Akaun pejabat kecil yang perlu dibayar adalah akaun liabiliti semasa yang terdiri daripada obligasi hutang yang mesti dibayar dalam tempoh 12 bulan akan datang. Adalah penting bahawa dokumen-dokumen yang menyokong perkara-perkara hutang ini dianjurkan supaya pembayaran ke atas kewajiban-kewajiban ini dibuat tepat pada waktunya. Pembayaran tepat pada masanya akaun tetap mengekalkan kedudukan kredit organisasi serta memastikan hubungan yang baik dan stabil dengan pemiutang dan pembekal.
Padanan menerima invois dengan pesanan pembelian dan penerimaan atau dokumen penyiapan perkhidmatan. Invois yang sah dan perlu dibayar apabila pesanan pembelian yang diluluskan telah dibuat dan item yang diterima atau pesanan telah selesai. Buat folder oleh nama vendor untuk memegang pesanan pembelian yang tidak dapat ditandingi, menerima dokumen dan dokumen sokongan lain.
Dokumen akaun boleh bayar dengan tarikh pembayaran. Selepas invois dipadankan dengan dokumen sokongan, semak tarikh jatuh tempo dan menetapkan tarikh pembayaran untuk invois. Aturkan invois dalam folder yang mewakili setiap hari pada bulan itu. Apabila anda menentukan tarikh pembayaran untuk invois, hantarkannya di bawah hari itu. Folder akordion, yang tidak menduduki banyak ruang, boleh digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen itu; setiap tab boleh mewakili hari bulan itu. Sekiranya folder akordion terlalu kecil, pertimbangkan untuk menggunakan fail gantung yang menyediakan lebih banyak ruang untuk kerja kertas. Tentukan hanya hari bulan untuk setiap folder atau fail; apabila bulan semasa berakhir, anda boleh menggunakan semula fail-fail ini untuk bulan berikutnya.
Termasuk dalam jadual harian anda semakan fail akaun hari yang perlu dibayar. Sekiranya terdapat invois yang difailkan di bawah hari itu, mengeluarkan pembayaran invois dan tandakannya sebagai pembayaran. Invois hendaklah memperhatikan tarikh pembayaran, nombor cek atau ID transaksi, jika dibayar secara elektronik, amaun yang dibayar dan pengenalan orang yang memproses pembayaran.
Fail pembayaran dalam bentuk fail yang dibuat untuk setiap penjual atau pemiutang. Fail penjual hendaklah mengandungi semua invois berbayar sejak awal perakaunan atau tempoh 12 bulan. Dokumen dalam fail ini menyokong pembayaran yang dibuat kepada vendor. Sekiranya masalah timbul pada pembayaran atau pembayaran tuntutan penjual tidak diterima, dokumentasi ini dapat memberi sokongan apabila pembayaran selesai dan item yang telah dibayar atau tidak dibayar.
