklumat baru ditemui, matlamat dapat diubah.
