Surat komitmen merupakan perjanjian rasmi untuk memberikan sokongan material kepada organisasi perniagaan, bukan keuntungan atau penyelidikan. Surat komitmen dalam dunia perniagaan biasanya menggariskan janji-janji untuk menyediakan pembiayaan atau pinjaman, sementara itu kepada organisasi bukan untung secara amnya menggariskan komitmen untuk kerjasama, perkongsian atau bentuk bantuan material lain. Sama ada anda membuat komitmen untuk membiayai perniagaan atau menyokong kumpulan komuniti bukan keuntungan, anda perlu memastikan surat komitmen anda - seperti mana-mana surat-menyurat perniagaan yang serius - ringkas, jelas dan diplomatik.
Semak maklumat anda. Surat komitmen anda akan menggariskan semua butiran sokongan anda yang telah dipersetujui sebelumnya (seperti jumlah wang yang dipinjamkan, jadual dan rancangan kontingensi), jadi pastikan semua maklumat anda yang berkaitan adalah terkini. Surat anda hanya perlu menggariskan istilah yang telah dipersetujui oleh kedua-dua pihak. Jangan gunakan surat untuk menambah atau menyemak syarat atau syarat.
Kenal pasti syarat asas perjanjian anda. Pembukaan surat anda hendaklah mengenal pasti anda dan semua pihak lain yang terlibat dalam perjanjian itu, serta istilah asas dan tujuan komitmen anda. Jika anda melakukan dana untuk projek atau perniagaan, tentukan jumlah. Sekiranya anda melakukan sokongan atau kolaborasi lain, terangkan secara ringkas jenis sokongan yang akan anda berikan.
Gariskan peranan dan tanggungjawab anda dalam perjanjian. Menjadi khusus. Katakan dengan tepat apa peranan anda dan terangkan jawatan anda. Jika anda menyediakan dana, gambarkan jadual pembayaran serta rancangan luar jangka sekiranya anda tidak dapat memenuhi komitmen anda. Sekiranya anda memuktamadkan komitmen kepada kerjasama untung atau penyelidikan, huraikan tanggungjawab anda yang sebenar (seperti perkhidmatan atau kemudahan yang anda berikan untuk menyediakan) dan peranan anda atau organisasi anda akan bermain dalam kolaborasi.
Pastikan surat anda jelas dan ringkas. Sesetengah sumber mencadangkan bahawa surat niat komersial adalah terhad kepada satu halaman sahaja. Dalam sesetengah kes, surat yang berkesan boleh bersamaan dengan satu perenggan.
Jadilah ramah. Jika anda menulis surat komitmen kepada bukan keuntungan, perhatikan bahawa surat anda mungkin dilihat oleh agensi lain yang menyokong atau memantau organisasi itu, jadi pastikan anda menjelaskan alasan anda kerana ingin bekerja dengan kumpulan itu.Juga sebutkan mana-mana kolaborasi sebelumnya yang anda ada bersama kumpulan itu. Ini akan memperkuat imej anda, dan rakan usaha sama anda, di mata penyokong lain bukan keuntungan, seperti entiti membuat geran.
