Sama ada anda memesan barangan, memohon jawatan, memohon dana, menyatakan penghargaan atau mengadu, apabila anda berurusan dengan organisasi, anda mesti menulis surat perniagaan. Anda harus mengikuti prosedur yang ditetapkan dan memasukkan komponen yang diperlukan dalam setiap huruf yang anda tulis. Mulakan dengan sekeping kertas surat yang mengandungi alamat organisasi anda. Sebagai alternatif, anda boleh membuat header peribadi anda sendiri yang termasuk nama penuh, alamat, kod pos, nombor telefon dan alamat e-mel.
Tarikh
Tinggalkan sekurang-kurangnya satu garisan kosong antara kepala huruf atau pengepala dan tarikh. Gunakan format tarikh Amerika, sebagai contoh, 23 Mei 2011, semasa menulis kepada organisasi di dalam Amerika Syarikat. Jangan gunakan subskrip seperti ke-2. Anda boleh meninggalkan membenarkan tarikh atau tab ke pusat titik dan ketik tarikh.
Alamat Dalam
Alamat dalam atau alamat penerima bermula satu inci (tiga baris kosong) di bawah tarikh. Ia sentiasa dibiarkan-wajar. Periksa semula ejaan nama penerima dan alamat surat. Termasuk gelaran peribadi seperti Encik, Puan, Dr, Cik atau Cik, dan tajuk perniagaan seperti Pengarah Pemasaran. Sekiranya anda tidak pasti tentang sama ada tajuk, hubungi penyambut tetamu di organisasi.
Salam
Biarkan baris kosong selepas alamat dalam. Sekiranya anda tahu penerima, anda boleh menggunakan nama pertamanya, contohnya, Dear Mary. Dalam kes lain, gunakan tajuk peribadi dan nama keluarganya, contohnya: Dear Puan Johnson. Jika anda tidak pasti mengenai jantina penerima, gunakan nama penuh. Anda boleh memasukkan koma atau usus besar selepas salam atau meninggalkan sebarang tanda baca.
Badan
Biarkan baris kosong selepas salam. Ruang tunggal dan kiri membenarkan ayat-ayat dalam badan surat itu. Kebanyakan surat mengandungi sekurang-kurangnya tiga perenggan. Dalam perenggan pertama, masukkan tujuan surat itu. Jika anda bertindak balas terhadap iklan pekerjaan, namakan kedudukannya dan kenal pasti sumbernya. Sebagai contoh, anda boleh menulis "Kedudukan Pengarah Pemasaran yang diiklankan dalam talian dengan tepat menggambarkan kemahiran dan kebolehan saya."
Perenggan kedua dan ketiga mengandungi butiran khusus yang menyokong maksud ini. Sebagai contoh, jika anda mengadu tentang produk atau perkhidmatan, masukkan tarikh pembelian, nombor invois dan sebab ketidakpuasan anda.
Gunakan perenggan terakhir untuk menyatakan semula tujuan dan tindak balas yang diharapkan. Sebagai contoh, penulis "Sila hubungi saya secara peribadi jika anda mempunyai sebarang soalan atau komen mengenai barisan produk baru kami. Saya berharap dapat melayani keperluan surat-menyurat perniagaan anda untuk bertahun-tahun yang akan datang." Tinggalkan baris kosong di antara setiap perenggan.
Penutupan
Biarkan baris kosong selepas perenggan terakhir huruf. Selesaikan surat tersebut dengan penutup pelengkap yang sesuai seperti Hormat, Yang Anda atau Hormat. Sekiranya kolon atau koma mengikuti janjinya, masukkan koma selepas penutupan. Biarkan tiga hingga empat baris kosong untuk tandatangan anda. Tamatkan dengan tandatangan dan tajuk bertulis anda, contohnya, John Stewart, Pengurus Jualan.
