Anda difahamkan kecewa untuk menerima penolakan secara formal apa-apa jenis. Tetapi ingatlah, hanya kira-kira apa-apa keputusan yang boleh dirayu, bermakna meminta pihak memutuskan untuk melihat semula dan menimbang semula keputusan mereka. Cara anda menulis surat pertimbangan semula anda juga dipanggil surat rayuan mempunyai banyak kaitan dengan sama ada permintaan anda akan dihormati atau akan mendapat pandangan kedua.
Jadilah ringkas dan langsung
Orang yang membuat keputusan seperti ini setiap hari diliputi oleh komunikasi, termasuk banyak surat pertimbangan semula. Jadi kesan pertama surat anda dapat mempengaruhi bagaimana perasaan mereka terhadap permintaan Anda sebelum mereka membacanya. Sekiranya ia penuh dengan perenggan panjang, mereka lelah dari awal; dan mungkin juga menolaknya ke bahagian bawah longgokan. Untuk membuat kesan terbaik:
- Simpan surat anda ke satu halaman.
- Tulis perenggan pendek.
- Gunakan mata peluru untuk memudahkan membaca.
Gunakan Gaya Perniagaan Yang Benar
Surat pertimbangan semula, atau surat rekon, adalah penting dan oleh itu memerlukan format dan gaya perniagaan formal. Pastikan perkara ini diingat apabila menyiapkan surat anda:
Gunakan format blok: Format blok dan indentasi adalah yang paling biasa digunakan dalam surat perniagaan. Dalam format blok, setiap baris adalah siram kiri. Perenggan ditunjukkan oleh ruang baris tambahan dan bukannya dengan lekapan. Walaupun anda boleh menggunakan sama ada, gaya blok menjadikan mata peluru menonjol kerana semua salinan lain adalah siram kiri.
Mulakan dengan alamat anda: Langkau alamat anda jika anda menggunakan surat kepala. Jika tidak, tulis alamat anda di dua baris: Alamat jalan pada baris satu dan bandar, negeri dan kod zip pada baris dua. Eja kata-kata seperti "Jalan," "Jalan" dan keadaan anda. Jangan masukkan nama anda dalam bahagian ini.
Tambah tarikh: Langkau satu garisan dan tambahkan tarikh hari ini jika anda akan menghantar surat anda hari ini atau esok. Sekiranya anda menghantarnya kemudian, tarikh ia hampir kepada ketika anda akan menghantarnya. Atau ubah tarikh sebelum anda mencetak dan melitkannya. Mempunyai tarikh semasa menyampaikan bahawa surat anda adalah penting. Sekiranya ia berusia seminggu pada masa pembuat keputusan anda melihatnya, ia kelihatan seperti berita lama yang tidak boleh jadi sangat penting.
Tambah maklumat penerima: Langkau satu garisan selepas tarikh dan gunakan sebanyak mungkin baris yang anda perlukan untuk memasukkan semua maklumat berkaitan penerima anda, termasuk nama formal, tajuk lengkap dan tepat nama dan alamat perniagaan.
Contoh menulis surat rekon kepada hakim:
Yang Mulia John H. Cranston
Mahkamah Daerah (atau apa-apa nama penuh mahkamah itu)
Alamat jalan mahkamah
Bandar, Kod zip negara (tiada koma di antara negeri dan poskod)
Contoh menulis surat rekon ke kolej:
Cik Meredith P. Johnston
Dekan Pelajar
Milbert College
Alamat jalanan
Bandar, Negeri dan poskod
Salam secara rasmi: Gunakan nama penuh dan rasmi dari dokumen penolakan. Contohnya, "Dear Judge Cranston:" atau "Dear Dean Johnston:" Perhatikan bahawa ucapannya berakhir dengan usus besar.
Yakin, tidak sombong: Nada yang anda ambil dalam menulis surat rekon anda boleh menjadi faktor membuat-atau-pecah. Jangan ambil nada antagonistik, marah atau unggul. Bertujuan untuk berbunyi dengan yakin tentang permintaan anda, tetapi rendah hati bertanya.
Nyatakan Permintaan Anda Ke Depan
Surat recon bukanlah tempat untuk pembukaan pintar. Pembuat keputusan ingin tahu di depan apa surat anda. Sebagai contoh:
"Saya menulis untuk meminta anda menimbang semula keputusan anda dalam Nombor Kes 4325671, yang telah diberikan pada (bulan, hari, tahun). Keputusan itu dilampirkan pada surat ini untuk kemudahan anda."
Melampirkan salinan surat keputusan atau dokumen anda memudahkan penunjuk merujuk kepada butir-butir kes anda tanpa perlu melihatnya. Ia juga mengurangkan kemungkinan bahawa mereka akan menetapkan huruf anda semasa mencari dokumen kes anda.
Tambah Sebarang Maklumat Baru
Kemungkinan terbaik anda untuk mengalami penolakan semula dan terbalik adalah jika anda mempunyai maklumat baru dalam surat rekon anda yang tidak diberikan pada masa keputusan pertama. Jelaskan bahawa ini adalah maklumat baru dan terangkan secara ringkas tetapi jadi mudah difahami. Sebagai contoh, jika anda telah dikeluarkan dari sekolah kerana melanggar peraturan, atau dituduh melakukan jenayah di mahkamah:
"Saya mempunyai maklumat baru yang mempengaruhi kes ini:
- Seorang saksi telah tampil dengan bukti yang membiarkan saya jauh dari mana kegiatan-kegiatan yang bersangkutan berlaku.
- Kenyataan saksi bersumpah dan disahkan disertakan. "
Bersyukur Rasional, Bukan Emosi
Jika anda tidak mempunyai maklumat baru, cobalah untuk memberikan kes baru itu atau meminta agar ia dipertimbangkan semula dengan cara yang berbeza. Orang yang membuat keputusan yang sukar ini menerima banyak surat yang meminta supaya keputusan itu dipertimbangkan semula. Mereka telah mendengar segala alasan dan pengakuan sebelum ini. Mengapa anda menjadi pengecualian? Elakkan mengungkapkan kesusahan atau kehancuran anda. Setiap orang yang ditolak adalah kecewa, tetapi itu bukan alasan yang sah untuk membuat keputusan itu terbalik. Sebagai contoh, dalam hal penolakan kemasukan kolej, bukannya:
"Saya akan menjadi satu-satunya ahli keluarga dalam tiga generasi yang tidak menghadiri Kolej Milbert."
Nyatakan kes anda dalam istilah yang lebih rasional dan faedah alamat ke sekolah:
' Dua belas ahli keluarga saya bangga dengan lulusan Kolej Milbert, dan tiga membuat sumbangan yang berkekalan yang memberi manfaat kepada semua pelajar:
- Memperangi pembinaan Tower Arch.
- Pengumpulan dana untuk pengembangan jabatan biologi.
- Mengadakan Pertandingan Puisi Fulton tahunan.
Saya juga ingin menambah sumbangan saya ke Kolej Milbert. Atas sebab-sebab ini, saya percaya status saya sebagai pemohon warisan harus diberikan pertimbangan selanjutnya. "
Menutup Surat Semula Anda
Bungkus surat pertimbangan semula anda dengan ucapan terima kasih yang cepat. Menambah penutupan rasmi dan menunjukkan bahawa lampiran dimasukkan. Sebagai contoh:
Terima kasih kerana mengambil masa dan usaha untuk menimbang semula keputusan saya.
Yang ikhlas,
(Langkau empat baris untuk menandakan nama anda)
Nama penuh anda
Tajuk, jika sesuai
(Langkau satu baris)
Lampiran: dokumen keputusan mahkamah
Gunakan program tatabahasa dan ejaan untuk menyemak dan membetulkan sebarang kesilapan. Cetak, tandatangani dan hantar surat pertimbangan semula anda dengan segera.
