Fungsi kawalan dokumen mempunyai tanggungjawab untuk menguruskan aliran dokumen dan penyimpanan dalam organisasi melalui pelbagai fungsi dan proses. Ini termasuk mengekalkan fail dan menggunakan prosedur pengedaran dan semakan yang betul seperti yang digariskan di Siliconfareast.com.
Sistem Perpustakaan
Fungsi kawalan dokumen mempunyai peranan untuk memastikan prosedur pustaka dalaman yang betul supaya akses kakitangan yang sesuai berlaku tetapi di mana dokumentasi rasmi masih diketahui pada setiap masa.
Penyimpanan / Pemfailan
Satu lagi fungsi utama fungsi kawalan dokumen ialah penyimpanan dokumen dan pemfailan untuk memastikan kebolehaksesan semua fail yang diperlukan.
Semakan
Fungsi kawalan dokumen juga mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahawa dokumentasi yang diluluskan secara rasmi hanya akan disemak dalam konteks proses dan kelulusan yang wajar. Ini mungkin melibatkan suatu sistem permintaan perubahan dokumen (atau projek) (DCR) yang memerlukan tandatangan yang ditetapkan sebelum dokumen yang diluluskan sebelum ini boleh mempunyai perubahan tambahan.
Aliran kerja
Personel kawalan dokumen juga melakukan aktiviti dengan matlamat untuk memastikan aliran kerja yang cekap seperti dengan memberikan dokumen kepada pegawai perkeranian atau setiausaha yang sesuai untuk aktiviti seperti pemprosesan kata atau pengimbasan.
Penjejakan
Fungsi kawalan dokumen juga menjejaki pengeluaran dokumen tepat pada masanya melalui proses aliran kerja keseluruhan, seperti melalui penggunaan senarai umur yang menunjukkan bahawa dokumen telah menghabiskan terlalu lama melalui proses aliran kerja.
