Pengurusan projek adalah disiplin yang melibatkan perancangan, penganjuran dan pemantauan projek dalam kekangan masa, belanjawan dan sumber yang diperuntukkan untuknya. Projek bermula dengan mendefinisikan matlamat berdasarkan keperluan yang ditunjukkan, dan menyimpulkan dengan menunjukkan bahawa keperluan telah dipenuhi dengan berkesan oleh projek dan matlamat yang dicapai. Untuk melakukan ini, projek ini dibimbing melalui definisi, perancangan, pelaksanaan dan tahap penghantaran.
Definisi
Tahap definisi adalah yang pertama dan kadang-kadang disebut sebagai fasa inisiasi. Dalam fasa ini, pengurus projek diupah atau dilantik, dan kemudian memilih satu pasukan. Semasa fasa ini, keperluan untuk dipenuhi oleh projek itu ditakrifkan dengan teliti. Individu-individu yang terkena masalahnya dirujuk, keperluan dibincangkan dan penyelesaian dibahaskan. Dokumentasi awal projek juga dijana semasa fasa ini. Ini biasanya melibatkan pembenaran kes perniagaan untuk proses itu, gambaran keseluruhan projek dan penentuan peristiwa penting. Pencapaian adalah titik di mana projek diukur untuk memastikan bahawa ia berada di landasan yang betul.
Perancangan
Semasa fasa perancangan, langkah-langkah individu dalam projek itu ditakrifkan dari awal hingga akhir. Matlamat utama seperti tujuan khusus, manfaat perniagaan dan objektif projek ditakrifkan; struktur tadbir urus atau pengurusan projek juga ditakrifkan. Struktur pengurusan dalam hal ini melibatkan menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan siapa yang melaporkan kepada siapa. Berhati-hati dengan mendefinisikan langkah-langkah projek, pencapaian dan struktur pengurusan dari permulaan adalah penting supaya akauntabiliti dan pengukuran boleh dikekalkan sepanjang proses dan konflik dapat diselesaikan dengan cepat.
Pelaksanaan
Fasa pelaksanaan projek biasanya merupakan fasa paling lama dalam pengurusan projek. Seperti namanya, ia adalah semasa fasa ini bahawa kerja sebenar projek itu dijalankan. Walaupun kerja sedang dijalankan, pengurus projek sedang memantau kemajuan, menguji kerja selesai dan prototaip dan sebarang masalah yang timbul diselesaikan. Apabila fasa pelaksanaan bergerak ke arah penyelesaian, kumpulan yang dipengaruhi oleh projek dimaklumkan dan terlibat dalam projek itu untuk memastikan matlamatnya dipenuhi, menjawab sebarang soalan yang timbul dan menghasilkan dokumentasi yang diperlukan, seperti manual.
Penilaian dan Penutupan
Fasa terakhir kitaran hayat pengurusan projek dirujuk sebagai fasa penilaian atau penutupan. Semasa fasa ini projek siap dibentangkan dan dianalisis untuk menentukan sama ada ia berjaya atau tidak. Ini juga fasa pembelajaran. Debriefing berlaku mengenai keseluruhan projek untuk manfaat projek masa depan. Apa-apa masalah yang timbul dibincangkan bersama dengan pelajaran yang dipelajari dan kemungkinan cara yang boleh dilakukan dengan lebih baik pada masa akan datang. Notis akhir dan notis penutupan projek biasanya dihantar kepada pihak pengurusan pada ketika ini.
