Permintaan untuk cadangan (RFP) adalah tahap terawal dalam proses perolehan, atau proses mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan. Permintaan untuk cadangan mengajak bakal pembekal untuk mengemukakan cadangan untuk komoditi atau perkhidmatan yang diperlukan oleh syarikat anda. Permintaan ini membuat pengambilalihan barangan atau perkhidmatan yang diperlukan secara sistematik dan berdaya saing dan membolehkan syarikat anda memilih pilihan terbaik di kalangan penyelesaian kreatif dari beberapa pembekal.
Penerangan
Permintaan untuk cadangan bukan sekadar permintaan untuk anggaran harga, melainkan permintaan untuk laporan terperinci yang merangkumi maklumat dan sejarah syarikat asas, data kewangan, kebolehan teknikal, maklumat produk, dan rujukan pelanggan yang dapat diverifikasi. Permintaan untuk cadangan umumnya merangkumi penerangan terperinci mengenai item, projek atau perkhidmatan yang diminta untuk mendapatkan respons yang tepat dari penyedia. Biasanya permintaan untuk proposal tidak terbuka kepada orang ramai, tetapi sebaliknya dihantar ke senarai penyedia berpotensi yang diluluskan sebelum ini.
Fungsi
Permintaan untuk cadangan menyediakan fakta dan angka yang diperlukan untuk memastikan keputusan perniagaan yang baik untuk projek yang kompleks. Melalui proses RFP, syarikat perlu bersaing untuk memberikan cadangan terbaik untuk komoditi atau perkhidmatan yang dipersoalkan untuk memenangi perniagaan pembeli. Ini membolehkan pembeli memeriksa beberapa pilihan untuk kombinasi kualiti, terma dan perkhidmatan terbaik dengan harga yang terbaik. Permintaan untuk cadangan juga digunakan untuk menggalakkan pembekal untuk menghasilkan penyelesaian kreatif untuk masalah perniagaan yang dibentangkan dalam RFP. Kerana permintaan untuk proses cadangan boleh panjang dan ditarik, ia hanya perlu digunakan apabila perlu untuk projek rumit.
Faedah
Permintaan untuk cadangan membuat minat anda dalam perolehan yang diketahui oleh pelbagai penyedia dan menggalakkan para pembekal menawarkan produk atau perkhidmatan terbaik mereka pada harga terbaik mereka. Dari awal, penyedia berpotensi menyedari proses pemilihan sangat berdaya saing. Proses RFP memerlukan pembeli untuk menentukan apa rancangannya untuk dibeli dan pembekal untuk bertindak balas secara fakta kepada permintaan tersebut. Melalui prosedur penilaian dan pemilihan berstruktur, syarikat dan organisasi dapat menunjukkan objektiviti mereka dalam proses pemilihan.
Kelemahan
Proses RFP juga mempunyai kelemahannya. Kerana permintaan untuk cadangan memerlukan banyak usaha di pihak pembeli dan pembekal, mereka boleh memakan waktu yang sangat lama. Masa dan usaha yang diperlukan untuk menyediakan dokumen dan perancangan mesyuarat boleh menyebabkan kelewatan. Kerana jumlah masa dan kesukaran yang terlibat dalam menjawab permintaan untuk cadangan, sesetengah syarikat mungkin memutuskan untuk tidak mengambil bahagian. Menentukan apa yang ingin dibeli oleh syarikat mungkin sukar, dan keperluan yang tidak jelas sering menyebabkan cadangan tidak memuaskan daripada pembekal yang berpotensi. Tambahan pula, cadangan boleh menjadi panjang dan sukar bagi syarikat pembelian untuk menilai secara efektif mereka.
Elemen Utama
Permintaan yang ditulis secara bertulis bagi cadangan hendaklah termasuk beberapa elemen penting. Selain dari unsur-unsur asas, seperti ringkasan perniagaan yang akan dijalankan, penerangan tentang barang atau perkhidmatan yang diminta dan keperluan perniagaan terperinci, permintaan untuk cadangan juga harus memasukkan maklumat untuk pembekal tentang cara untuk bertindak balas. Maklumat untuk pembekal perlu disertakan bagaimana untuk mendekati pembeli, prosedur penilaian yang akan digunakan, format cadangan yang dikehendaki, tarikh akhir, kriteria pemilihan yang akan digunakan, maklumat hubungan dan garis masa yang dirancang untuk projek itu.
