Minit mesyuarat Gereja menyediakan rekod rasmi, undang-undang mengenai tindakan lembaga atau jawatankuasa. Mereka adalah penting secara dalaman untuk ketepatan sejarah dan juga digunakan oleh pihak luar; contohnya, dengan institusi pemberi pinjaman untuk menegaskan bahawa gereja telah meluluskan projek bangunan sebelum mengeluarkan pinjaman untuknya. Juruaudit dan IRS juga melihat kepada minit sebagai bukti bahawa transaksi kewangan tertentu telah diberi kuasa. Dalam kebanyakan organisasi, setiausaha atau rakaman setiausaha mengambil minit.
Kandungan
Walaupun kandungan tertentu berbeza oleh jawatankuasa, secara umum, minit untuk semua organisasi gereja termasuk:
- Butiran mesyuarat, seperti masa, tarikh, tempat, yang hadir dan yang mempengerusikan.
- Sama ada mesyuarat itu dijadualkan secara berkala atau mesyuarat khas dan, jika istimewa, yang memanggil mesyuarat dan untuk apa tujuan - melampirkan salinan notis mesyuarat.
- Memerintahkan rekod mengenai apa yang berlaku pada mesyuarat itu.
- Penangguhan dan masa.
- Tandatangan setiausaha dan, sebaik sahaja minit diluluskan, pegawai yang mempengerusikan.
Salah satu aspek yang paling mencabar untuk mengambil minit adalah untuk menentukan berapa banyak maklumat untuk direkodkan. Suruhanjaya Sejarah Mennonite Brethren mencadangkan rakaman utama perbincangan yang membawa kepada keputusan, serta alternatif yang dipertimbangkan dan ringkasan mengapa jawatankuasa memilih satu alternatif berbanding yang lain. Majlis Evangelikal untuk Akauntabiliti Kewangan menunjukkan bahawa lembaga itu membentuk dasar mengenai butiran yang konsisten tanpa menghiraukan setiausaha individu. Ia mencadangkan termasuk butiran yang cukup untuk menunjukkan bahawa lembaga itu berhemah, tetapi tidak begitu banyak bahawa minit membaca seperti novel.
Mengambil Minit
Sebelum mesyuarat bermula, dapatkan salinan agenda. Semasa mesyuarat berlangsung, ambil nota terperinci berkaitan dengan butir-butir mesyuarat, laporan lembaga, perbincangan dan tindakan kerana lembaga meneruskan setiap perkara agenda. Catat usul, resolusi dan keputusan verbatim, tetapi merumuskan perbincangan. Pastikan untuk memasukkan nama setiap orang yang membuat gerakan atau siapa yang memulakan tindakan, dan apa-apa percanggahan kepentingan dinyatakan. Apabila mesyuarat selesai, transkripsikan dan letakkan nota anda untuk memasukkan terperinci yang tepat dan meletakkannya dalam format yang betul, bermula dengan butir-butir mesyuarat, kemudian meneruskan agenda.
Memelihara Minit
Sebaik sahaja anda selesai menyiapkan draf minit, beredar dokumen tersebut kepada ahli. Minit yang telah anda tulis untuk mesyuarat ini akan diluluskan, dengan atau tanpa pembetulan, pada mesyuarat berikutnya. Setelah beberapa minit diluluskan, sediakan salinan terakhir, kemudian tandatangan dokumen itu dan minta pegawai pendaftar menandatanganinya juga. Simpan minit secara kronologi dalam buku minit daun longgar, bersama dengan agenda mesyuarat. Buku itu juga perlu mengandungi jadual kandungan, dan salinan undang-undang dan perlembagaan gereja. Pada satu ketika, mungkin setiap tahun, minit mungkin terikat secara profesional.
