Grafik aliran kerja secara visual mewakili pergerakan dan pemindahan sumber, dokumen, data dan tugas melalui keseluruhan proses kerja untuk produk atau perkhidmatan tertentu. Satu carta aliran yang berjaya akan mewakili aliran kerja yang betul dengan cepat dan jelas.
Meningkatkan Kecekapan dan Mengelakkan Botol
Banyak proses kerja boleh menjadi rumit dan rumit, jadi penting untuk visual mewakili bagaimana tugas-tugas selesai untuk meningkatkan pemahaman dan kecekapan pekerja. Rajah gambarajah jelas menyatakan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap peringkat, apa dokumen dan sumber yang mereka perlukan, dan jumlah masa yang diperlukan pada setiap peringkat. Mengetahui peranan pekerja dan keperluan sumber untuk pengeluaran membolehkan pihak pengurusan mudah menentukan kelemahan dan mengurangkan kesesakan. Bottlenecks adalah sebarang aspek aliran kerja yang menghalang dan melambatkan proses kitaran keseluruhan proses.
Meningkatkan Akauntabiliti dan Komunikasi
Secara visual mewakili keseluruhan proses aliran kerja membolehkan pekerja memahami dengan lebih baik bukan sahaja tanggungjawab pekerjaan mereka, tetapi juga peranan pekerja lain, yang meningkatkan akuntabilitas. Mewujudkan gambarajah aliran kerja yang berjaya dan tepat meningkatkan pengetahuan di tempat kerja kerana penyelidikan dan kompilasi data yang diperlukan. Komunikasi juga bertambah baik apabila pekerja mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai proses aliran kerja.
Menggunakan Bentuk untuk Menunjukkan Aktiviti
Gambar aliran kerja menggunakan bentuk tertentu yang sesuai dengan pelbagai jenis aktiviti. Menunjukkan oval di mana aliran kerja bermula dan berakhir. Rectangles mewakili aktiviti, tugas, atau analisis proses. Berlian menandakan proses membuat keputusan, biasanya menghasilkan dua arah aliran kerja yang mungkin. Jika jawapan kepada keputusan adalah ya, aliran kerja berterusan pada laluan yang dimaksudkan, tetapi jika jawapannya tidak, aliran kerja mungkin perlu mengambil jalan lain untuk menyelesaikan masalah tersebut. Gambar rajah dengan banyak bentuk berlian mungkin lebih sukar untuk diikuti secara visual. Kalangan mewakili penyambung dari satu aktiviti ke yang lain.
Melaksanakan Rajah Kerja Aliran
Walaupun mereka bentuk rajah aliran kerja boleh menjadi proses yang luas dan memakan masa, pelaksanaannya mungkin lebih sukar. Pengurus tidak boleh hanya membuat gambarajah di tempat kerja dan mengharapkan pekerja menghantarnya tanpa bimbingan. Kebanyakan rajah perlu ditambah dengan teori peningkatan aliran kerja seperti pembuatan bersandar, Six Sigma atau pengurusan kualiti keseluruhan. (Lihat Rujukan 1)
Alternatif untuk Rajah Kerja Aliran
Sesetengah perniagaan menggunakan alternatif untuk gambarajah aliran kerja seperti proses, perancangan perniagaan dan kawalan aliran. Proses, atau peta proses, adalah konsep yang sangat mirip dengan gambarajah kerja dan gambar rajah alur kerja. Proses kerja lebih spesifik daripada alur kerja, lebih memberi tumpuan kepada input dan output daripada pemindahan data, dokumen dan tanggungjawab tugas. Perancangan perniagaan memberi tumpuan lebih kepada matlamat jangka panjang dan bukannya memperbaiki aliran kerja semasa. Pengurus yang berminat dalam kawalan aliran khususnya melihat untuk meningkatkan kawalan inventori.
