Menulis untuk penonton perniagaan tidak sama dengan menulis surat kepada rakan. Tujuan surat itu berbeza - secara umum, anda akan menyampaikan maklumat khusus atau meminta seseorang melakukan tindakan tertentu - dan ada harapan tertentu mengenai pemformatan dan gaya. Sering kali, surat perniagaan akan menjadi kesan pertama yang anda buat pada seseorang, jadi penting untuk mendapatkannya dengan betul.
Apakah Surat Perniagaan?
Surat perniagaan adalah sebarang surat yang dikirim oleh organisasi ke organisasi lain, atau surat-menyurat antara organisasi dan pelanggan, pembekal dan pihak lain. Surat yang anda tulis sebagai sebahagian daripada tugas anda akan memenuhi syarat sebagai surat perniagaan, tetapi mana-mana surat yang anda hantar ke perniagaan, organisasi, kumpulan komuniti atau individu dalam konteks profesional juga akan jatuh ke dalam kategori ini. Ujian utama adalah salah satu kandungan: adakah penerima anda mempunyai minat terhadap apa yang anda tulis seiring ia mempengaruhi kehidupan kerja mereka? Jika ya, maka surat anda akan layak sebagai surat perniagaan.
Kenapa Anda Perlu Menulis Surat Perniagaan
Perniagaan menulis kepada pelanggan, pelanggan, pembekal dan pemegang kepentingan untuk menyampaikan maklumat penting. Sebagai contoh, mereka mungkin memesan barangan dari pengilang, mengemas kini pelanggan mengenai status pesanan mereka, menggambarkan perubahan penting kepada terma dan syarat syarikat, mengenalpasti masalah yang telah timbul, atau menyampaikan muhibah. Banyak surat perniagaan akan menyertakan panggilan untuk bertindak, iaitu, surat itu akan meminta maklumat khusus atau respons dari penerima.
Individu memilih format surat perniagaan apabila terdapat keperluan menulis secara jelas dan profesional. Contohnya termasuk permohonan kerja, meneruskan surat lamaran, surat aduan, surat peletakan jawatan, surat rujukan, menerima atau menolak penglibatan formal atau meminta informasi dari suatu usaha. Apakah huruf-huruf ini mempunyai persamaan yang sama dengan jangkaan bahawa anda akan menjadi ringkas dan spesifik, dan bukannya kreatif atau menggangu dalam gaya penulisan anda.
Format Surat Perniagaan
Perniagaan di Amerika Syarikat menggunakan salah satu daripada empat format surat biasa, yang disenaraikan di bawah. Daripada jumlah ini, gaya blok adalah yang paling popular.
Sekat format huruf: Dengan gaya huruf seketika, semua teks disusun dengan margin kiri. Anda akan menstrukturkan huruf itu supaya teks baris adalah jarak tunggal dan paragraf dua kali. Margin biasanya mempunyai tetapan satu inci standard walaupun sesetengah perniagaan berbeza-beza ini untuk menampung gaya rumah mereka.
Format huruf separa: Semi-blok adalah sama dengan format blok, simpan baris pertama setiap perenggan diinden.
Format huruf blok alternatif: Format ini bersesuaian mengikut format blok kecuali tarikh, penutupan percuma ("ikhlas") dan nama, tajuk dan tandatangan penulis muncul di sebelah kanan halaman. Kecuali anda menggunakan surat kepala, alamat kembali penulis juga akan muncul di sebelah kanan.
Format surat ringkas: Satu lagi variasi pada format blok, gaya yang dipermudahkan menghilangkan ucapan pembukaan ("Dear Mr. Smith:"). Pilih format ini apabila anda tidak mempunyai nama penerima.
Cara Menangani Penerima dalam Surat Perniagaan
Menangani surat perniagaan kepada penerima tunggal agak mudah. Cukup tulis nama dan alamat penerima di blok alamat dalam di sebelah kiri halaman. Buka surat anda dengan salam: "Dear Mr. / Puan / Cik. Nama keluarga:" atau "Dear Sir / Madam:" Perhatikan usus pada penghujung salam - hanya surat peribadi menggunakan koma di sini; Surat perniagaan selalu menggunakan kolon.
Ia boleh diterima untuk menulis nama pertama orang jika anda berada di segi nama pertama dengan penerima, sebagai contoh, anda telah bertemu beberapa kali dan mengenali orang itu dengan baik. Dalam hal ini, salam anda akan membaca, "Dear Joseph:" Jangan segera menjangkau nama pertama, namun; ia dianggap tidak sopan.
Untuk mengesan berbilang penerima dalam huruf yang sama, pilih salah satu daripada pilihan berikut:
Di mana penerima bekerja di lokasi yang sama: Tulis tajuk, nama dan (pilihan) tajuk tugas setiap penerima diikuti oleh alamat syarikat tunggal di blok alamat dalam. Untuk salam, tuliskan setiap nama penerima dalam susunan yang sama seperti yang dipaparkan di alamat.
Contoh:
Cik Sophia Proctor, Ketua Pegawai Eksekutif Encik Martyn Byrne, Pengarah Jualan Dr. Regan Coulson, Pengurus Pemasaran ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Cik Ms. Proctor, Encik Byrne dan Dr. Coulson:
Di mana penerima bekerja di alamat yang berbeza: Setiap penerima harus menerima suratnya sendiri supaya anda perlu menyediakan beberapa salinan komunikasi yang sama. Gunakan anotasi salinan karbon selepas penutupan - "cc:" - untuk menyenaraikan nama penerima lain. Anotasi membolehkan setiap penerima mengetahui siapa penerima lain.
Contoh:
Cik Sophia Proctor, Ketua Pegawai Eksekutif ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Cik Ms Proctor: Badan surat Yang ikhlas, Jane Doe Cc: Encik Martyn Byrne, Pengarah Penjualan, Dr. Regan Coulson, Pengurus Pemasaran
Apabila terdapat banyak penerima: Apabila anda menulis kepada banyak penerima, seperti ahli lembaga pengarah, adalah sesuai untuk menulis satu huruf dan alamatnya kepada kumpulan secara keseluruhan. Salam ini juga harus merujuk kepada badan orang, contohnya, "Jabatan Penjualan yang Terhormat" atau "Tim Penghubung Komuniti yang terhormat." Gunakan blok edaran pada akhir surat untuk menyenaraikan ahli kumpulan individu yang sepatutnya membaca surat tersebut.
Contoh:
Lembaga Pengarah ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Ahli Lembaga yang dihormati: Badan surat Yang ikhlas, Jane Doe Pengedaran: Cik Sophia Proctor Encik Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Puan Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Encik Cohen Andersen
Bahagian Surat Perniagaan yang Berbeza
Sama ada anda menggunakan format blok atau gaya lain, surat perniagaan anda harus mengandungi bahagian yang berikut:
Letterhead atau alamat kembali: Perniagaan biasanya menggunakan kertas bercetak yang termasuk logo yang direka khas atau kepala surat di bahagian atas helaian. Huruf huruf menanggung alamat dan butiran hubungan organisasi. Sekiranya anda tidak menggunakan surat, tulis nama dan alamat anda di sudut kiri atas surat. Ia boleh diterima, tetapi tidak wajib, untuk memasukkan nombor telefon dan alamat e-mel anda jika ini berguna untuk penerima.
Tarikh: Tulis tarikh dalam format bulan-bulan di bawah alamat pemulangan. Oleh kerana negara-negara lain menggunakan format bulan-bulan, elakkan kekeliruan dengan menyalin tarikh dalam perkataan daripada bentuk nombor - "28 Jun 2018."
Alamat dalam: Tulis nama, nama syarikat, alamat dan kod pos penerima. Sertakan jawatan jika sesuai. Sentiasa selaraskan alamat dalam ke margin kiri apabila menggunakan alat tulis perniagaan standard. Melakukannya bermakna alamat akan muncul dalam tetingkap sampul apabila dilipat menjadi tiga bahagian.
Salam: Ingatlah untuk menggunakan kolon selepas perut seperti yang diterangkan di atas.
Baris subjek: Menambah baris subjek pilihan membantu penerima memahami apa huruf itu dengan cepat. Contohnya:
Dear Encik Phillips:
Permintaan untuk Pek Aplikasi Kerja
Badan: Di sinilah getah memenuhi jalan raya. Mulakan dengan pernyataan pendek yang menerangkan mengapa anda menulis diikuti oleh beberapa perenggan yang menggariskan masalah di tangan. Pastikan huruf ringkas. Bagi kebanyakan surat perniagaan, dua hingga lima perenggan adalah ideal.
Tutup percuma: Anda mempunyai pelbagai pilihan untuk membulatkan surat perniagaan. Berikut adalah beberapa contoh:
- Anda benar-benar,
- Yang ikhlas,
- Yang ikhlas,
- Hormat anda,
- Hormat,
- Hasrat terbaik,
Tandatangan: Cetak nama dan jawatan anda, meninggalkan ruang antara nama ditaip anda dan penutupan percuma. Anda akan menandatangani nama anda di ruang ini.
Lampiran dan salinan karbon: Sertakan cc: jika anda menghantar salinan surat kepada orang lain. Jika mana-mana dokumen dilampirkan dengan huruf itu, tulis "Lampiran" atau "Encl." di bawah blok tandatangan.
Cara Menulis Badan Surat Perniagaan
Walau apa pun maksud surat perniagaan anda, penting untuk menjaga badan surat jelas dan ringkas. Fahami bahawa penerima anda sibuk dan berkemungkinan akan membuatnya. Struktur huruf anda dalam perenggan logis - satu ide per paragraf - sehingga penerima dapat dengan cepat sampai ke garis bawah.
Ringkasnya bermakna tumpul, bagaimanapun; anda mesti berusaha untuk nada diplomatik dan profesional. Pertimbangkan dua contoh:
Selepas pertimbangan yang teliti, saya telah memutuskan untuk menerima kedudukan di syarikat lain. Saya akan bekerja di Syarikat ABC.
Versi kedua adalah ringkas, tetapi nada terlalu keras dan tidak perlu. Ia mungkin menyinggung perasaan pembaca. Contoh pertama, walaupun kurang jelas, lebih hormat.
Sebaik sahaja anda telah membuat mata anda di dalam badan surat itu, selesai dengan panggilan untuk tindakan, satu pernyataan pendek yang menggambarkan apa yang anda mahu berlaku sekarang. Ingat, pembaca anda sibuk. Jangan biarkan dia meneka tentang apa yang harus dilakukan seterusnya. Berikut adalah beberapa contoh:
Sekiranya anda bersetuju dengan cadangan ini, sila balas semula pada 31 Mei. Jika anda ingin maklumat kenalan untuk orang yang telah berjaya menggunakan perkhidmatan XYZ, sila email saya di [email protected].
Pilihan untuk Suara dan Bahasa
Bahasa surat perniagaan bervariasi dari gaya santai dan perbualan ke gaya teknik hiper-formal yang terdapat dalam surat-menyurat undang-undang. Surat perniagaan yang paling berkesan menyerang keseimbangan antara dua ekstrem ini. Walaupun huruf perniagaan menjadi kurang formal dari masa ke masa, penulisan yang terlalu kasual boleh didapati sebagai tidak profesional dan tidak tulus. Penulisan terlalu formal, sebaliknya, dapat mengasingkan pembaca yang mungkin tidak memahami bahasa, terminologi dan ungkapan bahasa khusus anda. Seperti semua tulisan, anda mesti sepadan dengan nada kepada penonton. Ini memberikan anda banyak peluang mengenai gaya yang anda pilih.
Kecuali anda bekerja dalam industri yang sangat formal seperti sektor perbankan, anda harus berusaha untuk menggunakan kata-kata sehari-hari dan bukan bersamaan formal - "mulakan" bukannya "bermula," "hujung" bukan "tamatkan" dan "cuba" "cuba." Menjaganya mudah mungkin kelihatan bertentangan kerana kebanyakan orang mengaitkan perbendaharaan kata profesional dengan kata-kata yang lebih panjang dan lebih kompleks. Namun kejelasan kunci, bagaimanapun. Adalah lebih penting bahawa penerima anda memahami surat anda dengan usaha yang minimum di pihaknya daripada untuk anda mempamerkan perbendaharaan kata yang mengagumkan anda.
Elakkan penguncupan seperti "Saya," "tidak boleh" dan "tidak" melainkan jika ia merupakan ciri khusus gaya rumah syarikat anda. Sesetengah syarikat lebih suka menggunakan suara yang lebih tidak rasmi ketika menulis kepada pengguna untuk membuka perbualan; yang lain sebaliknya akan menjadi nada rasmi. Ketabahan adalah kunci. Jika anda lebih suka satu gaya menulis di atas yang lain, pastikan anda menyampaikan pilihan gaya anda di seluruh organisasi dan pastikan semua orang mengikuti panduan gaya yang sama.
Contoh Surat Perniagaan
Meletakkannya bersama-sama, inilah contoh surat perniagaan pendek dalam format blok:
Encik Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 11 Januari 2018 Dear Encik O'Ryan: Saya menulis terima kasih sekali lagi atas sokongan aktif anda dalam program jangkauan komuniti Townsville "Grow Wild" kami. Maklum balas anda, kritikan membina anda dan pengalaman berharga anda menyumbang dengan ketara kepada kejayaan pelaksanaan projek ini. Kami kini telah menerima pembiayaan penuh untuk projek susulan kami, yang pada masa ini adalah bertajuk "Alam di Pintu Depan Anda." Kami akan senang jika anda bersetuju untuk meneruskan kerjasama anda dalam projek ini. Kami pasti dapat menggunakan wawasan dan kepakaran anda. Saya melampirkan brosur pendek yang menggambarkan cadangan untuk membaca anda. Saya ingin bertemu dengan anda untuk membincangkan langkah seterusnya dan akan memanggil pejabat anda minggu depan untuk menjadualkan temujanji. Terima kasih terlebih dahulu untuk pertimbangan anda. Yang ikhlas, Jane Doe Encl:
