Setiap syarikat mempunyai peraturan yang berbeza mengenai mesyuarat. Sesetengah mengikuti proses tidak formal, sementara yang lain memerlukan struktur yang lebih formal. Sebagai pengurus atau pemilik perniagaan, penting untuk mengetahui bagaimana untuk menjalankan dan menamatkan mesyuarat formal dan tidak rasmi. Ini akan meningkatkan komunikasi dan membawa kepada hasil yang lebih produktif.
Apa maksudnya untuk menangguhkan mesyuarat?
Istilah "penangguhan" berasal dari kata Latin Iklan (kepada) dan Diurnus (setiap hari). Walaupun ramai orang menggunakan istilah itu secara bergantian dengan memanggil berakhirnya suatu pertemuan, "menangguhkan" sebenarnya bermaksud memindahkan suatu pertemuan, atau item agenda, ke hari yang lain. Contohnya, ahli lembaga syarikat mungkin menangguhkan mesyuarat apabila tidak mungkin membincangkan isu-isu yang dihadapi kerana maklumat penting hilang. Penangguhan bermakna mesyuarat akan diteruskan kemudian apabila semua orang bersedia membincangkan isu yang dipersoalkan. Ia tidak sama dengan menamatkan atau menamatkan mesyuarat, apabila semua isu diselesaikan.
Apakah Peraturan Acara untuk Mesyuarat?
Sesetengah organisasi, terutamanya mahkamah undang-undang, universiti, agensi kerajaan dan organisasi besar mengikut peraturan yang ditetapkan untuk menjalankan mesyuarat rasmi. Di bawah Peraturan Perintah Robert yang Baru Diperbaharui, sebagai contoh, sesiapa sahaja boleh meluluskan gerakan untuk menangguhkan mesyuarat dalam keadaan tertentu, sebagai contoh:
- Dengan ketiadaan kuorum
- Seperti yang dinyatakan dalam undang-undang oleh organisasi
- Apabila ahli lembaga mencapai hujung agenda
- Sekiranya berlaku keadaan kecemasan atau segera, seperti penggera kebakaran di bangunan.
Walaupun perniagaan kecil tidak mungkin mengikuti peraturan Robert, mereka menyediakan rangka kerja mudah untuk "secara rasmi" menangguhkan mesyuarat.
Prosedur Menangguhkan Mesyuarat
Mesyuarat boleh ditangguhkan sama ada di peringkat awal atau di mana-mana peringkat. Jika anda pengerusi, buat rancangan untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Selepas membincangkan agenda, semak sesiapa yang ingin membuat usul untuk menangguhkan mesyuarat. Mintalah satu dengan mengatakan "Adakah saya mendengar gerakan untuk menangguhkan?" Usul untuk menangguhkan sepatutnya menentukan dengan tepat waktu dan tarikh mesyuarat yang akan datang serta sebarang perkara penting yang memerlukan sesi khas sebelum mesyuarat agung berikutnya. Di bawah peraturan Robert, usul itu perlu dipinjamkan dan tidak boleh dipinda atau dibahaskan.
Mesyuarat boleh ditangguhkan tanpa usul jika kuorum tidak hadir atau dalam keadaan kecemasan. Sekiranya hari itu cuti umum, mesyuarat boleh ditangguhkan sehingga hari bekerja berikutnya, pada masa dan tempat yang sama. Mesyuarat yang ditangguhkan akan mengikut susunan perniagaan yang sama seperti mesyuarat asal. Dalam ucapan penutup, pengerusi boleh membincangkan hari dan masa untuk mesyuarat seterusnya. Dia juga boleh memberikan maklumat hubungan, mengucapkan terima kasih kepada peserta dan membuat peringatan minit terakhir. Sekiranya penangguhan selama 90 hari atau lebih, setiap peserta akan diberi notis mengenai tarikh dan tempatnya.
Menangguhkan Mesyuarat Kurang Formal
Tidak semua mesyuarat adalah formal; Oleh itu, tidak semua mesyuarat memerlukan usul untuk menunda. Mesyuarat jualan adalah contoh yang baik.Mereka pastinya penting, dan semua wakil jualan dijangka hadir. Tetapi tujuan mesyuarat jualan adalah untuk pengurus jualan menyampaikan maklumat kepada kakitangan, mungkin menawarkan petua dan dorongan, atau memberi nasihat kepada mereka yang gagal dalam tujuan atau gagal membuat dokumen yang diperlukan. Tidak akan ada pengundian semasa mesyuarat, bagaimanapun, kerana pendapat pengurus jualan adalah perkara yang penting. Selepas mengadakan mesyuarat di mana seorang yang bertanggungjawab, ia akan menjadi bodoh untuk meminta usul untuk menangguhkan. Pengurus jualan mungkin bertanya jika ada pertanyaan, dan setelah menjawabnya, katakanlah, "Itu sahaja yang saya ingin tutup hari ini. Ambil beberapa risalah baru ini semasa anda pergi dan gunakannya untuk menjelaskan faedah luar biasa produk hebat ini!"
Mesyuarat di mana pengurus berkumpul untuk membincangkan masalah dan penyelesaian adalah contoh lain. Pengurus tidak mempunyai masa untuk mengadakan mesyuarat rasmi dengan motions dan detik, dan tidak memerlukannya. Mereka tahu apa pertemuan itu, jadi tiada agenda diperlukan. Tiada siapa yang mengambil minit. Mereka akan terus membincangkan isu-isu ini pada mesyuarat yang akan datang, jadi secara teknikal mereka boleh menangguhkan mesyuarat itu. Tetapi berakhirnya mesyuarat yang formal akan menjadi janggal dan tidak sesuai. Kemungkinannya, mesyuarat akan dijadualkan untuk jangka waktu tertentu, seperti 30 atau 60 minit. Apabila tiba masanya, seseorang akan berkata, "Mari kita pilih perbincangan ini bulan depan" manakala yang lain sedang mengejar pintu untuk kembali bekerja.
