Kawalan dokumen digunakan untuk meningkatkan kecekapan organisasi tertentu dengan mengawal versi dokumen tertentu yang dibebaskan. Ini memastikan semua pekerja mempunyai versi hak dokumen tertentu. Piawaian ISO adalah satu set piawaian antarabangsa yang membantu menyeragamkan proses dalam perniagaan dan juga membantu perniagaan menyimpan rekod yang mencukupi, menurut Intelex. Syarikat mesti memahami piawaian yang diguna pakai untuk perniagaan tertentu dan menggunakan langkah kawalan dokumen untuk memastikan piawaian tersebut diikuti.
Meminimumkan Kertas
Kawalan dokumen sering bertujuan untuk mengurangkan atau menghapuskan dokumen kertas sehingga dokumen kurang memberi kesan kepada alam sekitar dan mengurangkan kos syarikat, menurut Intelex.
Kemudahan Akses
Kemudahan akses juga merupakan aspek penting ketika berurusan dengan kawalan dokumen. Syarikat akan mempunyai maklumat yang lebih mudah untuk mengetahui maklumat terkini jika mereka dapat, misalnya, dengan mudah mengakses maklumat tersebut dari Internet.
Pengkategorian
Dokumen mesti diatur dalam kategori logik. Dengan berbuat demikian, dokumen-dokumen yang sesuai untuk sesuatu keadaan dapat dijumpai. Dokumen ini sering dianjurkan dalam kategori seperti dasar, prosedur, arahan kerja dan bentuk dan rekod, mengikut 9000 Dunia. ISO memerlukan dokumen yang relevan apabila diperlukan.
Kepakaran
Dokumen mesti dikaji secara semula sebelum dimuktamadkan. Dalam banyak kes, dokumen-dokumen ini perlu dikaji semula oleh lebih dari satu individu, untuk tujuan pengawasan dan untuk memastikan kesilapan tidak dilakukan dengan mempunyai mata tambahan untuk menangkap kesilapan, menurut 9000 Dunia. Kitaran kajian harus termasuk pekerja yang terlibat dalam dokumen dan pengurus tertentu yang mengawasi mereka, kerana mereka akan mempunyai lebih banyak kepakaran dan akan dapat memahami kesilapan. ISO memerlukan dokumen yang diluluskan untuk kecukupan sebelum dikeluarkan.
Status Semakan
Piawaian ISO menghendaki dokumen disemak dan dikemas kini apabila perlu. Keadaan dalam syarikat tertentu tidak dapat dielakkan akan berubah, dan kemas kini mesti ditambah kepada dokumen apabila logik. Status semakan mesti diletakkan pada dokumen, menurut 9000 Dunia. Status ini termasuk draf, semakan dan kelulusan. Dokumen usang yang disimpan oleh syarikat untuk alasan apa pun mesti dikenal pasti sebagai usang.
Kebolehlihatan
Dokumen mesti sentiasa dibaca dan boleh diakses oleh mereka yang memerlukannya, menurut 9000 Dunia. ISO memerlukan dokumen dikemaskini apabila mereka menerima haus atau kerosakan.
Pengedaran
Bukan sahaja dokumen yang berasal dari syarikat dikawal, tetapi dokumen-dokumen yang berasal dari negara ini juga perlu dikawal, menurut 9000 Dunia. Banyak dokumen, seperti dokumen pengguna untuk produk dan jentera yang dimiliki oleh syarikat, mestilah ditandakan dengan jelas dan diedarkan kepada individu yang betul dalam syarikat.
